Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, rendez vous à la page d’inscription de Pronotif et remplissez les champs. De façon à profiter d’une expérience optimale et adaptée à vos besoins spécifiques, veuillez indiquer l’industrie dans laquelle vous œuvrez. Une fois votre compte créé, vous pourrez ajouter des utilisateurs au sein de votre organisation dans vos paramètres.
La fonctionnalité de courriel certifié de Pronotif (juridiquement appelée « notification ») est idéale pour les entreprises et professionnels qui ont besoin de notifier des courriels et des documents, tout en obtenant une preuve de transmission conforme et valide. Afin d’initier un courriel certifié, cliquez sur le bouton « Courriel certifié » dans votre tableau de bord ou sur le bouton « Nouvelle activité ».
Voici les 4 étapes à suivre :
L’onglet « Suivi » situé dans la barre latérale gauche de votre écran vous permet de suivre en temps réel toutes vos transmissions.
Pour bien commencer sur notre outil de notification certifié, veuillez trouver ci-dessous quelques étapes pour correctement configurer votre compte et ainsi profiter de l’ensemble des bénéfices de Pronotif :
Si vous êtes membre de la CORPIQ, ajoutez votre numéro de membre pour profiter de nos prix préférentiels sur votre compte.
Pour cela, allez dans vos paramètres, puis dans la section CORPIQ de votre compte. Inscrivez ensuite les 22 caractères qui se trouvent au dos de votre carte de membre CORPIQ, puis sauvegarder simplement.
Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez tous nos bénéfices en plus de nos tarifs attractifs en cliquant ici
Plus simple et plus rapide que les recommandés papiers, non ?
Vous avez une question sur l’utilisation de Pronotif, n’hésitez pas à prendre contact avec notre support technique qui se fera un plaisir de vous répondre et de vous aider dans votre problématique.
Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant par voie technologique que le contenu a été reçu, vu ou téléchargé.
Dans les décisions suivantes, le Tribunal administratif du logement a reconnu la validité de Pronotif.
Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de preuve qui contient un audit de vérification de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation de serveur-courriel, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel.
Il n’est pas nécessaire que le destinataire ouvre le courriel qui lui est transmis, pour que la livraison soit confirmée. Autrement dit, dès que le courriel est reçu avec succès par le serveur-courriel du destinataire (donc qu’il est dans la boite de réception), Pronotif capte la confirmation du serveur-courriel (la réponse SMTP) et l’inscrit dans le Rapport de confirmation.
Le Rapport est conforme au nouveau Code de procédure civile du Québec, ainsi qu’aux règles de procédures des autres provinces canadiennes et de certains États américains.
En résumé, le Rapport indique :
Pronotif® vous permet de suivre les interactions du destinataire avec le courriel que vous lui avez envoyé. Pour suivre cette activité, plusieurs options sont possibles.
Pour un aperçu rapide des dernières activités, utilisez le tableau de bord. Vous pouvez y accéder via la colonne située à gauche de votre écran.
Vous y trouverez les derniers brouillons rédigés, des options pour envoyer des notifications ou des consentements, mais surtout le fil d’actualité, situé à droite de votre écran.
Cette fonctionnalité vous permet d’être informé en temps réel des dernières interactions avec les notifications que vous avez envoyé. Ainsi, si un de vos locataires reçoit une de vos notifications, un message apparaîtra immédiatement. En cliquant sur celui-ci, vous obtiendrez plus d’informations tel que le Rapport de preuve, une copie de la notification envoyée, les actions posées par chaque destinataire, etc.
Pour un suivi complet de vos envois, utilisez l’onglet « Notifications électroniques », situé dans la colonne à gauche de votre écran.
Cette option vous permet d’accéder à l’ensemble des notifications que vous avez envoyé, tout en vous laissant la possibilité d’accéder au détail de chacune (rapport de preuve, réponse du destinataire, copie de la notification envoyée, etc).
Enfin, vous pouvez obtenir l’ensemble des rapports de preuve obtenus en les compilant en un seul document. Pour ce faire, cliquez sur votre profil, en haut à droite de l’écran, puis sur « Paramètres ».
L’onglet « Mon compte », situé à gauche de la page affichée, vous proposera plusieurs choix de catégorie. Cliquez sur « Rapport de preuve compilé », puis sélectionnez l’intervalle de temps sur laquelle vous voulez générer la compilation. Un courriel contenant le rapport vous sera envoyé dans les minutes suivantes.
Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :
Toutes les transmissions et communications de Pronotif passent par un tunnel HTTPS sécurisé, un cryptage AES 256 et un certificat SSL. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.
Lors de la notification d’un document électronique par Courriel Certifié, Pronotif génère automatiquement un Rapport de preuve contenant une piste d’audit détaillée de la transmission. Le Rapport fait foi de la transmission en établissant de toute évidence par horodatage et par confirmation du serveur courriel, l’instant précis où votre destinataire a reçu votre courriel, l’a ouvert et en a téléchargé le contenu. Si vous êtes un utilisateur juridique, le Rapport contient également tous les renseignements requis par les règles de procédure civile en Amérique du Nord, dans la mesure où la notification est permise.
Lorsque vous faites une notification, la technologie Pronotif vous permet de suivre la progression de la notification et le serveur du destinataire. Vous pouvez donc déterminer si le courriel a été transmis, si le destinataire a ouvert votre courriel et s’il a téléchargé les pièces jointes. Le tout est disponible dans la section Survol.
Pronotif se justifie pleinement à l’aune du cadre juridique québécois. Le Code de procédure civile, adopté en 2014, qualifie de notification « tout mode approprié qui permet à celui qui notifie de constituer une preuve de la remise, de l’envoi, de la transmission ou de la publication du document (…) notamment par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste, par la remise du document, par un moyen technologique ou par avis public ».
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (la « Loi ») est le cadre de référence en la matière. Cette Loi prévoit, entre autres, qu’un document constitue un ensemble d’informations porté par un support, pouvant être rendu au moyen de tout mode d’écriture. En d’autres mots, le support peut être physique ou technologique et la façon dont il contient l’information est sans incidence sur la définition d’un document.
La Loi prévoit de plus que la valeur juridique d’un document n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support spécifique (physique ou technologique) a été choisi et qu’un document a la même valeur sans égard au support utilisé, pourvu que son intégrité puisse en être assurée. L’intégrité signifie qu’il est possible de démontrer que l’information contenue n’est pas altérée et est maintenue dans son intégralité, son support procurant la stabilité et la pérennité voulue.
À propos de la transmission, la Loi est claire sur la validité d’une communication faite par un mode technologique. D’abord, on y mentionne qu’un document peut être « transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support », à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique. Rien dans les règles de droit sur le bail du logement ne prévoit l’emploi d’un mode spécifique.
Mais qu’en est-il de la réception? La Loi indique que le document est présumé reçu ou remis lorsqu’il devient accessible à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de recevoir de lui un document, dans la mesure où l’adresse est active.
Pronotif représente un intérêt certain, puisque le processus qu’il utilise garantit la fiabilité de l’information transmise au destinataire et constitue un mode de transmission juridiquement valide des documents.
Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.
Nous utilisons les serveurs canadiens de Microsoft Azure afin de garantir que vos données se trouvent sur le sol canadien, y compris toutes les sauvegardes.
SMTP est l’abréviation de Simple Mail Transfer Protocol (Protocol Simple de Transfert de Message), couramment utilisé par la majorité des serveurs de courriel. Votre message sera transféré d’un point à l’autre, de votre boîte à celle de vos destinataires. Lors de ces différents « bonds » (pensez à des sauts), les serveurs renverront des réponses pour signaler un succès ou non, ainsi que les raisons s’il y a échec de la transmission. Voici quelques exemples de réponses SMTP, du site de SendGrid (https://sendgrid.com/blog/smtp-server-response-codes-explained) :
250 – Cette réponse du serveur SMTP signifie simplement que tout s’est bien passé et que votre message a été remis au serveur du destinataire (cela ne signifie pas que votre message a été ouvert…).
421 – Votre message a été temporairement différé par le serveur destinataire. Cela est généralement dû à un trop grand nombre de connexions dans un court laps de temps ou à un trop grand nombre de messages.
450 – Votre message n’a pas été remis car la boîte aux lettres de l’autre utilisateur n’était pas disponible. Cela peut se produire si la boîte aux lettres est verrouillée ou si elle n’est pas routable.
451 – Cette réponse est envoyée lorsque le message a tout simplement échoué. Souvent, ce n’est pas votre faute, mais celle d’un serveur distant.
452 – Ce type de réponse est envoyé lorsqu’il n’y a pas assez de stockage système pour envoyer le message. Votre message est reporté jusqu’à ce que le stockage se libère et qu’il puisse être délivré.
550 – Le message a échoué parce que la boîte aux lettres de l’autre utilisateur est indisponible ou parce que le serveur destinataire a rejeté votre message.
551 – La boîte aux lettres à laquelle votre message était destiné n’existe pas sur le serveur du destinataire.
552 – La boîte aux lettres à laquelle votre message a été envoyé ne dispose pas de suffisamment d’espace de stockage pour accepter votre message.
553 – Votre message n’a pas été remis car le nom de la boîte aux lettres à laquelle vous l’avez envoyé n’existe pas.
Les balises de personnalisation permettent d’envoyer des courriels en masse de façon personnalisées, avec les informations propres à chaque destinataire.
Que vous utilisiez un modèle d’avis ou que vous créiez un nouveau message à partir de zéro, vous pouvez y ajouter des balises qui seront remplies automatiquement lors de l’envoi, selon les informations personnelles du destinataire (ex.: Nom du destinataire , Courriel du destinataire, etc.)
La quatrième étape de création d’une activité vous donne un aperçu de l’apparence générale de votre courriel. Pour le visualiser en fonction d’un destinataire spécifique, cliquez sur le lien au-dessus du courriel qui indique le nombre de destinataires (voir la capture d’écran ci-dessous), puis sélectionnez le destinataire souhaité.
Oui tout à fait, pour cela allez dans vos paramètres de compte puis cliquez sur le rapport compilé des activités. Vous pourrez ensuite exporter la liste des destinataires au format .xlsx ou .csv par rapport aux dates que vous aurez choisies.
Une fois la demande effectuée, vous recevrez un courriel avec le rapport compilé comme désiré.
Notez que vous pouvez également sortir des rapports compilés concernant les rapports de preuves ainsi qu’au niveau des activités.
Votre employé utilise une adresse courriel de votre entreprise, faites tout simplement l’option « mot de passe oublié » pour récupérer un accès à son compte au travers sa boite de messagerie professionnelle.
Tout à fait ! Notre outil est supporté sur ordinateur, tablette ou mobile sans problème. Veuillez simplement vous assurer d’utiliser une version de navigateur à jour pour profiter de la meilleure expérience possible.
Quand vous recevez une notification électronique certifiée Pronotif avec une pièce jointe, cliquez sur la pièces jointe que vous souhaitez télécharger. Vous serez ainsi redirigé vers une page comme celle-ci :
Avant de télécharger votre fichier, si vous le souhaitez ou si vous avez un doute vous pouvez vérifier l’intégrité du fichier.
Pour cela, retournez dans la notification certifiée qu’on vous a envoyé puis cliquez sur le bouton ‘’rapport de preuve’’.
fois le rapport de preuve affiché copiez la liste de caractères correspondant à SHA256 checksum (en haut à droite du rapport) :
Cette chaîne de caractère est unique à chaque fichier.
Ensuite vous avez juste à copier cette chaine ici :
Si le document est intègre un crochet vert apparaitra à la fin du champ.
Dans le cas contraire une croix rouge apparaitra.
Exemple :
Si tel est le cas, veuillez-vous rapprocher de l’envoyeur pour avoir plus d’explication et/ou qu’il vous renvoie une nouvelle notification certifiée.
Pronotif possède une excellente réputation, nous permettant ainsi d’avoir un très haut niveau de délivrabilité dans les boites de messagerie (plus de 96% de transmission).
Le délai de transmission peut varier selon plusieurs facteurs indépendants à Pronotif mais généralement une notification est transmise dans un délai de 30 minutes maximum.
La dite « protection » n’est pas nécessaire, car nous demandons le consentement de la personne afin de communiquer avec elle en plus que c’est une communication pertinente et correspondante aux contrats « le bail » qui unissent les partis. Donc la notification ne peut être considérée comme du SPAM. Si la question est « est-ce que le courriel pourrait tomber dans le dossier SPAM, alors oui cela pourrait arriver. Cependant le cas est plutôt rare car Pronotif possède une excellente réputation et nous permet ainsi d’avoir un très haut niveau de délivrabilité dans les boites de messagerie.
Dans certaines juridictions, la loi ne mentionne pas spécifiquement le format sous lequel un avis à un locataire est censé être livré. Il est évident qu’il doit être « écrit », mais il n’est parfois pas précisé si un format électronique est accepté. N’oubliez pas non plus que le Pronotif n’est pas seulement un courriel, c’est un courriel avec une piste d’audit complète et une preuve de livraison. Par conséquent, pour les marchés où la validité des avis par courriel n’est pas encore confirmée, nous avons créé une fonction appelée « Demander le consentement ». Elle peut être utilisée pour recueillir le consentement des locataires, avant de leur envoyer des avis officiels par Pronotif. Cette confirmation de consentement est ensuite ajoutée dans le rapport de preuve que Pronotif génère instantanément pour chaque avis envoyé.
Lorsque vous créez un nouveau locataire, Pronotif vous demande toujours de sélectionner la langue de préférence du locataire (français, anglais, ou les deux). Pronotif vous permet ainsi d’envoyer différentes versions d’un même courriel en fonction des préférences linguistiques de chaque destinataire.
Lors de la création d’un courriel, après avoir ajouté vos destinataires, Pronotif examinera leurs langues de préférence respectives et générera automatiquement un « sujet » et un « message » dans chacune des langues représentées par vos destinataires.
N.B. Un destinataire francophone recevra uniquement le courriel en français, alors qu’un destinataire anglophone recevra quant à lui le courriel en anglais.
Une fois que vous avez importé une propriété et ses locataires, ces derniers sont disponibles à la première étape de création d’une activité. Vous pouvez ainsi les sélectionner individuellement ou choisir une propriété en particulier qui regroupe tous les locataires.
Habituellement, les serveurs de vos destinataires bloquent les courriels de plus de 25MB. Mais avec Pronotif, vous pouvez envoyer des fichiers jusqu’à 60MB sans vous soucier des restrictions de taille. La raison est simple, votre destinataire recevra des liens vers les documents au lieu des documents eux-mêmes en pièce jointe.
Oui tout à fait, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.
Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Statistiques ».
Vous verrez ainsi les statistiques liées à votre compte concernant les notifications électroniques et les demandes de consentement. Vous pourrez consulter le pourcentage de taux d’ouverture pour les messages transmis, ouverts et les pièces jointes téléchargées par les destinataires de vos envois.
Si vous êtes administrateur ou administrateur rapports du compte de votre organisation, vous pourrez également visualiser les statistiques pour toute l’organisation.
Les messages de vos notifications, partages, demandes de consentement et collectes de documents sont formulés par défaut par Pronotif. Ils définissent les transmissions aux destinataires et servent à titre de messages introductoires. Pour les modifier, vous devez être administrateur de l’organisation ou gestionnaire d’une division. Rendez-vous à la page Paramètres et naviguez vers la section « Communications ». Vous pourrez ensuite modifier le contenu des messages sortants. Les boutons « Nom du destinataire » et « Nom de l’expéditeur » sont des éléments passe-partout que l’on ajoute et qui seront par la suite remplacés par les noms réels lors des envois. N’oubliez pas de « Sauvegarder » une fois satisfait des changements. Pour revenir aux messages par défaut, simplement effacer le contenu de la boîte en la laissant vide et « Sauvegarder » à nouveau.
Oui. À la seconde étape (Composer) de création d’un Courriel Certifié ™, vous pouvez choisir de joindre le(s) même(s) fichier(s) pour tous vos destinataires, en le(s) glissant dans l’onglet Pour Tous de la section Pièce Jointes (Optionnel).
Pour envoyer différents fichiers à différents destinataires, vous devez le faire via l’onglet Par Destinataire de la section Pièce Jointes (Optionnel), en glissant les fichiers dans la boîte respective de chaque destinataire. Les fichiers envoyés à un destinataire spécifique ne seront visibles que par lui.
Vous pourrez trouver en tout temps vos brouillons dans votre compte, ils ont aucune durée de validité. Ils ont donc une durée de validité illimité (sauf si vous décidez de les supprimer).
Avant d’effectuer toute manipulation de suppression de votre compte, nous vous recommandons de télécharger les différentes pièces jointes que vos destinataires ont pu vous envoyer, vos rapports de preuves, vos rapports compilés ou tout autre document actuellement à votre disposition au travers de notre outil Pronotif.
En effet, une fois votre compte supprimé, il ne sera plus possible de récupérer vos documents. Soyez bien certain d’avoir récupéré une copie de vos documents pour vos dossiers personnels. Toute action de suppression de compte est irréversible et définitive (et ne pourra en aucun cas être récupéré par notre équipe du support technique).
Lorsque que vous êtes prêt à supprimer votre compte, allez dans les paramètres de votre compte Pronotif puis allez dans la sous-section « Annuler mon compte » puis cliquez sur « Procédez à la suppression de mon compte » :
Une fois le processus complété, votre compte sera définitivement supprimé.
Nous faisons évoluer Pronotif en tout temps par l’amélioration continue. Da façon régulière, nous effectuons des déploiements afin de vous faire profiter de la meilleure expérience possible tout en développant de nouvelles fonctionnalités. Ceux-ci vous permettent d’améliorer la relation avec vos destinataires, et à vous faire gagner du temps dans vos tâches au quotidien.
Si notre service doit être momentanément interrompu pour une maintenance ou une mise à jour, nous vous enverrons une communication pour vous prévenir en amont.
Lorsque vous utilisez Pronotif quotidiennement vous pouvez vous retrouver avec plusieurs pages d’activités. Afin de vous aider à retrouver plus facilement une activité, nous avons mis à votre disposition des filtres pour affiner votre recherche.
Sur chacun des tableaux de bord d’un type d’activité, vous pouvez :
Effectuer une recherche textuelle en inscrivant l’intitulé du Sujet de l’envoi, la référence ou son Nom de dossier :
Lorsque vous cliquez sur ‘’Plus de filtre’’ vous pourrez filtrer vos activités suivant leurs statuts de transmission, d’ouverture, de téléchargement et de réponses. Mais également la possibilité de filtrer sur une période d’envoi :
Sur votre tableau de bord principal, vous pouvez voir apparaitre lorsque l’une de vos activités n’a pas transmise ou ouverte sur les 14 derniers jours. Ces alertes ont pour objectif de vous aider dans votre processus de relance auprès de votre ou vos destinataires.
Retrouvez ci-dessous quelques détails sur les alertes d’une activité qui peuvent apparaitre :
Dans Pronotif vous pouvez générer des rapports d’activité. Pour cela, allez dans les paramètres de votre compte, puis cliquez sur Rapport compilé d’activité.
Vous pourrez ensuite sélectionner le type d’activités, le format de réception du rapport (.xlsx ou .csv) ainsi que la période des activités que vous souhaitez exporter.
À la troisième étape de création d’une activité, vous avez l’option d’activer les réponses des destinataires. Le cas échéant, vos destinataires pourront répondre directement à votre courriel via le portail de réponse sécurisé de Pronotif. Vous serez notifié par courriel en cas de réponse.
Les réponses à vos courriels apparaîtront toujours sous l’onglet Communications de leur page de détails respective, ainsi que dans leur rapport de preuve.
N.B. Vos destinataires n’ont PAS besoin d’avoir un compte Pronotif pour répondre à vos courriels via notre portail sécurisé.
À la troisième étape de la création de votre activité, vous avez l’option de définir un rappel aux destinataires. Si vous sélectionnez cette option, Pronotif renverra votre courriel aux destinataires qui ne l’auront pas ouvert lors du premier envoi ou qui n’auront pas téléchargé ses pièces jointes après un délai de 5 ou 7 jours.
Autrement dit, si vous définissez un rappel pour vos locataires qui n’ont pas ouvert votre courriel cinq jours après son envoi initial, ce dernier sera automatiquement renvoyé à ceux qui répondent à ce critère.
Oui. À la troisième étape (Options) de création d’une activité, vous avez la possibilité de définir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre courriel soit envoyé.
Tous vos courriels programmés seront enregistrés dans votre boîte d’envoi, sous l’onglet Postdaté. Vous pouvez les modifier avant l’envoi en cliquant simplement sur l’un d’entre eux.
N.B. Dans la table de vos courriels programmés, la colonne Prêt à partir vous indique si un courriel contient toutes les informations requises à l’envoi. Un crochet vert indique qu’il est prêt à être envoyé, alors qu’un crochet rouge signifie que des informations sont encore manquantes.
Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, cliquez sur « Inscription » et remplissez les champs.
Vous êtes membre de la CORPIQ ? Inscrivez les numéros au dos de votre carte de membre pour obtenir vos rabais.
Vous recevrez un courriel de confirmation afin de finaliser la création de votre compte. Cliquer sur le lien pour compléter la création de votre compte.
Si vous avez oublié votre mot de passe utiliser le lien « Mot de passe oublié? » sur la page de connexion
Entrez ensuite le courriel utilisé lors de la création de votre compte. Un message vous permettant de réinitialiser votre mot de passe sera envoyé à cette adresse.
Lors de l’envoi d’une notification Pronotif utilisez le champ « Référence » afin d’organiser vos envois en fonction du type de notification.
Ex : Avis d’augmentation de loyer 2021
Vous allez pouvoir ainsi trier vos envois et avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos notifications.
Un forfait de crédits Pronotif® n’a pas de limite de temps. Vous pouvez donc les utiliser quand bon vous semble.
Si vous le souhaitez, vous pouvez personnifier vos notifications avec les informations de votre entreprise. Pour ce faire, cliquez sur votre nom en haut à gauche de la page, puis sur « Paramètres ».
Dans la colonne de gauche, cliquez sur « Organisation ».
Vous pourrez tout d’abord modifier le nom et l’adresse de votre organisation. Il vous suffit de modifier les champs associés, puis de cliquer sur « Sauvegarder ».
L’option suivant vous permet d’ajouter un logo qui apparaîtra en haut de toutes vos notifications. Pour ajouter une image, déposez-la dans la zone indiquée ou cliquez pour l’ajouter depuis votre ordinateur.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à utiliser votre compte Pronotif en votre nom.
Pour cela, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.
Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs » puis cliquez sur le bouton « Inviter un utilisateur ».
Ajouter le prénom, le nom, la langue de communication et le courriel. Il vous restera à choisir le rôle de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.
En effet, plusieurs rôles peuvent être possible d’attribuer à un utilisateur :
Une fois le rôle de la personne défini, il vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton « Inviter ». Un courriel de confirmation sera envoyé à l’utilisateur.
ATTENTION : Assurez-vous d’utiliser un courriel dont vous avez le contrôle advenant le départ de l’utilisateur afin d’obtenir l’accès aux notifications effectuées. Afin de préserver l’intégrité des données, il n’y a pas d’accès entre les différents utilisateurs d’un même compte.
Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre compte Pronotif ou celui de votre organisation si vous êtes administrateur du compte.
Pour cela, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.
Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs ».
Recherchez la personne que vous souhaitez supprimer. Une fois trouvé, vous avez simplement à cliquer sur l’icône de la poubelle (tout à droite au niveau de l’utilisateur concerné).
ATTENTION : Ne supprimez pas de compte si vous avez des notifications à conserver.
Oui, pour des raisons de sécurité, nous pouvons bloquer l’accès à Pronotif dans certains pays qui nous cause des problèmes.
Avant tout, vous devez être administrateur du compte de l’organisation. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.
Si vous êtes administrateur, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.
Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Activités ».
Vous verrez un compte rendu d’activités par utilisateur dans votre organisation. Vous pourrez notamment consulter les envois et les renvois effectuées, ainsi que la valeur de ces derniers.
Il est possible de consulter l’utilisation de vos notifications en cliquant sur vos crédits disponibles en haut à droite de votre écran.
Vous pouvez également y accéder en cliquant sur votre prénom et nom (également en haut à droite) puis cliquez sur « Facturation ».
Si vous utilisez Pronotif en mobile, allez dans le menu (en haut à gauche) puis appuyez sur « Factures ».
Pour accéder à vos factures :
Vous retrouverez vos différentes factures en bas de cette page, cliquez sur l’une d’entre elles pour visualiser votre facture au format Acrobat (PDF). Si vous le souhaitez vous pourrez la télécharger et/ou l’imprimer selon vos besoins.
Afin que la demande soit traitée, notre service de paiement demande un délai de traitement entre 5 à 10 jours ouvrables. Ce délai est indépendant de notre volonté et nous vous remercions par avance pour votre compréhension.
Si vous êtes amené à utiliser des webhook dans votre organisation, une fois connecté à votre compte vous pouvez ouvrir un nouvel onglet en utilisant cette URL pour accéder aux endpoints de nos webhook :
https://realestate.pronotif.com/organization/webhook_endpoints
Pour cela, aller dans ‘’Paramètres’’ puis Mon compte. Ensuite cliquez sur la section ‘’Profil’’.
Vous verrez votre courriel actuellement inscrit à votre compte, changez-le puis cliquez sur ‘’Sauvegarder’’.
Une demande de consentement est le simple fait de donner son accord à une action. Dans le cadre de Pronotif, la demande de consentement vous permettra de recevoir l’autorisation d’une personne de communiquer avec elle par le biais de notre plateforme Pronotif si cette dernière l’accepte.
Dans le cas, où la personne refuserait la demande de consentement, il faudra communiquer avec elle par un autre moyen.
Lorsque vous ajoutez vos locataires à votre compte Pronotif, il vous est possible d’indiquer si vous avez reçu leur consentement pour leur envoyer des courriels. Pour ceux dont le consentement n’a pas encore été obtenu, vous pouvez le demander en utilisant la fonctionnalité Consentements de Pronotif.
Voici comment procéder:
Vous serez notifié par courriel dès qu’un destinataire accepte votre demande et son statut de consentement sera mis à jour dans votre compte Pronotif.
Une fois qu’un locataire vous a donné son consentement, vous pourrez lui envoyer des avis à l’aide du Courriel Certifié ™ de Pronotif.
1- Connectez-vous sur Pronotif.com.
2- Une fois connecté, vous serez redirigé vers le Tableau de bord. Cet espace vous permet d’accéder à l’ensemble des fonctions offertes sur Pronotif®.
3- Vous devez, avant d’envoyer les demandes, enregistrer vos logements ainsi que vos locataires sur votre compte. Pour savoir comment ajouter vos propriétés et vos locataires cliquez ici.
4- Une fois les propriétés et locataires ajoutés, appuyez sur « Demande de consentement ».
5- Dans le champ « Cherchez parmi vos destinataires », vous pouvez rechercher un locataire par son nom ou son adresse courriel ou encore vous pouvez choisir une de vos propriétés pour ajouter automatiquement tous les locataires à cette adresse.
6- Une fois les locataires ajoutés, vous pouvez appuyer sur la corbeille au bout de la ligne pour retirer ce locataire de l’envoi
7- Confirmez la sélection en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.
8- Vous pouvez maintenant observer et modifier le courriel que vous envoyé à vos destinataires.
*Les balises « Destinataires », « Courriel Destinataire », « Expéditeur », « Organisation » et « Édifice » s’ajustent automatiquement selon les informations que vous avez entrées pour vos propriétés et pour vos locataires.
9- Une fois le tout révisé, confirmez en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.
10- Vous pouvez choisir certaines options en vue de personnaliser votre envoi.
11- Confirmez les options choisies en appuyant sur « Étape suivante », en haut à droite de votre écran.
12- Vous allez maintenant voir un aperçu de votre courriel, tel qu’il sera reçu par les locataires.
11- Finalisez votre envoi avec le bouton « Confirmer et envoyer ».
Le 1er janvier 2016, le nouveau Code de procédure civile du Québec (CPC) est entré en vigueur. Bien qu’il englobe une panoplie de changements tels que l’élaboration d’un protocole de l’instance (anciennement l’échéancier ou l’entente sur le déroulement de l’instance), la simplification des expertises et l’emphase sur la médiation, une des nouveautés les plus excitantes est la notification par un moyen technologique (art. 133 et 134 du CPC).
En effet, dorénavant la notification (c.-à-d.: signification sans huissier) d’un document peut se faire par la « transmission du document à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de le recevoir ou à celle qui est connue publiquement …». Au sein de la communauté juridique, l’adresse courriel d’un confrère ou d’une consœur correspond parfaitement à ce critère.
Toutefois, là où la complexité s’installe est à l’égard de la preuve de la notification. Le CPC indique que cette preuve est faite au moyen d’un bordereau d’envoi (ou à défaut, d’une déclaration sous serment de l’expéditeur). Ce bordereau doit indiquer « la nature du document transmis, le numéro du dossier du tribunal, le nom de l’expéditeur et du destinataire et leurs coordonnées, de même que le lieu, la date, l’heure et les minutes de la transmission (…) » Le CPC précise par ailleurs qu’à moins que la transmission ne soit effectuée par l’entremise d’un huissier, le bordereau doit également contenir « l’information nécessaire pour permettre au destinataire de vérifier l’intégrité de la transmission. »
Évidemment, le simple courriel ne répond pas à ces exigences; d’où l’innovation de Pronotif. Nous avons développé la première solution au monde qui permet aux propriétaires de notifier directement leurs locataires tout en respectant les critères du nouveau CPC (et les règles de procédures de plus d’une vingtaine de juridictions à travers le monde). Plus précisément, dès qu’un utilisateur appui sur « Confirmer & Envoyer » via l’interface web, Pronotif génère automatiquement un rapport de confirmation qui non seulement contient tous les éléments énumérés ci-dessus, mais établit aussi l’intégrité de la transmission et des documents joints par le biais d’un procédé de cryptage. Pronotif vous confirme le succès et les détails de la transmission et vous fournit un rapport d’audit contenant les spécificités du document et l’horodatage.
Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.
Voici les étapes à suivre pour l’envoi de courriel certifié:
1-À partir de votre Tableau de bord, cliquez sur le bouton « Notification électronique ».
2-Choisir votre/vos destinataire(s) parmi votre liste ou créer un nouveau destinataire.
3-Composer votre message :
a-Ajouter un texte de référence pour bien organiser vos envois;
b-Inscrire votre message ou sélectionner l’un des modèles;
c-Ajoutez ensuite la ou les pièce(s) jointe(s) que vous souhaitez envoyer;
4-Options : Sélectionner les options supplémentaires comme la programmation de la date d’envoi, les alertes par courriel, les rappels aux destinateurs, etc.;
Facultatif : Sous la section Collaborateurs, entrez le/les nom(s) de gens à qui vous souhaitez donner accès au suivi complet de ce courriel certifié;
5-Vérifiez votre message et cliquez sur « Confirmer et envoyer ».
Grâce au Tableau de bord de Pronotif, restez informé des activités en lien avec vos envois.
Sur la droite, vous trouverez une liste chronologique de toutes les activités récentes reliées à vos envois.
En cliquant sur une activité du fil d’actualité, vous serez redirigé vers une page détaillant toute l’information relative à l’envoi.
Pour obtenir la liste complète de tous vos envois, cliquez sur l’onglet « Notifications électroniques » ou « Demandes de consentement » où vous retrouverez l’ensemble de vos envois suivant la catégorie sélectionnée.
Voici les étapes à suivre pour obtenir les rapports de preuve de vos communications électroniques.
1- Via le tableau de bord, cliquez sur Notifications électroniques ou Demandes de consentement, selon le type de rapport voulu.
2- Vous avez ainsi accès à l’ensemble de vos envois depuis la création de votre votre compte. Sélectionnez le message pour lequel vous voulez obtenir la preuve, puis cliquez sur « Rapport de preuve ».
*Si cliquer vous donne une page blanche, vous pouvez aussi faire un clic droit sur « Rapport de preuve », puis choisir « Enregistrer la cible sous… » pour téléchargement manuellement le rapport.
3- Vous obtenez alors un rapport officiel provenant de Pronotif®. Ce document vous permet de prouver votre envoi à votre destinataire, et, si applicable, l’ouverture du message et le téléchargement des pièces jointes. Voici à quoi ressemble le rapport.
Il est également possible de télécharger l’ensemble des rapports de preuve pour une période de temps donnée.
1-Vous pouvez y accéder en cliquant sur votre profil, en haut à droite de votre écran, puis sur « Paramètres« .
2- Cliquez sur « Rapport de preuve compilé« , puis sélectionnez l’intervalle de temps sur laquelle vous voulez générer la compilation. Un courriel contenant le rapport vous sera envoyé dans les minutes suivantes.
3- Confirmez la demande en appuyant sur « Demander ».
Ce Rapport est généré instantanément par nos serveurs pour chaque destinataire et se retrouve sous forme de lien dans tous les courriels, ainsi que sur le Tableau de bord. Ce Rapport de preuve est un document PDF dynamique qui contient toutes les informations en lien avec la transmission pour chaque destinataire.
Le Rapport de confirmation est utilisé comme preuve pour chaque notification et comprend de l’information sur chaque transmission, ouverture et téléchargement de pièce jointe (nom, taille, intégrité SHA256). Le rapport détaille aussi les informations de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que la réponse des serveurs de courriel (SMTP). La réponse SMTP est en fait la réponse que renvoie le serveur courriel du destinataire, avec un code qui indique si le message a été transmis, a été bloqué, a sauté en raison du fait que le destinataire n’existe pas, etc.
Donc, ce rapport, comme celui d’un fax, indique que le courriel a été transmis au serveur du destinataire. Toutefois, il ne dit rien en ce qui concerne la lecture du courriel, tout comme un fax qui imprimerait le document sans qu’il soit ramassé par qui que ce soit. Sachant ceci, nous avons ajouté dans nos services la possibilité de vérifier si la notification a été ouverte et si les fichiers joints ont été téléchargés par les destinataires.
Lorsque vous ajoutez des fichiers en pièces jointes à une notification Pronotif, ils ne sont pas réellement envoyés dans un courriel. Vos fichiers joints sont envoyés à travers un tunnel sécurisé (HTTPS) vers nos serveurs. Une fois chez Pronotif, les fichiers sont sauvegardés dans un « contenant sécurisé », et seuls des liens de téléchargement se retrouvent dans un courriel vers vos destinataires. Ces liens mèneront ensuite vers une page web qui permettra aux destinataires de télécharger le document et d’en vérifier l’intégrité (clé SHA256) s’il le désire.
Oui. Vous pouvez créer jusqu’à 6 modèles personnalisés pour chaque type d’activité.
Voici comment procéder:
N.B. Une fois créé, votre modèle pourra être utilisé à la deuxième étape (Composer) de création d’une nouvelle activité. Chaque modèle personnalisé créé s’affichera uniquement selon son type d’activité. Par exemple, si vous créez un modèle de Courriel Certifié ™, ce dernier s’affichera uniquement lors de la création d’un Courriel Certifié ™. Sachez aussi qu’il vous est possible de créer une version française et anglaise pour chacun de vos modèles.
Il vous est possible de visualiser tous vos courriels et fichiers envoyés à partir de votre boîte d’envoi. Cliquez d’abord sur le courriel dont vous souhaitez en consulter le(s) pièce(s) jointe(s), puis cliquez sur le lien Fichier(s) situé en haut de la table (voir la capture d’écran ci-dessous). Enfin, cliquez sur le(s) fichier(s) désiré(s) pour le(s) télécharger.
Afin de pouvoir créer et sauvegarder de nouveaux modèles pour votre compte et/ou celle de votre organisation, vous devez en premier lieu avoir un rôle d’administrateur sur le compte. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.
Si vous êtes administrateur, rien de plus simple, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.
Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Modèles »
Une fois sur la page « Modèles » il vous reste plus qu’à appuyer sur « Créer un nouveau modèle ».
Pour envoyer des notifications, vous devez absolument avoir des crédits afin de bénéficer des notifications certifiées de Pronotif.
Pour obtenir des crédit, vous devez acheter des forfaits de crédit. Ceux-ci vous permettent d’économiser sur l’envoi de chaque notification. 1 crédit correspond à un envoi.
-Pour acheter des blocs de crédits, cliquez sur le bouton « crédits » situé en haut à gauche.
-Vous pourrez alors voir les différentes options disponibles.
Si vous avez fait signer plusieurs baux pour un seul logement, il est impératif d’envoyer une notification à chaque signataire pour toute communication officielle. Il vous faudra également obtenir le consentement de chacun.
Pour plus d’informations concernant vos responsabilités de communication, n’hésitez pas à contacter un conseiller de la CORPIQ.
Afin d’assurer le suivi de vos notifications par courriel, son intégrité ainsi que votre protection légale, le courriel doit être construit via la plateforme Pronotif®. Nous pouvons ainsi assurer que le contenu (texte et pièce jointe), a été transmis, ouvert et enfin la pièce jointe téléchargée. Le rapport de preuve constitue l’élément clé lors d’une éventuelle audience à la régie du logement.
Pour renvoyer une notification électronique, vous avez deux options.
A) La première façon est de renvoyer manuellement la notification, voici les différentes étapes nécessaires.
1- Une fois sur votre tableau de bord, cliquez sur « Notifications électroniques ».
2- Sélectionnez le message que vous souhaitez renvoyer.
3- Cliquez sur les trois points verticaux au bout de la ligne de la notification, puis appuyez sur « Renvoyer ».
B) La deuxième façon est de programmer un rappel automatique au moment du premier envoi.
*Pour activer cette option, vous devez être à l‘étape 9 de l‘envoi de la notification certifiée.
1- Cliquez sur l’onglet « Rappels aux destinataires ». Vous pourrez alors sélectionner la condition de renvoi ainsi que le délai accordé à vos destinataires avant de renvoyer le message.
2- Confirmez votre envoi à l’aide du bouton en « Confirmer et Envoyer » haut à droite.
Vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes à votre notification lors de la composition de cette dernière, à l’étape 3. Rendez-vous à la fin de la page web affichée et cliquez sur « Déposer des pièces« . Vous pouvez également cliquer-déposer vos fichiers.
Afin d’assurer le succès de vos communications Pronotif, voici quelques considérations importantes.
*Pour les membres Corpiq
Non. Les transmissions Pronotif utilisent un service de courriel standard. Tant que vos destinataires ont une adresse électronique valide, vous pouvez leur envoyer n’importe quoi.
Afin d’assurer le succès de la communication Pronotif, le propriétaire devra s’assurer d’obtenir le consentement de son locataire à l’utilisation de l’adresse courriel pour la transmission de communications. De plus, advenant que l’adresse courriel communiquée soit inexistante, inactive ou inaccessible, le propriétaire devra se tourner vers un autre mode de transmission du document.
Comment obtenir le consentement du locataire?
Il est recommandé d’obtenir le courriel sur le bail dans la section A
ET de joindre une clause en annexe au bail qui autorise l’utilisation de ce courriel pour toutes communications.
Il est possible en cours de bail d’obtenir le consentement par courriel via Pronotif ou par la signature d’une lettre :
Bonjour [Nom du destinataire] ,
Afin de faciliter nos échanges, nous aimerions communiquer avec vous par courriel. Nous utiliserons le service Pronotif comme environnement sécurisé et reconnu. Nous vous remercions d’accepter de recevoir tout avis et/ou information à l’adresse suivante : [Courriel destinataire].
En acceptant, vous confirmez :
Merci de votre coopération,
*Pronotif prend toutes les précautions afin de s’assurer que les courriels ne se retrouvent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous d’ajouter noreply@pronotif.com dans votre liste de courriels accepté.
Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas eu de validation.
Pas du tout. Pronotif vous permet d’envoyer des fichiers à n’importe qui dans le monde sans encombrer leur boîte de réception ou votre boîte d’envoi. Les documents qui sont envoyés aux destinataires via Pronotif (avec l’addin Outlook ou via votre tableau de bord) ne seront pas joints au courriel. Seuls des liens sont ajoutés dans la communication sortante.
Lors de l’utilisation de l’addin Outlook, les fichiers ne sont pas conservés. Lors de l’envoi d’un courriel normal, vous trouverez des copies de tout dans vos dossiers SENT, ce qui peut faire que votre boîte d’envoi se remplisse rapidement. Avec Pronotif cependant, seuls les noms des éléments sont conservés, car tous les fichiers peuvent être trouvés et consultés en ligne à partir de votre tableau de bord.
Par conséquent, personne n’est encombré par la boîte de réception ou la boîte d’envoi.
Afin d’assurer l’intégrité d’un envoie de notification, il ne sera pas possible de modifier le contenu d’une notification électronique sur Pronotif.
Si vous avez fait une erreur dans votre envoi, nous vous recommandons de renvoyer une nouvelle notification électronique avec vos changements.
Le service Pronotif permet de notifier à la partie adverse une demande produite au Tribunal administratif du logement. En effet, le Règlement sur la procédure devant le Tribunal administratif du logement permet au demandeur (vous en l’occurrence) d’employer un mode de « notification » pour porter une demande à la connaissance de l’autre partie.
Comme il s’agit d’un service récent, les décideurs n’ont pas tous eu l’occasion de traiter des dossiers dans lesquels un demandeur avait choisi Pronotif pour notifier sa demande. Le niveau de familiarité des décideurs avec la technologie est variable et certains peuvent donc se montrer plus sceptiques que d’autres. Nous tenons à rappeler que dans son état actuel, le droit permet d’employer ce mode de notification et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à son utilisation devant le Tribunal administratif du logement.
C’est pourquoi nous vous suggérons fortement d’employer la méthode suivante en préparation d’une audience au Tribunal. Vous devez savoir que le régisseur vous demandera dès le début d’exhiber la preuve de votre notification.
Ainsi, vous devriez imprimer et joindre ensemble :
Pronotif a créé pour vous un ensemble de modèles d’avis prédéfinis pour les avis les plus populaires (ex.: Renouvellement de bail, Avis de retard de paiement, etc.).
Votre choix du modèle d’avis doit être fait à la deuxième étape de la création d’un Courriel Certifié ™, en sélectionnant le modèle désiré parmi la liste. Dès lors, les champs « sujet » et « message » de votre courriel seront automatiquement remplis pour vous –en français, en anglais ou les deux.
Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :
Toutes les transmissions et communications de Pronotif passent par un tunnel HTTPS sécurisé, un cryptage AES 256 et un certificat SSL. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.
Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique utilisé par l’industrie immobilière et légale. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Ce service est utilisé dans des milliers de dossiers devant les tribunaux québécois et il même recommandé par la Cour Supérieure, la Cour du Québec, et le Barreau de Montréal.
Dans les décisions suivantes, le Tribunal Administratif du Logement (TAL) a reconnu la validité de Pronotif, de sorte que la simple transmission d’un courriel envoyé à travers le service était satisfaisante :
Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant scientifiquement que le contenu a été reçu, vu et/ou téléchargé. Il s’agit du plus haut degré de preuve qui existe sur le marché.
Selon le TAL comment peut-on procéder à une notification d’une demande à l’autre partie
Code de procédure du TAL : https://www.tal.gouv.qc.ca/fr/depot-d-une-demande/notification-d-une-demande-a-l-autre-partie
Note : En aucun cas n’est-il nécessaire de faire la preuve d’ouverture de l’enveloppe mais bien de la livraison.
Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de confirmation qui contient une piste de vérification détaillée de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation des communications serveur-courriel par le protocole SMTP, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel et pièce jointe depuis leur boîte de courriel. Le Rapport contient également toutes les informations requises par les règles de procédures civiles au Canada et dans de nombreuses autres juridictions.
CODE DE PROCÉDURE CIVILE
CHAPITRE VI
LA NOTIFICATION DES ACTES DE PROCÉDURE ET DOCUMENTS
SECTION I
LES RÈGLES GÉNÉRALES
Le document destiné à plusieurs destinataires doit être notifié à chacun séparément.
2014, c. 1, a. 109.
Elle est faite, lorsque la loi le requiert, par l’huissier de justice, auquel cas elle est appelée signification.
Quel que soit le mode de notification utilisé, la personne qui accuse réception du document ou reconnaît l’avoir reçu est réputée avoir été valablement notifiée.
2014, c. 1, a. 110.
La notification faite par un moyen technologique après 17 h 00, le samedi ou un jour férié est réputée faite à 8 h 00 le jour ouvrable qui suit.
2014, c. 1, a. 111.
Un locataire peut vous répondre selon deux façons :
Votre locataire pourra facilement vous répondre en cliquant sur « Répondre à l’expéditeur« .
Vous serez tenu informé de son activité dans le « Fil d’actualité« , situé sur le tableau de bord.
Pour lire le message, cliquez sur la zone orangée, puis dans « Communications« . Vous pourrez alors lui répondre et conserver une trace écrite de vos échanges.
*Vos réponses n’utilisent pas vos crédits, seulement le premier courriel envoyé est payant.
2. Si votre locataire vous répond en utilisant directement son courriel, vous recevrez la réponse sur votre messagerie. Aucune trace des échanges suivant ne seront conservés sur Pronotif®.
Cordialement,
L’équipe technique
Maintenant que vous avez obtenu l’autorisation du locataire à communiquer par courriel, vous pouvez maintenant lui envoyer des notifications électroniques.
Vous pouvez par exemple profiter de l’un de nos modèles de notification qui servira à de nombreux temps forts de la gestion locative :
En récapitulatif lorsque vous envoyez une notification :
Si malgré la configuration de rappel, le locataire n’a toujours pas ouvert la notification électronique, nous vous recommandons de renvoyer cette dernière au besoin.
L’augmentation de loyer peut être une étape plus complexe qu’on pourrait le penser. Dans le cas où votre locataire refuse l’augmentation, nous vous recommandons tout d’abord de vérifier si l’augmentation de loyer a bien été calculée et qu’elle ne comporte pas une erreur par inadvertance.
Si vous êtes membre de la CORPIQ, vous pouvez consulter notre grille de calcul d’ajustement de loyer qui compare le résultat de ce qu’elle propose avec celui de la grille officielle du Tribunal administratif du logement.
Si vous n’êtes pas encore membre de la CORPIQ, vous pouvez tout de même vous référer au calcul d’augmentation des loyers proposé par le Tribunal administratif du Logement.
Sachez que le Tribunal administratif du logement dit explicitement : « Le droit au maintien dans les lieux fait en sorte que le locataire peut refuser ces modifications et malgré tout demeurer dans le logement. Le cas échéant, le locateur peut s’adresser au Tribunal administratif du logement afin qu’il statue sur les modifications proposées. ». Consultez cette page en cliquant ici.
Comme vous l’avez compris, votre locataire est en droit de refuser son augmentation de loyer, cependant deux alternatives peuvent s’offrir à vous :
Si votre destinataire vous dit qu’il n’a pas reçu de demande de consentement venant de Pronotif, demandez-lui dans un premier temps de bien vérifier ses courriels indésirables (pourriel), il se pourrait que la demande de consentement s’y trouve.
Dans un second temps, vérifiez dans votre rapport de preuve de la demande de consentement que vous avez envoyé à cette personne si la demande de consentement a bien été transmise. Si ce n’est pas le cas, vous avez peut-être commis une erreur dans son adresse courriel. Dans ce cas, vous aurez la possibilité de changer l’adresse courriel et de renvoyer la demande de consentement précédemment envoyé.
Pour finir, vous aurez toujours la possibilité de demander à votre destinataire de vous transmettre une nouvelle adresse courriel afin que vous puissiez lui envoyer la demande de consentement via cette nouvelle adresse courriel.
Pour envoyer un avis de reconduction ou de non-reconduction, il existe plusieurs cas de figure suivant la durée du bail initial.
Il est très important de respecter les délais prévus par le Tribunal administratif du logement :
Si votre bail est d’une durée déterminée de :
Si votre bail est d’une durée indéterminée, il faudra envoyer votre avis entre 1 à 2 mois avant la modification proposée.
Petite subtilité dans le cadre d’un bail d’une chambre uniquement : vous devrez envoyer votre avis entre 10 à 20 jours avant la fin du bail s’il s’agit d’une durée fixe. Dans le cas où le bail est à durée indéterminée, il faudra l’envoyer avant la modification proposée.
Vous êtes membre de la CORPIQ et vous avez encore des doutes? Contactez votre conseiller, il se fera un plaisir de vous guider.
Numéro sans frais par téléphone : 1-800-548-1921
Envoyer une augmentation de loyer est une procédure qui nécessite certaines précautions. Pronotif peut vous aider avec ce processus.
Pour cela, débutez une nouvelle notification, puis sélectionnez le(s) destinataire(s) à qui vous souhaitez envoyer l’augmentation de loyer.
Ensuite, sélectionnez l’un de nos modèles pour transmettre votre augmentation de loyer. Cela peut être :
Après avoir sélectionné l’un de nos modèles, remplissez les informations uniques à votre notification qui sont entre [crochets] situé dans le contenu de votre message :
Vous pouvez ensuite y ajouter une ou des pièces jointes si vous le souhaitez, tel que, par exemple, une copie papier de l’avis d’augmentation de loyer.
Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante pour configurer vos options comme bon vous semble. Avant d’envoyer votre avis d’augmentation de loyer, vous aurez la possibilité de réviser votre notification. Une fois cette révision effectuée, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Confirmer et Envoyer » (situé en haut à droite de l’écran).
Conseil de la CORPIQ :
Vous êtes membres de la CORPIQ et vous souhaitez calculer votre augmentation de loyer ? Utilisez le calculateur d’augmentation de loyer de la CORPIQ pour vous aider à avoir une meilleure idée du montant.
Il faut avoir en votre possession l’ensemble des communications que vous avez avec les destinataires :
Dans un premier temps, si les erreurs sont relevées par notre système, vous pouvez télécharger le fichier Excel comprenant ces erreurs et ainsi effectuer les changements.
Si aucune erreur n’a été relevée et que vous n’arrivez malheureusement pas à importer votre liste, veuillez vérifier votre fichier qu’aucun doublon de destinataire est présent dans le fichier. En effet, vous ne pouvez pas avoir deux fois exactement le même nom et prénom de destinataire.
Dans le cas où une personne loue plusieurs de vos logements (par exemple dans le cadre de location de logements d’entreprise) nous vous recommandons après le nom de la personne d’ajouter entre parenthèse le numéro de l’unité. Ainsi toutes les fiches du building seront uniques et pourront être correctement importées.
L’activation de l’option « Permettre aux destinataires de répondre » vous permettra de suivre l’ensemble de la conversation dans le rapport de preuve lorsque votre destinataire vous répond au travers du fil de discussion de Pronotif. Nous vous recommandons d’activer cette option pour ainsi tout avoir en historique dans votre rapport de preuve.
Si vos destinataires utilisent tout de même l’option « Répondre » dans leur boîte de messagerie (même si vous n’avez pas activé l’option « Permettre aux destinataires de répondre »). La réponse vous parviendra à l’adresse courriel avec laquelle vous avez créé votre compte Pronotif et ainsi vous évitera que certains échanges se perdent ou demeurent sans réponses. Vous aurez ainsi en main l’ensemble des communications envoyés et reçu si vous êtes amené à vous rendre au Tribunal administratif du logement.
Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de propriété via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter une nouvelle propriété et les locataires un-par-un.
Voici comment procéder:
N.B. Si vous choisissez d’utiliser le processus d’import de propriété, sachez que vous avez à votre disposition un modèle en guise d’exemple. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Télécharger le modèle ».
Lorsque vous faites l’import de nouveaux locataires, assurez-vous au préalable de ne pas importer un contact existant ayant le même courriel dans le gestionnaire de contacts.
En cas de doute, nous pouvons vous recommander de supprimer en amont vos listes de propriétés avant de faire de nouveau un import.
Deux options s’offrent à vous:
Voici comment procéder:
1 crédit équivaut à 1 destinataire. Ainsi, un Courriel Certifié ™ envoyé à 3 destinataires coûtera 3 crédits. Ces derniers seront automatiquement déduits de votre banque de crédit.
N.B. Vous pouvez voir votre banque de crédit en tout temps, simplement en regardant dans le coin supérieur droit de votre page, à côté de votre nom.
Vous pouvez acheter des forfaits Pronotif de 5, 50, 200 et 500 crédits directement à partir de la page facturation de votre compte.
Voici comment procéder:
Afin d’obtenir le rabais membre CORPIQ, il est essentiel d’inscrire les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte CORPIQ.
Attention à ne pas entrer votre numéro de membre.
Sélectionnez dans le menu la section “Paramètres” :
Puis allez dans la section “Mon compte” et ensuite cliquez sur “CORPIQ”:
Insérez sous la rubrique CORPIQ les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte. Si votre code est valide, une indication sera présente sous votre numéro.
ATTENTION : Assurer vous de cliquer sur « Sauvegarder »
Bien communiquer avec ses locataires c’est une histoire qui commence avant d’avoir effectué la signature d’un bail.
En effet, pour communiquer correctement et légalement avec son locataire par courriel, il vous faudra obtenir le courriel dans la section A du bail et ajouter la clause Communications dans l’annexe au bail au moment de la création du bail.
En outre, une fois le bail signé, on vous autorisera donc à communiquer avec lui avec l’adresse courriel qu’il vous aura transmise dans la section A du bail.
Dans notre section annexe du Bail électronique, si vous choisissez d’utiliser l’annexe par défaut avec les clauses de la CORPIQ, vous retrouverez la clause Communications avec ce texte :
« Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail, de même que toute procédure par tout mode de transmission accepté par la loi, incluant par la voie électronique aux courriels indiqués sur le bail. Il est de la responsabilité de chaque partie d’informer sans délai l’autre partie de tout changement d’adresse courriel. »
Si vous décidez de téléverser vos propres annexes, nous vous recommandons d’ajouter ce texte ci-dessus si ce n’est pas déjà fait.
Maintenant que vous avez obtenu l’autorisation de communiquer avec votre locataire par courriel, vous vous demandez peut-être par quel moyen communiquer.
Pronotif a été conçu pour cette mission : envoyer des notifications certifiées à vos locataires et vous permettant ainsi de suivre toute la traçabilité de votre notification.
Notre outil Pronotif vous accompagne également dans l’obtention des consentements. Vous pouvez envoyer des demandes de consentement gratuitement. Ainsi, si vous n’avez pas eu l’occasion d’ajouter la clause de communication à la création du bail, vous pourrez utiliser la demande de consentement Pronotif en tout temps. Très pratique, si vous souhaitez communiquer avec un locataire qui est déjà sur un bail en cours ou si votre locataire souhaite changer d’adresse courriel pour les échanges avec vous.
Trois explications peuvent être la cause de l’apparition d’un point d’exclamation au niveau de la transmission de votre message :
Comme vous l’aurez compris, ces trois causes sont totalement hors de notre contrôle.
Il est important de suivre les règles inscrites dans le Code civil du Québec quand il s’agit d’une augmentation de loyer, on ne peut pas faire tout et n’importe quoi, il y a des règles à suivre. En effet, il faut bien tenir compte de certains facteurs dans l’augmentation de loyer.
Si vous être membre de la CORPIQ, profitez de notre calculateur d’augmentation de loyer gratuitement qui vous permettra de comparer le résultat de ce que propose la CORPIQ avec la grille de calcul officielle du Tribunal administratif du logement. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour statuer sur le montant de l’augmentation de loyer.
Si vous n’êtes pas encore membre de la CORPIQ, vous pouvez tout de même vous référer au calcul d’augmentation des loyers proposé par le Tribunal administratif du Logement
Un bail se renouvelle automatiquement chaque année sous les mêmes conditions qu’à la date de sa signature (sauf lorsqu’un locataire envoie un avis de non-reconduction de bail à son locateur pour l’avertir qu’il ne souhaite pas garder le logement après le 30 juin). Toutefois, d’une année à l’autre, des règlements peuvent changer, et le loyer aussi. C’est pourquoi un avis de renouvellement de bail doit être envoyé au locataire, avec les changements à prévoir, entre 3 et 6 mois avant la fin prévue du bail.
Remarque : Pour une augmentation de loyer, il est primordial d’indiquer l’augmentation exacte, c’est-à-dire inscrire le pourcentage d’augmentation par rapport au loyer actuel ou noter directement le montant d’augmentation en dollars.
En outre, votre avis de renouvellement de bail devra indiquer les modifications apportées au bail, la date et la signature du propriétaire ou de son représentant.
Un avis de reconduction de bail ne s’envoie pas via un simple courrier ou courriel, il y a certaines règles à respecter :
Après réception de votre avis, votre locataire aura plusieurs alternatives :
Vous l’aurez compris, le renouvellement d’un bail n’est pas une étape à négliger. Bien au contraire!
Si vous êtes membre de la CORPIQ et que vous souhaitez continuer à envoyer vos avis par courrier papier, profitez des modèles de lettres qui ont été rédigés par des experts en immobilier.
Si vous souhaitez envoyer votre avis de reconduction de bail électroniquement, c’est totalement possible avec les services offerts par Pronotif. Avec notre solution de courriels certifiés, gagnez du temps et de l’argent en passant par l’envoi des notifications électroniques. Notez bien que notre solution est conforme auprès du Tribunal administratif du Logement.
En étant membre de la CORPIQ, sauvez encore plus de dollars avec nos rabais exclusifs aux membres CORPIQ.
Vous n’avez pas encore envoyé vos avis de renouvellement à votre ou vos locataires? Commencez dès maintenant en vous connectant ou en vous créant un compte sur Pronotif !
Tout d’abord, aller sur l’onglet ‘’Propriétés’’ puis cliquez sur le bouton ‘’Ajouter des propriétés’’ (situé en haut à droite). Si vous avez déjà un fichier excel avec votre liste choisissez ‘’Accéder à la page d’import’’. Dans le cas contraire, passez par notre formulaire.
Si votre liste est prête vous pouvez dès maintenant l’importer (ou sinon utiliser notre modèle d’exemple), vous verrez ainsi si nous relevons des erreurs ou non.
Une fois le modèle téléchargé et ouvert, vous trouverez deux onglets dans le fichier Excel, l’un pour inscrire ses propriétés et l’autre pour ajouter les locataires.
Exemple :
Onglet Propriété
Onglet Locataires
Plus de détails, concernant l’onglet locataires
Pour supprimer un fichier ou un dossier que vous avez transmis au travers d’une activité telle qu’un partage de fichier, rien de plus simple.
Allez dans l’activité en question puis cliquez sur X fichier(s) :
Ensuite, sélectionnez le fichier que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur l’icône de la corbeille :
Dans l’étape 1 d’une activité, vous pouvez ajouter un NIP (numéro d’identification personnel) pour qui leur permettra de télécharger les pièces jointes que vous leur enverrez.
Cochez simplement la case « Sécuriser » puis au niveau de la ligne de votre destinataire vous ajouterez le NIP.
Conseil : un bon mot de passe doit contenir au moins 12 caractères dont 4 types différents que sont des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Exemple avec une notification électronique :
Vous venez de recevoir un message vous indiquant que vous avez atteint le maximum de la capacité de stockage de votre compte d’organisation et vous vous demandez comment remédier à ce problème?
Vous pouvez voir l’espace total de stockage utilisé lorsque vous allez dans « Paramètres » puis « Organisation » :
Dans un premier temps, si certains de vos partages de fichiers envoyés ne sont plus d’actualités, vous pouvez supprimer le fichier ou les fichiers du partage concerné.
Pour cela aller dans « Partage de fichiers », sélectionnez un de vos envois, puis cliquez sur fichier(s) :
Ensuite, cliquez simplement sur la poubelle pour supprimer le(s) fichier(s) concerné(s) :
Cliquez sur « Oui » pour confirmer et le tour est joué :
Dans un second temps, demandez aux différents utilisateurs de votre organisation de faire un nettoyage des brouillons dans chacune des activités. En effet, s’ils avaient ajouté des pièces jointes dans leurs brouillons, cela vous permettra de récupérer de l’espace de stockage.
Si votre espace de stockage est tout de même atteint malgré le nettoyage, contactez notre équipe de soutien et nous regarderons plus en détail vos besoins du quotidien.
L’activation de l’option « Permettre aux destinataires de répondre » vous permettra de suivre l’ensemble de la conversation dans le rapport de preuve lorsque votre destinataire vous répond au travers du fil de discussion de Pronotif. Nous vous recommandons d’activer cette option pour ainsi tout avoir en historique dans votre rapport de preuve.
Si vos destinataires utilisent tout de même l’option « Répondre » dans leur boîte de messagerie (même si vous n’avez pas activé l’option « Permettre aux destinataires de répondre »). La réponse vous parviendra à l’adresse courriel avec laquelle vous avez créé votre compte Pronotif et ainsi vous évitera que certains échanges se perdent ou demeurent sans réponses. Vous aurez ainsi en main l’ensemble des communications envoyés et reçus si vous êtes amené à devoir rassembler tous les échanges passés entre vous.
Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de contact via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter un nouveau contact un-par-un.
Voici comment procéder avec notre processus d’import via un fichier Excel :
Lorsque vous faites l’import de nouveaux contacts assurez-vous au préalable de ne pas avoir deux contacts avec le même courriel dans le gestionnaire de contact.
En cas de doute, nous pouvons vous recommander de supprimer en amont vos listes de propriétés avant de faire de nouveau un import.
Les partages de fichiers expirent de base après 30 jours.
Cependant dans les options en étape 3, vous aurez la possibilité de changer la date d’expiration du ou des fichiers que vous souhaitez partager. Vous avez simplement à changer le nombre de jours dans « Paramètres du courriel ».
Une campagne est un envoi que vous avez effectué et que vous souhaitez arrêter pour ne plus donner accès à un destinataire par exemple à une pièce jointe, de pouvoir vous répondre, recevoir des notifications de suivi pour cet envoi, ne plus suivre les statuts…
En d’autres termes pour arrêter l’accès à une PJ suite à l’envoi d’une activité à un destinataire, allez dans l’une des activités, cliquez sur le bouton « Plus » puis sur « Arrêter » : (exemple avec une notification électronique)
Puis confirmer l’opération :
Une fois avoir cliqué sur « Oui » la campagne sera arrêtée.
