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INTRODUCTION

À L’UTILISATION

DE PRONOTIF

Vous êtes un nouvel utilisateur de Pronotif et vous souhaitez vous familiariser avec son interface et ses fonctionnalités ? Ce didacticiel (« Guide de démarrage ») a été conçu pour vous. Nous y présentons les concepts essentiels qui vous permettront de tirer le maximum de votre compte Pronotif.

Bien que le service Pronotif soit conçu autour du principe simple de faciliter l’expérience utilisateur, nous vous conseillons fortement de prendre 5 minutes pour lire ce didacticiel.

Création d'un nouveau compte

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, rendez vous à la page d’inscription de Pronotif et remplissez les champs. De façon à profiter d’une expérience optimale et adaptée à vos besoins spécifiques, veuillez indiquer l’industrie dans laquelle vous œuvrez. Une fois votre compte créé, vous pourrez ajouter des utilisateurs au sein de votre organisation dans vos paramètres.

Courriel certifié (notification)

La fonctionnalité de courriel certifié de Pronotif (juridiquement appelée « notification ») est idéale pour les entreprises et professionnels qui ont besoin de notifier des courriels et des documents, tout en obtenant une preuve de transmission conforme et valide. Afin d’initier un courriel certifié, cliquez sur le bouton « Courriel certifié » dans votre tableau de bord ou sur le bouton « Nouvelle activité ».

Voici les 4 étapes à suivre :

  1. Inscrivez les noms de vos destinataires en cliquant sur le bouton « Nouveau destinataire », ou simplement sélectionnez-les dans une liste prédéterminée. Les noms précédemment entrés apparaîtront via l’auto-complétion. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
  2. Inscrivez le sujet du message et le numéro de dossier interne relatif à votre courriel certifié. Composez votre message et ajoutez des pièces jointes à tous vos destinataires ou spécifiquement pour chacun d’eux. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
  3. Définissez les options que vous désirez et si nécessaire, ajoutez des collaborateurs à votre courriel certifié. Les collaborateurs sont des utilisateurs au sein de votre organisation auxquels vous souhaitez donner accès au courriel certifié qui sera transmis. En les ajoutant, les collaborateurs pourront faire un suivi du courriel certifié et visualiser toutes les interactions qui y sont associées, comme s’ils étaient ceux qui avaient envoyé le courriel certifié. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante ».
  4. Révisez le courriel et assurez-vous que toutes les informations sont correctes. Ce n’est qu’un aperçu, de sorte que les noms de vos destinataires n’apparaissent pas encore à cette étape. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Confirmer & Envoyer ».

Suivi et Preuve

L’onglet « Suivi » situé dans la barre latérale gauche de votre écran vous permet de suivre en temps réel toutes vos transmissions.

  1. Lorsque vous cliquez sur un type d’activité (courriel certifié, transfert de fichier, collecte de documents, etc.), vous obtenez l’accès à la liste globale de toutes vos communications sortantes et entrantes.
  2. Si vous cliquez sur une transmission spécifique, vous obtenez l’accès à sa page détaillée. L’onglet « Survol » vous permet de voir tous les destinataires contenus dans la transmission et l’état de leur livraison (transmis, ouvert, téléchargé ou répondu).
  3. Si un destinataire vous a répondu via le bouton « Répondre à l’expéditeur » contenu à même le courriel reçu, son message sera accessible sous l’onglet  « Communications » (à côté de Survol) dans un format de chronologie.
  4. Le bouton orange « Rapport de preuve » vous permet d’accéder à un document pdf dynamique qui contient la preuve et les détails de la transmission pour chaque destinataire.

LES QUESTIONS LES PLUS FRÉQUEMMENT POSÉES

Pronotif, en général

Qu’est-ce qu’une notification/courriel certifié Pronotif ?

Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant par voie technologique que le contenu a été reçu, vu ou téléchargé.

Dans les décisions suivantes, le Tribunal administratif du logement a reconnu la validité de Pronotif.

  1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287
  2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611
  3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608
  4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609
  5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612
  6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614
  7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347
  8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579
  9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853

Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de preuve qui contient un audit de vérification de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation de serveur-courriel, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel.

Il n’est pas nécessaire que le destinataire ouvre le courriel qui lui est transmis, pour que la livraison soit confirmée. Autrement dit, dès que le courriel est reçu avec succès par le serveur-courriel du destinataire (donc qu’il est dans la boite de réception), Pronotif capte la confirmation du serveur-courriel (la réponse SMTP) et l’inscrit dans le Rapport de confirmation.

Le Rapport est conforme au nouveau Code de procédure civile du Québec, ainsi qu’aux règles de procédures des autres provinces canadiennes et de certains États américains.

En résumé, le Rapport indique :

  1. Le nom, la nature, et le nombre de pages des documents notifiés.
  2. L’intégrité des documents : il s’agit d’un code informatique qui confirme au destinataire que le document a été transmis sans qu’il n’y ait d’altération ou d’intrusion lors du transfert.
  3. Le nom et les coordonnés de l’expéditeur ainsi que du destinataire.
  4. La date et l’heure (à la seconde près) de la réception du courriel.
  5. Le résultat de la transmission : Transmis avec succès, Ouvert, Téléchargé, Rebondi, Bloqué, etc.
  6. La réponse SMTP : la réponse du serveur-courriel du destinataire qui confirme l’état de la transmission.
  7. L’adresse IP de l’ordinateur (ou appareil mobile) de l’expéditeur ainsi que du destinataire. Il s’agit d’un identifiant unique qui indique le lieu où l’expéditeur et le destinataire sont situés.

Comment vérifier la bonne réception de mon courriel ?

Pronotif® vous permet de suivre les interactions du destinataire avec le courriel que vous lui avez envoyé. Pour suivre cette activité, plusieurs options sont possibles.

Pour un aperçu rapide des dernières activités, utilisez le tableau de bord. Vous pouvez y accéder via la colonne située à gauche de votre écran.

Vous y trouverez les derniers brouillons rédigés, des options pour envoyer des notifications ou des consentements, mais surtout le fil d’actualité, situé à droite de votre écran.

Cette fonctionnalité vous permet d’être informé en temps réel des dernières interactions avec les notifications que vous avez envoyé. Ainsi, si un de vos locataires reçoit une de vos notifications, un message apparaîtra immédiatement. En cliquant sur celui-ci, vous obtiendrez plus d’informations tel que le Rapport de preuve, une copie de la notification envoyée, les actions posées par chaque destinataire, etc.

Pour un suivi complet de vos envois, utilisez l’onglet « Notifications électroniques », situé dans la colonne à gauche de votre écran.

Cette option vous permet d’accéder à l’ensemble des notifications que vous avez envoyé, tout en vous laissant la possibilité d’accéder au détail de chacune (rapport de preuve, réponse du destinataire, copie de la notification envoyée, etc).

Enfin, vous pouvez obtenir l’ensemble des rapports de preuve obtenus en les compilant en un seul document. Pour ce faire, cliquez sur votre profil, en haut à droite de l’écran, puis sur « Paramètres ».

L’onglet « Mon compte », situé à gauche de la page affichée, vous proposera plusieurs choix de catégorie. Cliquez sur « Rapport de preuve compilé », puis sélectionnez l’intervalle de temps sur laquelle vous voulez générer la compilation. Un courriel contenant le rapport vous sera envoyé dans les minutes suivantes.

Quand utiliser les courriels certifiés Pronotif ?

Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :

  • Avis d’augmentation de loyer
  • Modifications au bail
  • Défaut de paiement
  • Relevé 31
  • Plaintes (bruit, etc.)
  • Avis de non-respect des conditions du bail
  • Mise en demeure
  • Avis de refus de cession de bail
  • Avis de travaux ou réparations majeurs
  • Reprise de possession
  • Changement de propriétaire ou gestionnaire

Quel type de sécurité Pronotif fournit-il ?

Toutes les transmissions et communications de Pronotif passent par un tunnel HTTPS sécurisé, un cryptage AES 256 et un certificat SSL. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.

Quel genre de preuve Pronotif fournit ?

Lors de la notification d’un document électronique par Courriel Certifié, Pronotif génère automatiquement un Rapport de preuve contenant une piste d’audit détaillée de la transmission. Le Rapport fait foi de la transmission en établissant de toute évidence par horodatage et par confirmation du serveur courriel, l’instant précis où votre destinataire a reçu votre courriel, l’a ouvert et en a téléchargé le contenu. Si vous êtes un utilisateur juridique, le Rapport contient également tous les renseignements requis par les règles de procédure civile en Amérique du Nord, dans la mesure où la notification est permise.

Comment puis-je confirmer si mon courriel a été lu et si le fichier a été téléchargé ?

Lorsque vous faites une notification, la technologie Pronotif vous permet de suivre la progression de la notification et le serveur du destinataire. Vous pouvez donc déterminer si le courriel a été transmis, si le destinataire a ouvert votre courriel et s’il a téléchargé les pièces jointes. Le tout est disponible dans la section Survol.

Jurisprudence

Pronotif se justifie pleinement à l’aune du cadre juridique québécois. Le Code de procédure civile, adopté en 2014, qualifie de notification « tout mode approprié qui permet à celui qui notifie de constituer une preuve de la remise, de l’envoi, de la transmission ou de la publication du document (…) notamment par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste, par la remise du document, par un moyen technologique ou par avis public ».

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (la « Loi ») est le cadre de référence en la matière. Cette Loi prévoit, entre autres, qu’un document constitue un ensemble d’informations porté par un support, pouvant être rendu au moyen de tout mode d’écriture. En d’autres mots, le support peut être physique ou technologique et la façon dont il contient l’information est sans incidence sur la définition d’un document.

La Loi prévoit de plus que la valeur juridique d’un document n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support spécifique (physique ou technologique) a été choisi et qu’un document a la même valeur sans égard au support utilisé, pourvu que son intégrité puisse en être assurée. L’intégrité signifie qu’il est possible de démontrer que l’information contenue n’est pas altérée et est maintenue dans son intégralité, son support procurant la stabilité et la pérennité voulue.

À propos de la transmission, la Loi est claire sur la validité d’une communication faite par un mode technologique.  D’abord, on y mentionne qu’un document peut être « transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support », à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique. Rien dans les règles de droit sur le bail du logement ne prévoit l’emploi d’un mode spécifique.

Mais qu’en est-il de la réception? La Loi indique que le document est présumé reçu ou remis lorsqu’il devient accessible à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de recevoir de lui un document, dans la mesure où l’adresse est active.

Pronotif représente un intérêt certain, puisque le processus qu’il utilise garantit la fiabilité de l’information transmise au destinataire et constitue un mode de transmission juridiquement valide des documents.

  • Dans les décisions suivantes, la Régie a reconnu la validité de Pronotif.
    1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287 ;
    2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611 ;
    3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608 ;
    4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609 ;
    5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612 ;
    6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614 ;
    7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347 ;
    8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579 ;
    9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Où sont situés vos serveurs ?

Nous utilisons les serveurs canadiens de Microsoft Azure afin de garantir que vos données se trouvent sur le sol canadien, y compris toutes les sauvegardes.

Qu'est-ce qu'une réponse SMTP ?

SMTP est l’abréviation de Simple Mail Transfer Protocol (Protocol Simple de Transfert de Message), couramment utilisé par la majorité des serveurs de courriel. Votre message sera transféré d’un point à l’autre, de votre boîte à celle de vos destinataires. Lors de ces différents « bonds » (pensez à des sauts), les serveurs renverront des réponses pour signaler un succès ou non, ainsi que les raisons s’il y a échec de la transmission. Voici quelques exemples de réponses SMTP, du site de SendGrid (https://sendgrid.com/blog/smtp-server-response-codes-explained) :

250 – Cette réponse du serveur SMTP signifie simplement que tout s’est bien passé et que votre message a été remis au serveur du destinataire (cela ne signifie pas que votre message a été ouvert…).

421 – Votre message a été temporairement différé par le serveur destinataire. Cela est généralement dû à un trop grand nombre de connexions dans un court laps de temps ou à un trop grand nombre de messages.

450 – Votre message n’a pas été remis car la boîte aux lettres de l’autre utilisateur n’était pas disponible. Cela peut se produire si la boîte aux lettres est verrouillée ou si elle n’est pas routable.

451 – Cette réponse est envoyée lorsque le message a tout simplement échoué. Souvent, ce n’est pas votre faute, mais celle d’un serveur distant.

452 – Ce type de réponse est envoyé lorsqu’il n’y a pas assez de stockage système pour envoyer le message. Votre message est reporté jusqu’à ce que le stockage se libère et qu’il puisse être délivré.

550 – Le message a échoué parce que la boîte aux lettres de l’autre utilisateur est indisponible ou parce que le serveur destinataire a rejeté votre message.

551 – La boîte aux lettres à laquelle votre message était destiné n’existe pas sur le serveur du destinataire.

552 – La boîte aux lettres à laquelle votre message a été envoyé ne dispose pas de suffisamment d’espace de stockage pour accepter votre message.

553 – Votre message n’a pas été remis car le nom de la boîte aux lettres à laquelle vous l’avez envoyé n’existe pas.

Qu’est-ce que les balises de personnalisation et comment les utiliser ?

Les balises de personnalisation permettent d’envoyer des courriels en masse de façon personnalisées, avec les informations propres à chaque destinataire.

Que vous utilisiez un modèle d’avis ou que vous créiez un nouveau message à partir de zéro, vous pouvez y ajouter des balises qui seront remplies automatiquement lors de l’envoi, selon les informations personnelles du destinataire (ex.: Nom du destinataire , Courriel du destinataire, etc.)

La quatrième étape de création d’une activité vous donne un aperçu de l’apparence générale de votre courriel. Pour le visualiser en fonction d’un destinataire spécifique, cliquez sur le lien au-dessus du courriel qui indique le nombre de destinataires (voir la capture d’écran ci-dessous), puis sélectionnez le destinataire souhaité.

Puis-je exporter la liste des personnes à qui j’ai envoyé une demande de consentement ou une notification électronique ?

Oui tout à fait, pour cela allez dans vos paramètres de compte puis cliquez sur le rapport compilé des activités. Vous pourrez ensuite exporter la liste des destinataires au format .xlsx ou .csv par rapport aux dates que vous aurez choisies.

Une fois la demande effectuée, vous recevrez un courriel avec le rapport compilé comme désiré.

Notez que vous pouvez également sortir des rapports compilés concernant les rapports de preuves ainsi qu’au niveau des activités.

Mon employé est absent, comment faire pour accéder au compte ?

Votre employé utilise une adresse courriel de votre entreprise, faites tout simplement l’option « mot de passe oublié » pour récupérer un accès à son compte au travers sa boite de messagerie professionnelle.

Puis-je utiliser Pronotif pour envoyer des avis à mes locataires, quel que soit l'État ou la province où ils se trouvent ?

Dans certaines juridictions, la loi ne mentionne pas spécifiquement le format sous lequel un avis à un locataire est censé être livré. Il est évident qu’il doit être « écrit », mais il n’est parfois pas précisé si un format électronique est accepté. N’oubliez pas non plus que le Pronotif n’est pas seulement un courriel, c’est un courriel avec une piste d’audit complète et une preuve de livraison. Par conséquent, pour les marchés où la validité des avis par courriel n’est pas encore confirmée, nous avons créé une fonction appelée « Demander le consentement ». Elle peut être utilisée pour recueillir le consentement des locataires, avant de leur envoyer des avis officiels par Pronotif. Cette confirmation de consentement est ensuite ajoutée dans le rapport de preuve que Pronotif génère instantanément pour chaque avis envoyé.

Puis-je envoyer un courriel à tous mes locataires en un seul envoi, même s’ils ne parlent pas la même langue ?

Lorsque vous créez un nouveau locataire, Pronotif vous demande toujours de sélectionner la langue de préférence du locataire (français, anglais, ou les deux). Pronotif vous permet ainsi d’envoyer différentes versions d’un même courriel en fonction des préférences linguistiques de chaque destinataire.

Lors de la création d’un courriel, après avoir ajouté vos destinataires, Pronotif examinera leurs langues de préférence respectives et générera automatiquement un « sujet » et un « message » dans chacune des langues représentées par vos destinataires.

 

N.B. Un destinataire francophone recevra uniquement le courriel en français, alors qu’un destinataire anglophone recevra quant à lui le courriel en anglais.

Comment puis-je envoyer un avis à une propriété en entier ?

Une fois que vous avez importé une propriété et ses locataires, ces derniers sont disponibles à la première étape de création d’une activité. Vous pouvez ainsi les sélectionner individuellement ou choisir une propriété en particulier qui regroupe tous les locataires.

Quelle est la taille limite des documents en pièce jointe ?

Habituellement, les serveurs de vos destinataires bloquent les courriels de plus de 25MB. Mais avec Pronotif, vous pouvez envoyer des fichiers jusqu’à 60MB sans vous soucier des restrictions de taille. La raison est simple, votre destinataire recevra des liens vers les documents au lieu des documents eux-mêmes en pièce jointe.

Est-il possible de consulter des statistiques d’envoi ?

Oui tout à fait, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Statistiques ».

Vous verrez ainsi les statistiques liées à votre compte concernant les notifications électroniques et les demandes de consentement. Vous pourrez consulter le pourcentage de taux d’ouverture pour les messages transmis, ouverts et les pièces jointes téléchargées par les destinataires de vos envois.

Si vous êtes administrateur ou administrateur rapports du compte de votre organisation, vous pourrez également visualiser les statistiques pour toute l’organisation.

Comment puis-je modifier les messages par défaut de mes courriels certifiés, partages et demande de consentement ?

Les messages de vos notifications, partages, demandes de consentement et collectes de documents sont formulés par défaut par Pronotif. Ils définissent les transmissions aux destinataires et servent à titre de messages introductoires. Pour les modifier, vous devez être administrateur de l’organisation ou gestionnaire d’une division. Rendez-vous à la page Paramètres et naviguez vers la section « Communications ». Vous pourrez ensuite modifier le contenu des messages sortants. Les boutons « Nom du destinataire » et « Nom de l’expéditeur » sont des éléments passe-partout que l’on ajoute et qui seront par la suite remplacés par les noms réels lors des envois. N’oubliez pas de « Sauvegarder » une fois satisfait des changements. Pour revenir aux messages par défaut, simplement effacer le contenu de la boîte en la laissant vide et « Sauvegarder » à nouveau.

Puis-je envoyer différents fichiers à différents destinataires d’un même courriel ? Si oui, comment procéder ?

Oui. À la seconde étape (Composer) de création d’un Courriel Certifié ™, vous pouvez choisir de joindre le(s) même(s) fichier(s) pour tous vos destinataires, en le(s) glissant dans l’onglet Pour Tous de la section Pièce Jointes (Optionnel).

Pour envoyer différents fichiers à différents destinataires, vous devez le faire via l’onglet Par Destinataire de la section Pièce Jointes (Optionnel), en glissant les fichiers dans la boîte respective de chaque destinataire. Les fichiers envoyés à un destinataire spécifique ne seront visibles que par lui.

Mes brouillons dans Pronotif ont-ils une durée de validité ?

Vous pourrez trouver en tout temps vos brouillons dans votre compte, ils ont aucune durée de validité. Ils ont donc une durée de validité illimité (sauf si vous décidez de les supprimer).

Quelle manipulation dois-je effectuer lorsque je ne souhaite plus utiliser Pronotif ?

Avant d’effectuer toute manipulation de suppression de votre compte, nous vous recommandons de télécharger les différentes pièces jointes que vos destinataires ont pu vous envoyer, vos rapports de preuves, vos rapports compilés ou tout autre document actuellement à votre disposition au travers de notre outil Pronotif.

En effet, une fois votre compte supprimé, il ne sera plus possible de récupérer vos documents. Soyez bien certain d’avoir récupéré une copie de vos documents pour vos dossiers personnels. Toute action de suppression de compte est irréversible et définitive (et ne pourra en aucun cas être récupéré par notre équipe du support technique).

Lorsque que vous êtes prêt à supprimer votre compte, allez dans les paramètres de votre compte Pronotif puis allez dans la sous-section « Annuler mon compte » puis cliquez sur « Procédez à la suppression de mon compte » :

Une fois le processus complété, votre compte sera définitivement supprimé.

Comment est effectuée la maintenance sur Pronotif ?

Nous faisons évoluer Pronotif en tout temps par l’amélioration continue. Da façon régulière, nous effectuons des déploiements afin de vous faire profiter de la meilleure expérience possible tout en développant de nouvelles fonctionnalités. Ceux-ci vous permettent d’améliorer la relation avec vos destinataires, et à vous faire gagner du temps dans vos tâches au quotidien.

Si notre service doit être momentanément interrompu pour une maintenance ou une mise à jour, nous vous enverrons une communication pour vous prévenir en amont.

Les options avec Pronotif

Que signifie l’option « Permettre au destinataire de répondre au courriel » ?

À la troisième étape de création d’une activité, vous avez l’option d’activer les réponses des destinataires. Le cas échéant, vos destinataires pourront répondre directement à votre courriel via le portail de réponse sécurisé de Pronotif. Vous serez notifié par courriel en cas de réponse.

 

Les réponses à vos courriels apparaîtront toujours sous l’onglet Communications de leur page de détails respective, ainsi que dans leur rapport de preuve.

N.B. Vos destinataires n’ont PAS besoin d’avoir un compte Pronotif pour répondre à vos courriels via notre portail sécurisé.

Que sont les rappels aux destinataires et comment puis-je les définir ?

À la troisième étape de la création de votre activité, vous avez l’option de définir un rappel aux destinataires. Si vous sélectionnez cette option, Pronotif renverra votre courriel aux destinataires qui ne l’auront pas ouvert lors du premier envoi ou qui n’auront pas téléchargé ses pièces jointes après un délai de 5 ou 7 jours.

Autrement dit, si vous définissez un rappel pour vos locataires qui n’ont pas ouvert votre courriel cinq jours après son envoi initial, ce dernier sera automatiquement renvoyé à ceux qui répondent à ce critère.

Puis-je programmer l’envoi de mon courriel à une date et heure futures ?

Oui. À la troisième étape (Options) de création d’une activité, vous avez la possibilité de définir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre courriel soit envoyé.

Tous vos courriels programmés seront enregistrés dans votre boîte d’envoi, sous l’onglet Postdaté. Vous pouvez les modifier avant l’envoi en cliquant simplement sur l’un d’entre eux.

N.B. Dans la table de vos courriels programmés, la colonne Prêt à partir vous indique si un courriel contient toutes les informations requises à l’envoi. Un crochet vert indique qu’il est prêt à être envoyé, alors qu’un crochet rouge signifie que des informations sont encore manquantes.

Mon compte Pronotif

Comment créer mon compte ?

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, cliquez sur « Inscription » et remplissez les champs.

Vous êtes membre de la CORPIQ ? Inscrivez les numéros au dos de votre carte de membre pour obtenir vos rabais.

Carte de membre CORPIQ

Vous recevrez un courriel de confirmation afin de finaliser la création de votre compte. Cliquer sur le lien pour compléter la création de votre compte.

Mot de passe oublié ?

Si vous avez oublié votre mot de passe utiliser le lien « Mot de passe oublié? » sur la page de connexion

Entrez ensuite le courriel utilisé lors de la création de votre compte. Un message vous permettant de réinitialiser votre mot de passe sera envoyé à cette adresse.

Organiser vos courriels avec le champs « Référence »

Lors de l’envoi d’une notification Pronotif utilisez le champ « Référence » afin d’organiser vos envois en fonction du type de notification.

Ex : Avis d’augmentation de loyer 2021

Vous allez pouvoir ainsi trier vos envois et avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos notifications.

Est-ce que les crédits ont une date d'expiration ?

Un forfait de crédits Pronotif® n’a pas de limite de temps. Vous pouvez donc les utiliser quand bon vous semble.

Comment ajouter mon entreprise et mon logo ?

Si vous le souhaitez, vous pouvez personnifier vos notifications avec les informations de votre entreprise. Pour ce faire, cliquez sur votre nom en haut à gauche de la page, puis sur « Paramètres ».

Dans la colonne de gauche, cliquez sur « Organisation ».

Vous pourrez tout d’abord modifier le nom et l’adresse de votre organisation. Il vous suffit de modifier les champs associés, puis de cliquer sur « Sauvegarder ».
L’option suivant vous permet d’ajouter un logo qui apparaîtra en haut de toutes vos notifications. Pour ajouter une image, déposez-la dans la zone indiquée ou cliquez pour l’ajouter depuis votre ordinateur.

Ajouter des utilisateurs à mon compte ou à celui de mon organisation

Si vous êtes administrateur, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à utiliser votre compte Pronotif en votre nom.  

Pour celacliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs » puis cliquez sur le bouton « Inviter un utilisateur ». 

Ajouter le prénomle nom, la langue de communication et le courriel. Il vous restera à choisir le rôle de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter. 

En effet, plusieurs rôles peuvent être possible d’attribuer à un utilisateur :  

  • Membre : N’a pas accès à la facturation et ne peut pas gérer les utilisateurs  
  • Administrateur facturation : Accès à la facturation  
  • Administrateur rapports : Accès aux rapports et aux statistiques  
  • Administrateur : Accès à la facturation et peut gérer les utilisateurs 

Une fois le rôle de la personne défini, il vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton « Inviter ». Un courriel de confirmation sera envoyé à l’utilisateur. 

ATTENTION : Assurez-vous d’utiliser un courriel dont vous avez le contrôle advenant le départ de l’utilisateur afin d’obtenir l’accès aux notifications effectuées. Afin de préserver l’intégrité des données, il n’y a pas d’accès entre les différents utilisateurs d’un même compte. 

Supprimer un utilisateur relié à mon compte ou à celui de mon organisation

Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre compte Pronotif ou celui de votre organisation si vous êtes administrateur du compte 

Pour cela, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs ». 

Recherchez la personne que vous souhaitez supprimer. Une fois trouvé, vous avez simplement à cliquer sur l’icône de la poubelle (tout à droite au niveau de l’utilisateur concerné). 

ATTENTION : Ne supprimez pas de compte si vous avez des notifications à conserver. 

Puis-je voir l’activité par utilisateur sur le compte de mon organisation ?

Avant tout, vous devez être administrateur du compte de l’organisation. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Activités ».

Vous verrez un compte rendu d’activités par utilisateur dans votre organisation. Vous pourrez notamment consulter les envois et les renvois effectuées, ainsi que la valeur de ces derniers.

Consulter l'utilisation de vos forfaits

Il est possible de consulter l’utilisation de vos notifications en cliquant sur vos crédits disponibles en haut à droite de votre écran.

Vous pouvez également y accéder en cliquant sur votre prénom et nom (également en haut à droite) puis cliquez sur « Facturation ».

Si vous utilisez Pronotif en mobile, allez dans le menu (en haut à gauche) puis appuyez sur « Factures ».

Facturation

Pour accéder à vos factures :

  1. Cliquez sur votre prénom et nom en haut à droite de l’écran (si vous êtes en mobile, cliquez sur le menu puis « Factures »);
  2. Cliquez sur « Facturation ».

Vous retrouverez vos différentes factures en bas de cette page, cliquez sur l’une d’entre elles pour visualiser votre facture au format Acrobat (PDF). Si vous le souhaitez vous pourrez la télécharger et/ou l’imprimer selon vos besoins.

Quel est le délai de traitement d'un remboursement ?

Afin que la demande soit traitée, notre service de paiement demande un délai de traitement entre 5 à 10 jours ouvrables. Ce délai est indépendant de notre volonté et nous vous remercions par avance pour votre compréhension.

La demande de consentement

Qu'est-ce qu’une demande de consentement ?

Une demande de consentement est le simple fait de donner son accord à une action. Dans le cadre de Pronotif, la demande de consentement vous permettra de recevoir l’autorisation d’une personne de communiquer avec elle par le biais de notre plateforme Pronotif si cette dernière l’accepte.

Dans le cas, où la personne refuserait la demande de consentement, il faudra communiquer avec elle par un autre moyen.

Comment puis-je demander le consentement de mes locataires pour recevoir des courriels ?

Lorsque vous ajoutez vos locataires à votre compte Pronotif, il vous est possible d’indiquer si vous avez reçu leur consentement pour leur envoyer des courriels. Pour ceux dont le consentement n’a pas encore été obtenu, vous pouvez le demander en utilisant la fonctionnalité Consentements de Pronotif.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous sur l’onglet Consentements situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  3. Sélectionner les locataires pour lesquels vous souhaitez obtenir leur consentement.
  4. À la seconde étape (Composer) de création de votre activité, les champs « sujet » et « message » seront déjà remplis pour vous.
  5. Complétez toutes les étapes suivantes de création de l’activité, puis cliquez sur Confirmer & Envoyer.

Vous serez notifié par courriel dès qu’un destinataire accepte votre demande et son statut de consentement sera mis à jour dans votre compte Pronotif.

Une fois qu’un locataire vous a donné son consentement, vous pourrez lui envoyer des avis à l’aide du Courriel Certifié ™ de Pronotif.

Comment obtenir le consentement électronique d'un locataire ?

1- Connectez-vous sur Pronotif.com.

2- Une fois connecté, vous serez redirigé vers le Tableau de bord. Cet espace vous permet d’accéder à l’ensemble des fonctions offertes sur Pronotif®.

3- Vous devez, avant d’envoyer les demandes, enregistrer vos logements ainsi que vos locataires sur votre compte. Pour savoir comment ajouter vos propriétés et vos locataires cliquez ici.

4- Une fois les propriétés et locataires ajoutés, appuyez sur « Demande de consentement ».

5- Dans le champ « Cherchez parmi vos destinataires », vous pouvez rechercher un locataire par son nom ou son adresse courriel ou encore vous pouvez choisir une de vos propriétés pour ajouter automatiquement tous les locataires à cette adresse.

6- Une fois les locataires ajoutés, vous pouvez appuyer sur la corbeille au bout de la ligne pour retirer ce locataire de l’envoi

7- Confirmez la sélection en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.

8- Vous pouvez maintenant observer et modifier le courriel que vous envoyé à vos destinataires.

*Les balises « Destinataires », « Courriel Destinataire », « Expéditeur », « Organisation » et « Édifice » s’ajustent automatiquement selon les informations que vous avez entrées pour vos propriétés et pour vos locataires.

9- Une fois le tout révisé, confirmez en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.

10- Vous pouvez choisir certaines options en vue de personnaliser votre envoi.

 

11- Confirmez les options choisies en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.

12- Vous allez maintenant voir un aperçu de votre courriel, tel qu’il sera reçu par les locataires.

11- Finalisez votre envoi avec le bouton « Confirmer et envoyer ».

Demande de consentement papier

Voici les étapes nécessaires pour obtenir le consentement papier de vos locataires.

1- Pour vous procurer la demande de consentement format papier, vous devez tout d’abord aller sur le Tableau de bord, puis cliquez sur Aide et Support se trouvant en bas à gauche.

2- Une fois au menu de support, vous devez cliquez sur « Comment entamer les communications par courriel certifié Pronotif avec vos locataire? »

3- En plus de vous donner des informations sur les procédures, si vous descendez plus bas dans le texte, vous allez y trouver un lien cliquable qui dit Lettre de consentement de communication par courriel (pour la version française) et English version (pour la version anglaise). Les liens vous apportent au document téléchargeable et imprimable de la demande de consentement.

Vous pourrez alors modifier le statut de consentement de vos locataires en suivant les instructions de cette page.

La notification électronique Pronotif

La notification par un moyen technologique issu du nouveau Code de procédure civile du Québec

Le 1er janvier 2016, le nouveau Code de procédure civile du Québec (CPC) est entré en vigueur. Bien qu’il englobe une panoplie de changements tels que l’élaboration d’un protocole de l’instance (anciennement l’échéancier ou l’entente sur le déroulement de l’instance), la simplification des expertises et l’emphase sur la médiation, une des nouveautés les plus excitantes est la notification par un moyen technologique (art. 133 et 134 du CPC).

En effet, dorénavant la notification (c.-à-d.: signification sans huissier) d’un document peut se faire par la « transmission du document à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de le recevoir ou à celle qui est connue publiquement …». Au sein de la communauté juridique, l’adresse courriel d’un confrère ou d’une consœur correspond parfaitement à ce critère.

Toutefois, là où la complexité s’installe est à l’égard de la preuve de la notification. Le CPC indique que cette preuve est faite au moyen d’un bordereau d’envoi (ou à défaut, d’une déclaration sous serment de l’expéditeur). Ce bordereau doit indiquer « la nature du document transmis, le numéro du dossier du tribunal, le nom de l’expéditeur et du destinataire et leurs coordonnées, de même que le lieu, la date, l’heure et les minutes de la transmission (…) » Le CPC précise par ailleurs qu’à moins que la transmission ne soit effectuée par l’entremise d’un huissier, le bordereau doit également contenir « l’information nécessaire pour permettre au destinataire de vérifier l’intégrité de la transmission. »

Évidemment, le simple courriel ne répond pas à ces exigences; d’où l’innovation de Pronotif. Nous avons développé la première solution au monde qui permet aux propriétaires de notifier directement leurs locataires tout en respectant les critères du nouveau CPC (et les règles de procédures de plus d’une vingtaine de juridictions à travers le monde). Plus précisément, dès qu’un utilisateur appui sur « Confirmer & Envoyer » via l’interface web, Pronotif génère automatiquement un rapport de confirmation qui non seulement contient tous les éléments énumérés ci-dessus, mais établit aussi l’intégrité de la transmission et des documents joints par le biais d’un procédé de cryptage. Pronotif vous confirme le succès et les détails de la transmission et vous fournit un rapport d’audit contenant les spécificités du document et l’horodatage.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Envoyer une notification électronique

Voici les étapes à suivre pour l’envoi de courriel certifié:

1-À partir de votre Tableau de bord, cliquez sur le bouton « Notification électronique ».

2-Choisir votre/vos destinataire(s) parmi votre liste ou créer un nouveau destinataire.

3-Composer votre message :

a-Ajouter un texte de référence pour bien organiser vos envois;

b-Inscrire votre message ou sélectionner l’un des modèles;

c-Ajoutez ensuite la ou les pièce(s) jointe(s) que vous souhaitez envoyer;

4-Options : Sélectionner les options supplémentaires comme la programmation de la date d’envoi, les alertes par courriel, les rappels aux destinateurs, etc.;

Facultatif : Sous la section Collaborateurs, entrez le/les nom(s) de gens à qui vous souhaitez donner accès au suivi complet de ce courriel certifié;

5-Vérifiez votre message et cliquez sur « Confirmer et envoyer ».

Suivi d'une notification

Grâce au Tableau de bord de Pronotif, restez informé des activités en lien avec vos envois.

Sur la droite, vous trouverez une liste chronologique de toutes les activités récentes reliées à vos envois.

En cliquant sur une activité du fil d’actualité, vous serez redirigé vers une page détaillant toute l’information relative à l’envoi.

Pour obtenir la liste complète de tous vos envois, cliquez sur l’onglet « Notifications électroniques » ou « Demandes de consentement » où vous retrouverez l’ensemble de vos envois suivant la catégorie sélectionnée.

Comment obtenir le rapport de preuve ?

Voici les étapes à suivre pour obtenir les rapports de preuve de vos communications électroniques.

1- Via le tableau de bord, cliquez sur Notifications électroniques ou Demandes de consentement, selon le type de rapport voulu.

2- Vous avez ainsi accès à l’ensemble de vos envois depuis la création de votre votre compte. Sélectionnez le message pour lequel vous voulez obtenir la preuve, puis cliquez sur « Rapport de preuve ».

*Si cliquer vous donne une page blanche, vous pouvez aussi faire un clic droit sur « Rapport de preuve », puis choisir « Enregistrer la cible sous… » pour téléchargement manuellement le rapport.

3- Vous obtenez alors un rapport officiel provenant de Pronotif®. Ce document vous permet de prouver votre envoi à votre destinataire, et, si applicable, l’ouverture du message et le téléchargement des pièces jointes. Voici à quoi ressemble le rapport.


Il est également possible de télécharger l’ensemble des rapports de preuve pour une période de temps donnée.

1-Vous pouvez y accéder en cliquant sur votre profil, en haut à droite de votre écran, puis sur « Paramètres« .

2- Cliquez sur « Rapport de preuve compilé« , puis sélectionnez l’intervalle de temps sur laquelle vous voulez générer la compilation. Un courriel contenant le rapport vous sera envoyé dans les minutes suivantes.

3- Confirmez la demande en appuyant sur « Demander ».

Le rapport de preuve

Ce Rapport est généré instantanément par nos serveurs pour chaque destinataire et se retrouve sous forme de lien dans tous les courriels, ainsi que sur le Tableau de bord. Ce Rapport de preuve est un document PDF dynamique qui contient toutes les informations en lien avec la transmission pour chaque destinataire.

Le Rapport de confirmation est utilisé comme preuve pour chaque notification et comprend de l’information sur chaque transmission, ouverture et téléchargement de pièce jointe (nom, taille, intégrité SHA256). Le rapport détaille aussi les informations de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que la réponse des serveurs de courriel (SMTP). La réponse SMTP est en fait la réponse que renvoie le serveur courriel du destinataire, avec un code qui indique si le message a été transmis, a été bloqué, a sauté en raison du fait que le destinataire n’existe pas, etc.

Donc, ce rapport, comme celui d’un fax, indique que le courriel a été transmis au serveur du destinataire. Toutefois, il ne dit rien en ce qui concerne la lecture du courriel, tout comme un fax qui imprimerait le document sans qu’il soit ramassé par qui que ce soit. Sachant ceci, nous avons ajouté dans nos services la possibilité de vérifier si la notification a été ouverte et si les fichiers joints ont été téléchargés par les destinataires.

Où se trouvent mes fichiers et qui peut les télécharger ?

Lorsque vous ajoutez des fichiers en pièces jointes à une notification Pronotif, ils ne sont pas réellement envoyés dans un courriel. Vos fichiers joints sont envoyés à travers un tunnel sécurisé (HTTPS) vers nos serveurs. Une fois chez Pronotif, les fichiers sont sauvegardés dans un « contenant sécurisé », et seuls des liens de téléchargement se retrouvent dans un courriel vers vos destinataires.  Ces liens mèneront ensuite vers une page web qui permettra aux destinataires de télécharger le document et d’en vérifier l’intégrité (clé SHA256) s’il le désire.

Téléchargement d'une pièce jointe

Puis-je créer mes propres modèles d’avis? Si oui, comment procéder ?

Oui. Vous pouvez créer jusqu’à 6 modèles personnalisés pour chaque type d’activité.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous à la section Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles situé dans le menu de gauche.
  3. Pour créer votre modèle personnalisé, cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

N.B. Une fois créé, votre modèle pourra être utilisé à la deuxième étape (Composer) de création d’une nouvelle activité. Chaque modèle personnalisé créé s’affichera uniquement selon son type d’activité. Par exemple, si vous créez un modèle de Courriel Certifié ™, ce dernier s’affichera uniquement lors de la création d’un Courriel Certifié ™. Sachez aussi qu’il vous est possible de créer une version française et anglaise pour chacun de vos modèles.

À quel endroit puis-je voir les fichiers que j’ai envoyés ?

Il vous est possible de visualiser tous vos courriels et fichiers envoyés à partir de votre boîte d’envoi. Cliquez d’abord sur le courriel dont vous souhaitez en consulter le(s) pièce(s) jointe(s), puis cliquez sur le lien Fichier(s) situé en haut de la table (voir la capture d’écran ci-dessous). Enfin, cliquez sur le(s) fichier(s) désiré(s) pour le(s) télécharger.

Comment puis-je enregistrer mon propre modèle de notification électronique ?

Afin de pouvoir créer et sauvegarder de nouveaux modèles pour votre compte et/ou celle de votre organisation, vous devez en premier lieu avoir un rôle d’administrateur sur le compte. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, rien de plus simple, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Modèles »

Une fois sur la page « Modèles » il vous reste plus qu’à appuyer sur « Créer un nouveau modèle ».

Sachez que vous avez la possibilité de créer jusqu’à 6 modèles par type d’activité.

Payer une notification

Pour envoyer des notifications, vous devez absolument avoir des crédits afin de bénéficer des notifications certifiées de Pronotif.

1- Vous pouvez payer vos notifications de deux façons :

a) En achetant des forfaits de crédit, vous permettant d’économiser sur l’envoi de chaque notification. 1 crédit correspond à un envoi.

-Pour acheter des blocs de crédits, cliquez sur le bouton « crédits » situé en haut à gauche.

-Vous pourrez alors voir les différentes options disponibles.

b) En payant les notifications utilisées à la fin du mois, via un prélèvement automatique sur carte de crédit. Vous recevrez alors une facture détaillant chaque utilisation.

2- Pour changer votre méthode de paiement à prélèvement automatique, cliquez sur votre nom en haut à gauche de la page, puis sur « crédits » ou « Facturation ».

*Dans cette section, vous avez accès aux différentes options vous permettant de payer vos notifications, ainsi qu’à un historique de vos factures.

-Pour payer vos notifications, ajoutez votre carte de crédit dans l’espace indiqué. Vos informations bancaires seront stockées sur les serveurs sécurisés de Monéris®, notre partenaire bancaire.

Combien de notifications envoyer en cas de colocation ?

Si vous avez fait signer plusieurs baux pour un seul logement, il est impératif d’envoyer une notification à chaque signataire pour toute communication officielle. Il vous faudra également obtenir le consentement de chacun.

Pour plus d’informations concernant vos responsabilités de communication, n’hésitez pas à contacter un conseiller de la CORPIQ.

Peut-on envoyer une notification certifiée sans utiliser Pronotif ?

Afin d’assurer le suivi de vos notifications par courriel, son intégrité ainsi que votre protection légale, le courriel doit être construit via la plateforme Pronotif®. Nous pouvons ainsi assurer que le contenu (texte et pièce jointe), a été transmis, ouvert et enfin la pièce jointe téléchargée. Le rapport de preuve constitue l’élément clé lors d’une éventuelle audience à la régie du logement.

Comment renvoyer une notification électronique ?

Pour renvoyer une notification électronique, vous avez deux options.

A) La première façon est de renvoyer manuellement la notification, voici les différentes étapes nécessaires.

1- Une fois sur votre tableau de bord, cliquez sur « Notifications électroniques ».

2- Sélectionnez le message que vous souhaitez renvoyer.

3- Cliquez sur les trois points verticaux au bout de la ligne de la notification, puis appuyez sur « Renvoyer ».


B) La deuxième façon est de programmer un rappel automatique au moment du premier envoi.

*Pour activer cette option, vous devez être à l‘étape 9 de lenvoi de la notification certifiée.

1- Cliquez sur l’onglet « Rappels aux destinataires ». Vous pourrez alors sélectionner la condition de renvoi ainsi que le délai accordé à vos destinataires avant de renvoyer le message.

2- Confirmez votre envoi à l’aide du bouton en « Confirmer et Envoyer » haut à droite.

Comment ajouter des pièces jointes à mes notifications ?

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes à votre notification lors de la composition de cette dernière, à l’étape 3. Rendez-vous à la fin de la page web affichée et cliquez sur « Déposer des pièces« . Vous pouvez également cliquer-déposer vos fichiers.

Comment assurer le succès de vos notifications Pronotif ?

Afin d’assurer le succès de vos communications Pronotif, voici quelques considérations importantes.

  • Assurez-vous d’obtenir le consentement de votre locataire
  • Inscrire un objet clair et sans équivoque à vos notifications : l’objet permettra d’identifier clairement l’intention de la notification et
  • Mettre le contenu de votre notification dans le corps de votre message et aussi en pièce jointe
  • Vous pouvez utiliser les formulations des textes validées par la CORPIQ disponible dans l’espace membre du site corpiq.com*

*Pour les membres Corpiq

Mes échanges avec mes destinataires

Mes destinataires doivent-ils avoir un compte Pronotif ?

Non. Les transmissions Pronotif utilisent un service de courriel standard. Tant que vos destinataires ont une adresse électronique valide, vous pouvez leur envoyer n’importe quoi.

Comment entamer les communications par courriel certifié Pronotif avec vos locataires?

Afin d’assurer le succès de la communication Pronotif, le propriétaire devra s’assurer d’obtenir le consentement de son locataire à l’utilisation de l’adresse courriel pour la transmission de communications. De plus, advenant que l’adresse courriel communiquée soit inexistante, inactive ou inaccessible, le propriétaire devra se tourner vers un autre mode de transmission du document.

Comment obtenir le consentement du locataire?

Il est recommandé d’obtenir le courriel sur le bail dans la section A

ET de joindre une clause en annexe au bail qui autorise l’utilisation de ce courriel pour toutes communications.

Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail (avis de renouvellement, de reprise, relevé fiscal, mise en demeure, etc.) par voie électronique aux courriels indiqués sur le bail ou par tout autre moyen de transmission accepté par la loi. Or, il est de la responsabilité de chaque partie d’informer l’autre de tout changement à ses coordonnées, et ce dans les meilleurs délais.

Il est possible en cours de bail d’obtenir le consentement par courriel via Pronotif ou par la signature d’une lettre  :

Exemple de demande de consentement

Bonjour [Nom du destinataire] ,

Afin de faciliter nos échanges, nous aimerions communiquer avec vous par courriel. Nous utiliserons le service Pronotif comme environnement sécurisé et reconnu. Nous vous remercions d’accepter de recevoir tout avis et/ou information à l’adresse suivante : [Courriel destinataire].

En acceptant, vous confirmez :

  • que l’adresse courriel utilisée ici est la bonne
  • que vous acceptez de recevoir nos communications par courriel à cette adresse
  • que vous allez prendre connaissance de toute communication
  • que vous allez vous assurer que toute communication arrive dans la boite de réception et non dans le dossier pourriel
  • que vous avez la responsabilité de nous informer de tout changement d’adresse courriel dans les meilleurs délais

Merci de votre coopération,

 

*Pronotif prend toutes les précautions afin de s’assurer que les courriels ne se retrouvent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous d’ajouter noreply@lexop.com dans votre liste de courriels accepté.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas eu de validation.

Le partage ou la notification remplissent-ils la boîte de réception de mon destinataire ? Et ma boîte d'envoi ?

Pas du tout. Pronotif vous permet d’envoyer des fichiers à n’importe qui dans le monde sans encombrer leur boîte de réception ou votre boîte d’envoi. Les documents qui sont envoyés aux destinataires via Pronotif (avec l’addin Outlook ou via votre tableau de bord) ne seront pas joints au courriel. Seuls des liens sont ajoutés dans la communication sortante.

Lors de l’utilisation de l’addin Outlook, les fichiers ne sont pas conservés. Lors de l’envoi d’un courriel normal, vous trouverez des copies de tout dans vos dossiers SENT, ce qui peut faire que votre boîte d’envoi se remplisse rapidement. Avec Pronotif cependant, seuls les noms des éléments sont conservés, car tous les fichiers peuvent être trouvés et consultés en ligne à partir de votre tableau de bord.

Par conséquent, personne n’est encombré par la boîte de réception ou la boîte d’envoi.

SECTION RELATIVE AUX PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER

Comment démontrer la notification d’une demande au Tribunal administratif du logement ?

Le service Pronotif permet de notifier à la partie adverse une demande produite au Tribunal administratif du logement. En effet, le Règlement sur la procédure devant le Tribunal administratif du logement permet au demandeur (vous en l’occurrence) d’employer un mode de « notification » pour porter une demande à la connaissance de l’autre partie.

Comme il s’agit d’un service récent, les décideurs n’ont pas tous eu l’occasion de traiter des dossiers dans lesquels un demandeur avait choisi Pronotif pour notifier sa demande. Le niveau de familiarité des décideurs avec la technologie est variable et certains peuvent donc se montrer plus sceptiques que d’autres. Nous tenons à rappeler que dans son état actuel, le droit permet d’employer ce mode de notification et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à son utilisation devant le Tribunal administratif du logement.

C’est pourquoi nous vous suggérons fortement d’employer la méthode suivante en préparation d’une audience au Tribunal. Vous devez savoir que le régisseur vous demandera dès le début d’exhiber la preuve de votre notification.

Ainsi, vous devriez imprimer et joindre ensemble :

  1. La feuille de consentement du locataire (si manuscrit) ou, si applicable, le rapport de consentement obtenu par Pronotif;
  2. Le rapport de preuve Pronotif associé à votre notification (« Notification »);
  3. La feuille de confirmation des étapes de transmission du courriel apparaissant dans votre onglet Survol;
  4. La pièce, l’avis et le(les) document(s) joint(s) au courriel sécurisé. Veuillez noter que cette pièce est nommée au rapport de preuve mentionné plus haut.

Quels sont les modèles d’avis existants et comment puis-je les utiliser?

Pronotif a créé pour vous un ensemble de modèles d’avis prédéfinis pour les avis les plus populaires (ex.: Renouvellement de bail, Avis de retard de paiement, etc.).

Votre choix du modèle d’avis doit être fait à la deuxième étape de la création d’un Courriel Certifié ™, en sélectionnant le modèle désiré parmi la liste. Dès lors, les champs « sujet » et « message » de votre courriel seront automatiquement remplis pour vous –en français, en anglais ou les deux.

Quand utiliser les courriels certifiés Pronotif ?

Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :

  • Avis d’augmentation de loyer
  • Modifications au bail
  • Défaut de paiement
  • Relevé 31
  • Plaintes (bruit, etc.)
  • Avis de non-respect des conditions du bail
  • Mise en demeure
  • Avis de refus de cession de bail
  • Avis de travaux ou réparations majeurs
  • Reprise de possession
  • Changement de propriétaire ou gestionnaire

Quel type de sécurité Pronotif fournit-il ?

Toutes les transmissions et communications de Pronotif passent par un tunnel HTTPS sécurisé, un cryptage AES 256 et un certificat SSL. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.

Quoi apporter lors d'une audience au Tribunal administratif du logement ?

Introduction

Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique utilisé par l’industrie immobilière et légale. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Ce service est utilisé dans des milliers de dossiers devant les tribunaux québécois et il même recommandé par la Cour Supérieure, la Cour du Québec, et le Barreau de Montréal.

Dans les décisions suivantes, le Tribunal Administratif du Logement (TAL) a reconnu la validité de Pronotif, de sorte que la simple transmission d’un courriel envoyé à travers le service était satisfaisante :

 

  1. Faour Brown 2019 QCRDL 37369
  2. Blais Bourgouin 2019 QCRDL 28015
  3. Tatkeu Njike 9198-0110 Québec inc. 2019 QCRDL 31120
  4. Faour Labourdette 2018 QCRDL 29440
  5. Shah Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287
  6. Propriétés DCV Biaye 2017 QCRDL 15611
  7. Propriétés c. El Hage 2017 QCRDL 15608
  8. DCV Estates Kammoonah 2017 QCRDL 15609
  9. Propriétés DCV Hamane 2017 QCRDL 15612
  10. DCV Estates Corne 2017 QCRDL 15614
  11. Immobilière Montérégienne IMR c. Snoussi 2016 QCRDL 40347
  12. Gestion double RR Quenneville 2016 QCRDL 42579
  13. Immobilière montérégienne IMR c. Colbert 2016 QCRDL 40853

 

Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant scientifiquement que le contenu a été reçu, vu et/ou téléchargé. Il s’agit du plus haut degré de preuve qui existe sur le marché.

Selon le TAL comment peut-on procéder à une notification d’une demande à l’autre partie

Code de procédure du TAL : https://www.tal.gouv.qc.ca/fr/depot-d-une-demande/notification-d-une-demande-a-l-autre-partie

  • Le Tribunal administratif du logement n’impose pas un mode précis de notification. La notification peut être faite par tout mode approprié qui permet de constituer une preuve de la réception ou de la publication de la demande. La notification peut notamment se faire par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste recommandée, par la remise en mains propres par un service de messagerie, par un moyen technologique et, dans certains cas, par avis public. En outre, quel que soit le mode de notification utilisé, la personne qui accuse réception de la demande ou qui reconnaît l’avoir reçu est réputée avoir été valablement notifiée.
  • La confirmation de livraison émise par Postes Canada est reconnue comme preuve de notification.
  • La signification par huissier ne nécessite pas la preuve d’ouverture du message.

 

Note : En aucun cas n’est-il nécessaire de faire la preuve d’ouverture de l’enveloppe mais bien de la livraison.

 

Preuve (Rapport de confirmation)

Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de confirmation qui contient une piste de vérification détaillée de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation des communications serveur-courriel par le protocole SMTP, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel et pièce jointe depuis leur boîte de courriel. Le Rapport contient également toutes les informations requises par les règles de procédures civiles au Canada et dans de nombreuses autres juridictions.

  • Voir l’annexe ci-dessous pour plus d’information sur le Rapport de

 

Les étapes d’une notification Pronotif

  1. L’expéditeur peut obtenir le consentement du destinataire afin d’utiliser Pronotif comme moyen de notification.
  2. Le document/message à notifier est envoyé par le biais de la plateforme.
  3. Le document/message est transmis au destinataire par courrier électronique (email@domain.com).
    1. Le destinataire n’a pas besoin d’avoir de compte.
  4. La transmission est validée par la communication établie entre le serveur d’envoie et de réception.
    1. Aucune transmission dans le cas de mauvaise adresse, ou boite pleine.
  5. Le courriel reçu par le destinataire contient :
    1. Le message de l’expéditeur;
    2. S’il y a lieu, le(s) document(s) notifié(s);
    3. Un lien qui permet de télécharger le Rapport de confirmation contenant les informations du document/message notifié, de l’expéditeur, du destinataire, de la preuve de transmission et un code SHA256 permettant de vérifier l’intégrité du document;
    4. L’expéditeur reçoit lui aussi le Rapport de confirmation contenant toutes les informations de l’envoi ainsi qu’une preuve de lecture et/ou de téléchargement du document.

 

 

 

CODE DE PROCÉDURE CIVILE

 

CHAPITRE VI

LA NOTIFICATION DES ACTES DE PROCÉDURE ET DOCUMENTS

SECTION I

LES RÈGLES GÉNÉRALES

  1. La notification a pour objet de porter un document à la connaissance des intéressés, qu’il s’agisse d’une demande introductive d’instance, d’un autre acte de procédure ou de tout autre document.

Le document destiné à plusieurs destinataires doit être notifié à chacun séparément.

2014, c. 1, a. 109.

  1. La notification peut être faite par tout mode approprié qui permet à celui qui notifie de constituer une preuve de la remise, de l’envoi, de la transmission ou de la publication du document. Elle l’est notamment par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste, par la remise du document, par un moyen technologique ou par avis public.

Elle est faite, lorsque la loi le requiert, par l’huissier de justice, auquel cas elle est appelée signification.

Quel que soit le mode de notification utilisé, la personne qui accuse réception du document ou reconnaît l’avoir reçu est réputée avoir été valablement notifiée.

2014, c. 1, a. 110.

  1. La notification d’un acte de procédure par l’huissier ou par la remise d’un document ne peut être faite que les jours non fériés entre 7 h 00 et 21 h 00. Celle faite aux avocats, notaires et huissiers ou entre eux ne peut être faite le samedi ou un jour férié ni avant 8 h 00 ni après 17 h 00, à moins que ceux-ci n’y consentent.

La notification faite par un moyen technologique après 17 h 00, le samedi ou un jour férié est réputée faite à 8 h 00 le jour ouvrable qui suit.

2014, c. 1, a. 111.

Comment un locataire peut-il me répondre ?

Un locataire peut vous répondre selon deux façons :

  1.  Si vous avez coché la case permettant au locataire de vous répondre via Pronotif®, alors chaque message qu’il vous enverra sera accessible depuis votre compte. Cette option à activer est disponible lors de l’étape 10 d’un envoi de consentement électronique électronique ou à l’étape 9 de l’envoi de notifications électroniques certifiées.

Votre locataire pourra facilement vous répondre en cliquant sur « Répondre à l’expéditeur« .

Vous serez tenu informé de son activité dans le « Fil d’actualité« , situé sur le tableau de bord.

Pour lire le message, cliquez sur la zone orangée, puis dans « Communications« . Vous pourrez alors lui répondre et conserver une trace écrite de vos échanges.

*Vos réponses n’utilisent pas vos crédits, seulement le premier courriel envoyé est payant.


2.  Si votre locataire vous répond en utilisant directement son courriel, vous recevrez la réponse sur votre messagerie. Aucune trace des échanges suivant ne seront conservés sur Pronotif®.

Cordialement,

L’équipe technique

Une fois le consentement obtenu, quoi faire?

Maintenant que vous avez obtenu l’autorisation du locataire à communiquer par courriel, vous pouvez maintenant lui envoyer des notifications électroniques.

Vous pouvez par exemple profiter de l’un de nos modèles de notification qui servira à de nombreux temps forts de la gestion locative :

En récapitulatif lorsque vous envoyez une notification :

  1. Sélectionnez la langue de communication la plus appropriée avec votre locataire. Vous avez la possibilité d’envoyer un message en français, en anglais ou bilingue (français et anglais);
  2. Inscrivez un sujet précis concernant la notification afin que cette dernière soit facilement reconnaissable par votre locataire dans la boite de messagerie;
  3. Ajoutez une pièce jointe si vous le souhaitez;
  4. Configurez vos options au besoin, vous pouvez par exemple :
    1. Permettre aux destinataires de répondre;
    2. Ajouter des collaborateurs pour leur permettre de consulter et de suivre la progression de l’activité à partir de leur boîte d’envoi;
    3. Activer ou désactiver les alertes de progression de la notification électronique;
    4. Programmer l’envoi de la notification à une date future;
    5. Activer les rappels aux destinataires où ils recevront automatiquement une alerte s’ils n’ont pas ouvert ou agi après un délai.

Si malgré la configuration de rappel, le locataire n’a toujours pas ouvert la notification électronique, nous vous recommandons de renvoyer cette dernière au besoin.

 

 

 

Comment faire dans le cas où mon locataire refuse son augmentation de loyer?

L’augmentation de loyer peut être une étape plus complexe qu’on pourrait le penser. Dans le cas où votre locataire refuse l’augmentation, nous vous recommandons tout d’abord de vérifier si l’augmentation de loyer a bien été calculée et qu’elle ne comporte pas une erreur par inadvertance.

Si vous êtes membre de la CORPIQ, vous pouvez consulter notre grille de calcul d’ajustement de loyer qui compare le résultat de ce qu’elle propose avec celui de la grille officielle du Tribunal administratif du logement.

Si vous n’êtes pas encore membre de la CORPIQ, vous pouvez tout de même vous référer au calcul d’augmentation des loyers proposé par le Tribunal administratif du Logement.

Sachez que le Tribunal administratif du logement dit explicitement : « Le droit au maintien dans les lieux fait en sorte que le locataire peut refuser ces modifications et malgré tout demeurer dans le logement. Le cas échéant, le locateur peut s’adresser au Tribunal administratif du logement afin qu’il statue sur les modifications proposées. ». Consultez cette page en cliquant ici.

Comme vous l’avez compris, votre locataire est en droit de refuser son augmentation de loyer, cependant deux alternatives peuvent s’offrir à vous :

  • Rapprochez-vous de votre locataire et négociez. Dites-lui concrètement pourquoi votre augmentation est justifiée. Quand l’autre partie comprend mieux les causes de l’augmentation, c’est plus simple de négocier. Si vous le souhaitez, le Tribunal administratif du logement met à votre disposition des ressources pouvant vous aider. Cliquez ici pour les consulter.
  • La négociation semble ne pas aller de l’avant et pourtant votre augmentation semble totalement justifiée. Demandez directement au Tribunal administratif du logement de réaliser une demande de fixation de loyer. ATTENTION, il est très important de faire cette demande dans le mois qui suit le refus du locataire. Dans le cas contraire, le bail sera reconduit au même loyer et aux mêmes conditions que le bail actuel.
  • Exception : pour un bâtiment de moins de 5 ans, un propriétaire peut augmenter le montant du loyer à sa guise. Tel qu’inscrit à l’article 1955 du Code civil du Québec, un locataire ne peut refuser ou contester ce loyer s’il décide de renouveler son bail. Le propriétaire doit cependant s’être assuré d’avoir informé le locataire de ceci à travers la clause F du bail.

Mon destinataire me dit ne pas avoir reçu ma demande de consentement, quoi faire?

Si votre destinataire vous dit qu’il n’a pas reçu de demande de consentement venant de Pronotif, demandez-lui dans un premier temps de bien vérifier ses courriels indésirables (pourriel), il se pourrait que la demande de consentement s’y trouve.

Dans un second temps, vérifiez dans votre rapport de preuve de la demande de consentement que vous avez envoyé à cette personne si la demande de consentement a bien été transmise. Si ce n’est pas le cas, vous avez peut-être commis une erreur dans son adresse courriel. Dans ce cas, vous aurez la possibilité de changer l’adresse courriel et de renvoyer la demande de consentement précédemment envoyé.

Pour finir, vous aurez toujours la possibilité de demander à votre destinataire de vous transmettre une nouvelle adresse courriel afin que vous puissiez lui envoyer la demande de consentement via cette nouvelle adresse courriel.

Quel est le délai pour envoyer les avis de reconduction et de non-reconduction?

Pour envoyer un avis de reconduction ou de non-reconduction, il existe plusieurs cas de figure suivant la durée du bail initial.

Il est très important de respecter les délais prévus par le Tribunal administratif du logement :

Si votre bail est d’une durée déterminée de :

  • 12 mois et plus : le délai de l’avis sera entre 3 à 6 mois avant la fin du bail;
  • Moins de 12 mois : entre 1 à 2 mois avant la fin du bail.

Si votre bail est d’une durée indéterminée, il faudra envoyer votre avis entre 1 à 2 mois avant la modification proposée.

Petite subtilité dans le cadre d’un bail d’une chambre uniquement : vous devrez envoyer votre avis entre 10 à 20 jours avant la fin du bail s’il s’agit d’une durée fixe. Dans le cas où le bail est à durée indéterminée, il faudra l’envoyer avant la modification proposée.

Vous êtes membre de la CORPIQ et vous avez encore des doutes? Contactez votre conseiller, il se fera un plaisir de vous guider.
Numéro sans frais par téléphone : 1-800-548-1921

Comment envoyer une notification d’augmentation de loyer et/ou de reconduction de bail?

Envoyer une augmentation de loyer est une procédure qui nécessite certaines précautions. Pronotif peut vous aider avec ce processus.

Pour cela, débutez une nouvelle notification, puis sélectionnez le(s) destinataire(s) à qui vous souhaitez envoyer l’augmentation de loyer.

Ensuite, sélectionnez l’un de nos modèles pour transmettre votre augmentation de loyer. Cela peut être :

Après avoir sélectionné l’un de nos modèles, remplissez les informations uniques à votre notification qui sont entre [crochets] situé dans le contenu de votre message :

Vous pouvez ensuite y ajouter une ou des pièces jointes si vous le souhaitez, tel que, par exemple, une copie papier de l’avis d’augmentation de loyer.

Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante pour configurer vos options comme bon vous semble. Avant d’envoyer votre avis d’augmentation de loyer, vous aurez la possibilité de réviser votre notification. Une fois cette révision effectuée, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Confirmer et Envoyer » (situé en haut à droite de l’écran).

Conseil de la CORPIQ : 

Vous êtes membres de la CORPIQ et vous souhaitez calculer votre augmentation de loyer ? Utilisez le calculateur d’augmentation de loyer de la CORPIQ pour vous aider à avoir une meilleure idée du montant.

Que dois-je faire pour ajouter des propriétés et des locataires ?

Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de propriété via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter une nouvelle propriété et les locataires un-par-un.

Voici comment procéder:

  1. Cliquez sur l’onglet Propriétés situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter des propriétés.
  3. Une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvrira pour vous présenter les deux options possibles.
  4. Sélectionnez celle qui vous convient le mieux.

N.B. Si vous choisissez d’utiliser le processus d’import de propriété, sachez que vous avez à votre disposition un modèle en guise d’exemple. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Télécharger le modèle ».

Lorsque vous faites l’import de nouveaux locataires, assurez-vous au préalable de ne pas importer un contact existant ayant le même courriel dans le gestionnaire de contacts.
En cas de doute, nous pouvons vous recommander de supprimer en amont vos listes de propriétés avant de faire de nouveau un import.

Comment puis-je mettre à jour mes propriétés et mes locataires ?

Deux options s’offrent à vous:

  1. Si vous souhaitez mettre à jour certains locataires de vos propriétés existantes, vous pouvez le faire manuellement en accédant à votre page propriétés, puis en sélectionnant la propriété que vous souhaitez mettre à jour. Dès lors, vous pourrez modifier les informations générales de celle-ci et de ses locataires.
  2. Si vous souhaitez mettre à jour plusieurs locataires à la fois, nous vous recommandons de réimporter votre liste de locataires. Cela remplacera les enregistrements existants des propriétés, mais n’effacera PAS les rapports de preuve liés aux anciennes propriétés et/ou aux anciens locataires.

Comment puis-je sélectionner mes destinataires à partir de mes propriétés ?

Voici comment procéder:

  1. À la première étape (Destinataires) de création d’un courriel, cliquez sur l’option Mes Propriétés pour ouvrir la liste de vos propriétés.
  2. Cliquez sur la propriété désirée pour ouvrir la liste de ses locataires.
  3. Sélectionnez les locataires que vous souhaitez ajouter en tant que destinataires à votre courriel. À noter qu’il vous est possible de les sélectionner individuellement, par propriété ou par statut de consentement en utilisant les filtres.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter la sélection.

Comment fonctionnent les crédits Pronotif ?

1 crédit équivaut à 1 destinataire. Ainsi, un Courriel Certifié ™ envoyé à 3 destinataires coûtera 3 crédits. Ces derniers seront automatiquement déduits de votre banque de crédit.

N.B. Vous pouvez voir votre banque de crédit en tout temps, simplement en regardant dans le coin supérieur droit de votre page, à côté de votre nom.

Comment puis-je acheter des crédits Pronotif ?

Vous pouvez acheter des forfaits Pronotif de 5, 50, 200 et 500 crédits directement à partir de la page facturation de votre compte.

Voici comment procéder:

  1. Ouvrez le menu Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur Facturation.
  3. Assurez-vous que vos informations de crédit sont exactes et à jour.
  4. Choisissez le forfait de votre choix.
  5. Cliquez sur le bouton Acheter.

Comment obtenir les rabais membre CORPIQ ?

Afin d’obtenir le rabais membre CORPIQ, il est essentiel d’inscrire les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte CORPIQ.

Carte de membre CORPIQ

Attention à ne pas entrer votre numéro de membre.

À la création de votre compte

Après la création de votre compte

Sélectionnez dans le menu la section Paramètres” :

Puis allez dans la section Mon compte” et ensuite cliquez sur CORPIQ”:

Insérez sous la rubrique CORPIQ les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte. Si votre code est valide, une indication sera présente sous votre numéro.

ATTENTION : Assurer vous de cliquer sur « Sauvegarder »

Quelles sont les conditions de succès pour communiquer correctement avec ses locataires?

Bien communiquer avec ses locataires c’est une histoire qui commence avant d’avoir effectué la signature d’un bail.

En effet, pour communiquer correctement et légalement avec son locataire par courriel, il vous faudra obtenir le courriel dans la section A du bail et ajouter la clause Communications dans l’annexe au bail au moment de la création du bail.

En outre, une fois le bail signé, on vous autorisera donc à communiquer avec lui avec l’adresse courriel qu’il vous aura transmise dans la section A du bail.

Dans notre section annexe du Bail électronique, si vous choisissez d’utiliser l’annexe par défaut avec les clauses de la CORPIQ, vous retrouverez la clause Communications avec ce texte :

« Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail, de même que toute procédure par tout mode de transmission accepté par la loi, incluant par la voie électronique aux courriels indiqués sur le bail. Il est de la responsabilité de chaque partie d’informer sans délai l’autre partie de tout changement d’adresse courriel. »

Si vous décidez de téléverser vos propres annexes, nous vous recommandons d’ajouter ce texte ci-dessus si ce n’est pas déjà fait.

Maintenant que vous avez obtenu l’autorisation de communiquer avec votre locataire par courriel, vous vous demandez peut-être par quel moyen communiquer.

Pronotif a été conçu pour cette mission : envoyer des notifications certifiées à vos locataires et vous permettant ainsi de suivre toute la traçabilité de votre notification.

Notre outil Pronotif vous accompagne également dans l’obtention des consentements. Vous pouvez envoyer des demandes de consentement gratuitement. Ainsi, si vous n’avez pas eu l’occasion d’ajouter la clause de communication à la création du bail, vous pourrez utiliser la demande de consentement Pronotif en tout temps. Très pratique, si vous souhaitez communiquer avec un locataire qui est déjà sur un bail en cours ou si votre locataire souhaite changer d’adresse courriel pour les échanges avec vous.

J’ai un point d’exclamation au niveau de la transmission de ma demande de consentement / notification électronique, que faire?

Trois explications peuvent être la cause de l’apparition d’un point d’exclamation au niveau de la transmission de votre message :

  1. Il y a eu une erreur dans la construction du courriel du destinataire. Cliquez simplement sur l’icône du point d’exclamation pour corriger l’adresse courriel du destinataire et effectuer de nouveau l’envoi.
  2. Le destinataire a mis la notification directement dans ses pourriels sans l’ouvrir ou que cette dernière est allée automatiquement dans ses pourriels. Selon les lois en vigueur, si votre destinataire vous a signalé comme Pourriel il ne vous sera plus possible de communiquer avec ce destinataire. Vous devrez trouver un autre moyen de communiquer avec votre destinataire.
  3. La boite courriel de votre destinataire est pleine et ne peut donc pas recevoir votre notification.

Comme vous l’aurez compris, ces trois causes sont totalement hors de notre contrôle.

Comment calculer une augmentation de loyer auprès d’un locataire?

Il est important de suivre les règles inscrites dans le Code civil du Québec quand il s’agit d’une augmentation de loyer, on ne peut pas faire tout et n’importe quoi, il y a des règles à suivre. En effet, il faut bien tenir compte de certains facteurs dans l’augmentation de loyer.

Si vous être membre de la CORPIQ, profitez de notre calculateur d’augmentation de loyer gratuitement qui vous permettra de comparer le résultat de ce que propose la CORPIQ avec la grille de calcul officielle du Tribunal administratif du logement. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour statuer sur le montant de l’augmentation de loyer.

Si vous n’êtes pas encore membre de la CORPIQ, vous pouvez tout de même vous référer au calcul d’augmentation des loyers proposé par le Tribunal administratif du Logement

Qu’est-ce qu’un avis de reconduction de bail?

Un bail se renouvelle automatiquement chaque année sous les mêmes conditions qu’à la date de sa signature (sauf lorsqu’un locataire envoie un avis de non-reconduction de bail à son locateur pour l’avertir qu’il ne souhaite pas garder le logement après le 30 juin). Toutefois, d’une année à l’autre, des règlements peuvent changer, et le loyer aussi. C’est pourquoi un avis de renouvellement de bail doit être envoyé au locataire, avec les changements à prévoir, entre 3 et 6 mois avant la fin prévue du bail.

Remarque : Pour une augmentation de loyer, il est primordial d’indiquer l’augmentation exacte, c’est-à-dire inscrire le pourcentage d’augmentation par rapport au loyer actuel ou noter directement le montant d’augmentation en dollars.  

En outre, votre avis de renouvellement de bail devra indiquer les modifications apportées au bail, la date et la signature du propriétaire ou de son représentant.

Un avis de reconduction de bail ne s’envoie pas via un simple courrier ou courriel, il y a certaines règles à respecter :

  1. L’avis doit être dans la langue qui a été utilisée pour le bail et doit être envoyé à l’adresse du locataire notifié dans le bail;
  2. Indiquer le temps que le locataire possède pour accepter ou refuser l’avis de reconduction de bail. Ce dernier a 30 jours pour répondre à partir de la date de l’accusé de réception de l’avis (dépassé ce délai, le bail se renouvellera automatiquement aux nouvelles conditions);
  3. Vous devez avoir une preuve de réception. Si vous utilisez le courrier recommandé papier, vous devrez avoir l’accusé de réception de remise en main propre OU si vous utilisez Pronotif, il s’agira du rapport de preuve qui est généré automatiquement après l’envoi de votre notification et où vous pourrez suivre l’évolution du statut de votre notification.

Après réception de votre avis, votre locataire aura plusieurs alternatives :

  1. Accepter la reconduction de bail avec les modifications que vous aurez ajoutées,
  2. Refuser les modifications proposées et renouveler le bail,
  3. Ne pas renouveler le bail et quitter le logement à la fin de son bail actuel.

Vous l’aurez compris, le renouvellement d’un bail n’est pas une étape à négliger. Bien au contraire!

Si vous êtes membre de la CORPIQ et que vous souhaitez continuer à envoyer vos avis par courrier papier, profitez des modèles de lettres qui ont été rédigés par des experts en immobilier.

Si vous souhaitez envoyer votre avis de reconduction de bail électroniquement, c’est totalement possible avec les services offerts par Pronotif. Avec notre solution de courriels certifiés, gagnez du temps et de l’argent en passant par l’envoi des notifications électroniques. Notez bien que notre solution est conforme auprès du Tribunal administratif du Logement.

En étant membre de la CORPIQ, sauvez encore plus de dollars avec nos rabais exclusifs aux membres CORPIQ.

Vous n’avez pas encore envoyé vos avis de renouvellement à votre ou vos locataires? Commencez dès maintenant en vous connectant ou en vous créant un compte sur Pronotif !

SECTION RELATIVE AUX PROFESSIONNELS JURIDIQUES

Installation du module Outlook Pronotif

Pour installer le module Outlook :

Si la version installée est la version originale de Lexop, vous n’avez pas besoin de la désinstaller (installation typique).

 

  1. Télécharger le fichier d’installation PronotifModuleSetup.msi en cliquant sur https://www3.corpiq.com/pronotif/addin/PronotifModuleSetupFR.msi
  2. Si vous avez une alerte de sécurité choisir l’option Conserver ou accepter
  3. Fermer Outlook;
  4. Double-cliquer sur le fichier d’installation pour lancer l’assistant de configuration du module Pronotif pour Outlook;
  5. Suivre les instructions à l’écran, puis sélectionner la langue désirée;Sur certain Windows 10, une fenêtre SmartScreen va apparaitre.  

     

    Vous pouvez cliquer sur information supplémentaire afin de visualiser les informations du certificat.

     

    Cliquer sur « Exécuter quand même »;

     

  6. Une fois le module Pronotif pour Outlook installé, cliquer sur « fermer » pour quitter l’assistant de configuration;
  7. S’assurer d’avoir un compte établi au préalable (sinon visiter https://legal.pronotif.com/fr/inscription pour en créer un);
  8. Lancer Outlook;
  9. Le groupe d’action « Nouvel Item Pronotif » apparait sur le ruban Outlook, comme démontré ci-dessous.

            Vous pouvez cliquer sur le bouton « À propos » pour voir la version de l’addin.

Si vous changez de langue, vous devez redémarrer votre ordinateur.

 

            Au moment du premier partage ou de la première notification, il faudra s’identifier en entrant votre nom d’usager     (votre courriel) et votre mot de passe.

 

        

Vous pouvez également regarder cette video de présentation sur l’installation du module complémentaire Pronotif sur Outlook, simplement cliquez ici

CETTE OPTION N’EST PAS DISPONIBLE POUR LES UTILISATEUR IMMOBILIERS

Pronotif permet à ses utilisateurs de notifier des documents aux destinataires de leur choix. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Pronotif. Cette activité est accessible via le module Outlook (ou votre Tableau de bord).
Pour notifier des documents :

1. Cliquez “Courriel certifié” à partir du groupe d’action Pronotif. (Sur le ruban Outlook) :

2. Entrez les informations du dossier dont il est question :
notificationfr2

3. Entrez le nom de l’expéditeur (optionnel) si vous notifiez des documents au nom d’une autre personne. Cette information sera affichée par le service de courriel des destinataires :

partage2

4. Ajoutez des destinataires, tel un courriel régulier. Si vous avez des listes prédéfinies associées à votre compte, vous pouvez les utiliser en cliquant “Sélectionner les destinataires…”;

5. Vous pouvez sélectionner « Transfert Sécurisé » si vous désirez ajouter une protection supplémentaire aux documents que vous joigniez (NIP), et activer l’option « Effacer le metadata » si vous voulez effacer le metadata (incluant les “track-changes” et commentaires contenus dans les documents MS Office) :

partage3

6. Cliquez sur « Modifier les destinataires… » et entrez le nom complet de ces derniers, s’il y a lieu. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder la Liste… » pour garder en mémoire la liste actuelle. Par la suite, vous pourrez l’utiliser pour vos partages et/ou notifications subséquents en cliquant sur « Sélectionner les destinataires… » :

  1. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez notifier, tel un courriel régulier;
  1. Utilisez la boite de message pour inscrire un message personnalisé à vos destinataires;
  1. Cliquez sur “Notifier” ou “Envoyer”.

 

Voici un exemple du courriel qui serait envoyé à vos destinataires :

À noter : un Rapport de confirmation sera disponible pour vos destinataires à partir du courriel ou de leur Tableau de bord (s’ils sont membres de Pronotif). De plus, le Rapport vous sera également disponible via votre Tableau de bord.

Partage via Outlook

CETTE OPTION N’EST PAS DISPONIBLE POUR LES UTILISATEUR IMMOBILIERS

Pronotif permet à ses utilisateurs de partager des documents aux destinataires de leur choix. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Pronotif. Cette activité est accessible via le module Outlook.
Pour partager des documents :

1. Cliquez sur « Partager » à partir du groupe d’action « Nouvel Item Pronotif » (sur le ruban Outlook).

2. Entrez le nom de l’expéditeur (optionnel) si vous partagez des documents au nom d’une autre personne. Cette information sera affichée par le service de courriel des destinataires.

partage2

3. Ajoutez des destinataires, tel un courriel régulier. Si vous avez des listes prédéfinies associées à votre compte, vous pouvez les utiliser en cliquant « Sélectionner les destinataires… ».

4. Vous pouvez sélectionner « Transfert Sécurisé » si vous désirez ajouter une protection supplémentaire aux documents joints (NIP), et activer l’option « Effacer le metadata » si vous voulez effacer le metadata (incluant les « track-changes » et commentaires contenus dans les documents MS Office).

partage3

5. Cliquez sur « Modifier les destinataires… » et entrez le nom complet de ces derniers, s’il y a lieu. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder la Liste… » pour garder en mémoire la liste actuelle pour l’utiliser pour vos partages et/ou notifications subséquents en cliquant sur « Sélectionner les destinataires… ».

6. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez partager, tel un courriel régulier.

7. Utilisez la boite de message pour inscrire un message personnalisé à vos destinataires.

8. Cliquez sur « Partager » ou « Envoyer ».

 

Voici un exemple du courriel qui serait envoyé à vos destinataires :

Partage de fichier, comment supprimer une pièce jointe?

Pour supprimer un fichier ou un dossier que vous avez transmis au travers d’une activité telle qu’un partage de fichier, rien de plus simple.

Allez dans l’activité en question puis cliquez sur X fichier(s) :

Ensuite, sélectionnez le fichier que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur l’icône de la corbeille :

Comment sécuriser davantage l’envoi de pièces jointes? Puis-je ajouter un mot de passe?

Dans l’étape 1 d’une activité, vous pouvez ajouter un NIP (numéro d’identification personnel) pour qui leur permettra de télécharger les pièces jointes que vous leur enverrez.

Cochez simplement la case « Sécuriser » puis au niveau de la ligne de votre destinataire vous ajouterez le NIP.

Conseil : un bon mot de passe doit contenir au moins 12 caractères dont 4 types différents que sont des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.

Exemple avec une notification électronique :

J'ai atteint ma limite de stockage, quoi faire?

Vous venez de recevoir un message vous indiquant que vous avez atteint le maximum de la capacité de stockage de votre compte d’organisation et vous vous demandez comment remédier à ce problème?

Vous pouvez voir l’espace total de stockage utilisé lorsque vous allez dans « Paramètres » puis « Organisation » :

Dans un premier temps, si certains de vos partages de fichiers envoyés ne sont plus d’actualités, vous pouvez supprimer le fichier ou les fichiers du partage concerné.

Pour cela aller dans « Partage de fichiers », sélectionnez un de vos envois, puis cliquez sur fichier(s) :

Ensuite, cliquez simplement sur la poubelle pour supprimer le(s) fichier(s) concerné(s) :

Cliquez sur « Oui » pour confirmer et le tour est joué :

Dans un second temps, demandez aux différents utilisateurs de votre organisation de faire un nettoyage des brouillons dans chacune des activités. En effet, s’ils avaient ajouté des pièces jointes dans leurs brouillons, cela vous permettra de récupérer de l’espace de stockage.

Si votre espace de stockage est tout de même atteint malgré le nettoyage, contactez notre équipe de soutien et nous regarderons plus en détail vos besoins du quotidien.

Courriel certifié via Outlook

Pronotif permet à ses utilisateurs de notifier des documents aux destinataires de leur choix. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Pronotif. Cette activité est accessible via le module Outlook (ou votre Tableau de bord).
Pour notifier des documents :

1. Cliquez « Courriel certifié » à partir du groupe d’action Pronotif. (Sur le ruban Outlook) :

2. Entrez les informations du dossier dont il est question :
notificationfr2

3. Entrez le nom de l’expéditeur (optionnel) si vous notifiez des documents au nom d’une autre personne. Cette information sera affichée par le service de courriel des destinataires :

partage2

4. Ajoutez des destinataires, tel un courriel régulier. Si vous avez des listes prédéfinies associées à votre compte, vous pouvez les utiliser en cliquant « Sélectionner les destinataires…»;

5. Vous pouvez sélectionner « Transfert Sécurisé » si vous désirez ajouter une protection supplémentaire aux documents que vous joigniez (NIP), et activer l’option « Effacer le metadata » si vous voulez effacer le metadata (incluant les « track-changes » et commentaires contenus dans les documents MS Office) :

partage3

6. Cliquez sur « Modifier les destinataires… » et entrez le nom complet de ces derniers, s’il y a lieu. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder la Liste… » pour garder en mémoire la liste actuelle. Par la suite, vous pourrez l’utiliser pour vos partages et/ou notifications subséquents en cliquant sur « Sélectionner les destinataires… » :

  1. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez notifier, tel un courriel régulier;
  1. Utilisez la boite de message pour inscrire un message personnalisé à vos destinataires;
  1. Cliquez sur « Notifier » ou  « Envoyer ».

 

Voici un exemple du courriel qui serait envoyé à vos destinataires :

À noter : un Rapport de confirmation sera disponible pour vos destinataires à partir du courriel ou de leur Tableau de bord (s’ils sont membres de Pronotif). De plus, le Rapport vous sera également disponible via votre Tableau de bord.

Comment importer une nouvelle liste de contact ?

Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de contact via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter un nouveau contact un-par-un.

Voici comment procéder avec notre processus d’import via un fichier Excel :

  1. Dans la section Destinataire, cliquez sur  »Importer »:
  2. Quand votre liste est prête, cliquez sur le bouton  »Ma liste est prête » (sachez que vous avez à votre disposition un modèle en guise d’exemple. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Télécharger le modèle ») :
  3. Appuyez sur  »Sélectionnez votre fiche d’import » puis suivez le reste des étapes :

Lorsque vous faites l’import de nouveaux contacts assurez-vous au préalable de ne pas avoir deux contacts avec le même courriel dans le gestionnaire de contact.
En cas de doute, nous pouvons vous recommander de supprimer en amont vos listes de propriétés avant de faire de nouveau un import.

Quelle est la durée d'expiration de mes pièces jointes pour le partage de documents ?

Les partages de fichiers expirent de base après 30 jours.

Cependant dans les options en étape 3, vous aurez la possibilité de changer la date d’expiration du ou des fichiers que vous souhaitez partager. Vous avez simplement à changer le nombre de jours dans  »Paramètres du courriel ».

À quoi ça sert d’arrêter la campagne d’une activité ?

Une campagne est un envoi que vous avez effectué et que vous souhaitez arrêter pour ne plus donner accès à un destinataire par exemple à une pièce jointe, de pouvoir vous répondre, recevoir des notifications de suivi pour cet envoi, ne plus suivre les statuts…

En d’autres termes pour arrêter l’accès à une PJ suite à l’envoi d’une activité à un destinataire, allez dans l’une des activités, cliquez sur le bouton « Plus » puis sur « Arrêter » : (exemple avec une notification électronique)

Puis confirmer l’opération :

Une fois avoir cliqué sur « Oui » la campagne sera arrêtée.