Introduction

Vous êtes un nouvel utilisateur de Pronotif et vous souhaitez vous familiariser avec son interface et ses fonctionnalités ? Ce didacticiel (« Guide de démarrage ») a été conçu pour vous. Nous y présentons les concepts essentiels qui vous permettront de tirer le maximum de votre compte Pronotif.

Bien que le service Pronotif soit conçu autour du principe simple de faciliter l’expérience utilisateur, nous vous conseillons fortement de prendre 5 minutes pour lire ce didacticiel.

 

Création d’un nouveau compte

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, rendez vous à la page d’inscription de Pronotif et remplissez les champs. De façon à profiter d’une expérience optimale et adaptée à vos besoins spécifiques, veuillez indiquer l’industrie dans laquelle vous œuvrez. Une fois votre compte créé, vous pourrez ajouter des utilisateurs au sein de votre organisation dans vos paramètres.

Courriel certifié (notification)

La fonctionnalité de courriel certifié de Pronotif (juridiquement appelée “notification”) est idéale pour les entreprises et professionnels qui ont besoin de notifier des courriels et des documents, tout en obtenant une preuve de transmission conforme et valide. Afin d’initier un courriel certifié, cliquez sur le bouton “Courriel certifié” dans votre tableau de bord ou sur le bouton “Nouvelle activité”.

Voici les 4 étapes à suivre:

  1. Inscrivez les noms de vos destinataires en cliquant sur le bouton “Nouveau destinataire”, ou simplement sélectionnez-les dans une liste prédéterminée. Les noms précédemment entrés apparaîtront via l’auto-complétion. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Étape suivante”.
  2. Inscrivez le sujet du message et le numéro de dossier interne relatif à votre courriel certifié. Composez votre message et ajoutez des pièces jointes à tous vos destinataires ou spécifiquement pour chacun d’eux. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Étape suivante”.
  3. Définissez les options que vous désirez et si nécessaire, ajoutez des collaborateurs à votre courriel certifié. Les collaborateurs sont des utilisateurs au sein de votre organisation auxquels vous souhaitez donner accès au courriel certifié qui sera transmis. En les ajoutant, les collaborateurs pourront faire un suivi du courriel certifié et visualiser toutes les interactions qui y sont associées, comme s’ils étaient ceux qui avaient envoyé le courriel certifié. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Étape suivante”.
  4. Révisez le courriel et assurez-vous que toutes les informations sont correctes. Ce n’est qu’un aperçu, de sorte que les noms de vos destinataires n’apparaissent pas encore à cette étape. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Confirmer & Envoyer”.

Suivi et Preuve

L’onglet Suivi situé dans la barre latérale gauche de votre écran vous permet de suivre en temps réel toutes vos transmissions.

  1. Lorsque vous cliquez sur un type d’activité (courriel certifié, transfert de fichier, collecte de documents, etc.), vous obtenez l’accès à la liste globale de toutes vos communications sortantes et entrantes.
  2. Si vous cliquez sur une transmission spécifique, vous obtenez l’accès à sa page détaillée. L’onglet “Survol” vous permet de voir tous les destinataires contenus dans la transmission et l’état de leur livraison (transmis, ouvert, téléchargé ou répondu).
  3. Si un destinataire vous a répondu via le bouton “Répondre à l’expéditeur” contenu à même le courriel reçu, son message sera accessible sous l’onglet “Communications” (à côté de Survol) dans un format de chronologie.
  4. Le bouton orange “Rapport de preuve” vous permet d’accéder à un document pdf dynamique qui contient la preuve et les détails de la transmission pour chaque destinataire.

Qu’est-ce qu’une notification/courriel certifié Pronotif ?

Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant par voie technologique que le contenu a été reçu, vu ou téléchargé.

Dans les décisions suivantes, le Tribunal administratif du logement a reconnu la validité de Pronotif.

  1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287
  2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611
  3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608
  4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609
  5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612
  6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614
  7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347
  8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579
  9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853

Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de preuve qui contient un audit de vérification de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation de serveur-courriel, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel.

Il n’est pas nécessaire que le destinataire ouvre le courriel qui lui est transmis, pour que la livraison soit confirmée. Autrement dit, dès que le courriel est reçu avec succès par le serveur-courriel du destinataire (donc qu’il est dans la boite de réception), Pronotif capte la confirmation du serveur-courriel (la réponse SMTP) et l’inscrit dans le Rapport de confirmation.

Le Rapport est conforme au nouveau Code de procédure civile du Québec, ainsi qu’aux règles de procédures des autres provinces canadiennes et de certains États américains.

En résumé, le Rapport indique :

  1. Le nom, la nature, et le nombre de pages des documents notifiés.
  2. L’intégrité des documents : il s’agit d’un code informatique qui confirme au destinataire que le document a été transmis sans qu’il n’y ait d’altération ou d’intrusion lors du transfert.
  3. Le nom et les coordonnés de l’expéditeur ainsi que du destinataire.
  4. La date et l’heure (à la seconde près) de la réception du courriel.
  5. Le résultat de la transmission : Transmis avec succès, Ouvert, Téléchargé, Rebondi, Bloqué, etc.
  6. La réponse SMTP : la réponse du serveur-courriel du destinataire qui confirme l’état de la transmission.
  7. L’adresse IP de l’ordinateur (ou appareil mobile) de l’expéditeur ainsi que du destinataire. Il s’agit d’un identifiant unique qui indique le lieu où l’expéditeur et le destinataire sont situés.

Quand utiliser les courriels certifiés Pronotif ?

Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :

  • Avis d’augmentation de loyer
  • Modifications au bail
  • Défaut de paiement
  • Relevé 31
  • Plaintes (bruit, etc.)
  • Avis de non-respect des conditions du bail
  • Mise en demeure
  • Avis de refus de cession de bail
  • Avis de travaux ou réparations majeurs
  • Reprise de possession
  • Changement de propriétaire ou gestionnaire

Quel type de sécurité Pronotif fournit-il ?

Toutes les transmissions et communications de Pronotif passent par un tunnel HTTPS sécurisé, un cryptage AES 256 et un certificat SSL. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos.

Qu'est-ce qu’une demande de consentement ?

Une demande de consentement est le simple fait de donner son accord à une action. Dans le cadre de Pronotif, la demande de consentement vous permettra de recevoir l’autorisation d’une personne de communiquer avec elle par le biais de notre plateforme Pronotif si cette dernière l’accepte.

Dans le cas, où la personne refuserait la demande de consentement, il faudra communiquer avec elle par un autre moyen.

Comment puis-je demander le consentement de mes locataires pour recevoir des courriels ?

Lorsque vous ajoutez vos locataires à votre compte Pronotif, il vous est possible d’indiquer si vous avez reçu leur consentement pour leur envoyer des courriels. Pour ceux dont le consentement n’a pas encore été obtenu, vous pouvez le demander en utilisant la fonctionnalité Consentements de Pronotif.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous sur l’onglet Consentements situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  3. Sélectionner les locataires pour lesquels vous souhaitez obtenir leur consentement.
  4. À la seconde étape (Composer) de création de votre activité, les champs « sujet » et « message » seront déjà remplis pour vous.
  5. Complétez toutes les étapes suivantes de création de l’activité, puis cliquez sur Confirmer & Envoyer.

Vous serez notifié par courriel dès qu’un destinataire accepte votre demande et son statut de consentement sera mis à jour dans votre compte Pronotif.

Une fois qu’un locataire vous a donné son consentement, vous pourrez lui envoyer des avis à l’aide du Courriel Certifié ™ de Pronotif.

Envoyer une notification

Voici les étapes à suivre pour l’envoi de courriel certifié:

1-À partir de votre Tableau de bord, cliquez sur le bouton « Notification électronique ».

2-Choisir votre/vos destinataire(s) parmi votre liste ou créer un nouveau destinataire.

3-Composer votre message :

a-Ajouter un texte de référence pour bien organiser vos envois;

b-Inscrire votre message ou sélectionner l’un des modèles;

c-Ajoutez ensuite la ou les pièce(s) jointe(s) que vous souhaitez envoyer;

4-Options : Sélectionner les options supplémentaires comme la programmation de la date d’envoi, les alertes par courriel, les rappels aux destinateurs, etc.;

Facultatif : Sous la section Collaborateurs, entrez le/les nom(s) de gens à qui vous souhaitez donner accès au suivi complet de ce courriel certifié;

5-Vérifiez votre message et cliquez sur « Confirmer et envoyer ».

Organiser vos courriels avec le champs « Référence »

Lors de l’envoi d’une notification Pronotif utilisez le champ « Référence » afin d’organiser vos envois en fonction du type de notification.

Ex : Avis d’augmentation de loyer 2021

Vous allez pouvoir ainsi trier vos envois et avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos notifications.

Suivi d'une notification

Grâce au Tableau de bord de Pronotif, restez informé des activités en lien avec vos envois.

Sur la droite, vous trouverez une liste chronologique de toutes les activités récentes reliées à vos envois.

En cliquant sur une activité du fil d’actualité, vous serez redirigé vers une page détaillant toute l’information relative à l’envoi.

Pour obtenir la liste complète de tous vos envois, cliquez sur l’onglet « Notifications électroniques » ou « Demandes de consentement » où vous retrouverez l’ensemble de vos envois suivant la catégorie sélectionnée.

Quel genre de preuve Pronotif fournit ?

Lors de la notification d’un document électronique par Courriel Certifié, Pronotif génère automatiquement un Rapport de preuve contenant une piste d’audit détaillée de la transmission. Le Rapport fait foi de la transmission en établissant de toute évidence par horodatage et par confirmation du serveur courriel, l’instant précis où votre destinataire a reçu votre courriel, l’a ouvert et en a téléchargé le contenu. Si vous êtes un utilisateur juridique, le Rapport contient également tous les renseignements requis par les règles de procédure civile en Amérique du Nord, dans la mesure où la notification est permise.

Le rapport de preuve

Ce Rapport est généré instantanément par nos serveurs pour chaque destinataire et se retrouve sous forme de lien dans tous les courriels, ainsi que sur le Tableau de bord. Ce Rapport de preuve est un document PDF dynamique qui contient toutes les informations en lien avec la transmission pour chaque destinataire.

Le Rapport de confirmation est utilisé comme preuve pour chaque notification et comprend de l’information sur chaque transmission, ouverture et téléchargement de pièce jointe (nom, taille, intégrité SHA256). Le rapport détaille aussi les informations de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que la réponse des serveurs de courriel (SMTP). La réponse SMTP est en fait la réponse que renvoie le serveur courriel du destinataire, avec un code qui indique si le message a été transmis, a été bloqué, a sauté en raison du fait que le destinataire n’existe pas, etc.

Donc, ce rapport, comme celui d’un fax, indique que le courriel a été transmis au serveur du destinataire. Toutefois, il ne dit rien en ce qui concerne la lecture du courriel, tout comme un fax qui imprimerait le document sans qu’il soit ramassé par qui que ce soit. Sachant ceci, nous avons ajouté dans nos services la possibilité de vérifier si la notification a été ouverte et si les fichiers joints ont été téléchargés par les destinataires.

Comment puis-je confirmer si mon courriel a été lu et si le fichier a été téléchargé ?

Lorsque vous faites une notification, la technologie Pronotif vous permet de suivre la progression de la notification et le serveur du destinataire. Vous pouvez donc déterminer si le courriel a été transmis, si le destinataire a ouvert votre courriel et s’il a téléchargé les pièces jointes. Le tout est disponible dans la section Survol.

Où se trouvent mes fichiers et qui peut les télécharger ?

Lorsque vous ajoutez des fichiers en pièces jointes à une notification Pronotif, ils ne sont pas réellement envoyés dans un courriel. Vos fichiers joints sont envoyés à travers un tunnel sécurisé (HTTPS) vers nos serveurs. Une fois chez Pronotif, les fichiers sont sauvegardés dans un « contenant sécurisé », et seuls des liens de téléchargement se retrouvent dans un courriel vers vos destinataires.  Ces liens mèneront ensuite vers une page web qui permettra aux destinataires de télécharger le document et d’en vérifier l’intégrité (clé SHA256) s’il le désire.

Téléchargement d'une pièce jointe

La notification par un moyen technologique issu du nouveau Code de procédure civile du Québec

Le 1er janvier 2016, le nouveau Code de procédure civile du Québec (CPC) est entré en vigueur. Bien qu’il englobe une panoplie de changements tels que l’élaboration d’un protocole de l’instance (anciennement l’échéancier ou l’entente sur le déroulement de l’instance), la simplification des expertises et l’emphase sur la médiation, une des nouveautés les plus excitantes est la notification par un moyen technologique (art. 133 et 134 du CPC).

En effet, dorénavant la notification (c.-à-d.: signification sans huissier) d’un document peut se faire par la « transmission du document à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de le recevoir ou à celle qui est connue publiquement …». Au sein de la communauté juridique, l’adresse courriel d’un confrère ou d’une consœur correspond parfaitement à ce critère.

Toutefois, là où la complexité s’installe est à l’égard de la preuve de la notification. Le CPC indique que cette preuve est faite au moyen d’un bordereau d’envoi (ou à défaut, d’une déclaration sous serment de l’expéditeur). Ce bordereau doit indiquer « la nature du document transmis, le numéro du dossier du tribunal, le nom de l’expéditeur et du destinataire et leurs coordonnées, de même que le lieu, la date, l’heure et les minutes de la transmission (…) » Le CPC précise par ailleurs qu’à moins que la transmission ne soit effectuée par l’entremise d’un huissier, le bordereau doit également contenir « l’information nécessaire pour permettre au destinataire de vérifier l’intégrité de la transmission. »

Évidemment, le simple courriel ne répond pas à ces exigences; d’où l’innovation de Pronotif. Nous avons développé la première solution au monde qui permet aux propriétaires de notifier directement leurs locataires tout en respectant les critères du nouveau CPC (et les règles de procédures de plus d’une vingtaine de juridictions à travers le monde). Plus précisément, dès qu’un utilisateur appui sur « Confirmer & Envoyer » via l’interface web, Pronotif génère automatiquement un rapport de confirmation qui non seulement contient tous les éléments énumérés ci-dessus, mais établit aussi l’intégrité de la transmission et des documents joints par le biais d’un procédé de cryptage. Pronotif vous confirme le succès et les détails de la transmission et vous fournit un rapport d’audit contenant les spécificités du document et l’horodatage.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Comment démontrer la notification d’une demande au Tribunal administratif du logement ?

Le service Pronotif permet de notifier à la partie adverse une demande produite au Tribunal administratif du logement. En effet, le Règlement sur la procédure devant le Tribunal administratif du logement permet au demandeur (vous en l’occurrence) d’employer un mode de « notification » pour porter une demande à la connaissance de l’autre partie.

Comme il s’agit d’un service récent, les décideurs n’ont pas tous eu l’occasion de traiter des dossiers dans lesquels un demandeur avait choisi Pronotif pour notifier sa demande. Le niveau de familiarité des décideurs avec la technologie est variable et certains peuvent donc se montrer plus sceptiques que d’autres. Nous tenons à rappeler que dans son état actuel, le droit permet d’employer ce mode de notification et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à son utilisation devant le Tribunal administratif du logement.

C’est pourquoi nous vous suggérons fortement d’employer la méthode suivante en préparation d’une audience au Tribunal. Vous devez savoir que le régisseur vous demandera dès le début d’exhiber la preuve de votre notification.

Ainsi, vous devriez imprimer et joindre ensemble :

  1. La feuille de consentement du locataire (si manuscrit) ou, si applicable, le rapport de consentement obtenu par Pronotif;
  2. Le rapport de preuve Pronotif associé à votre notification (« Notification »);
  3. La feuille de confirmation des étapes de transmission du courriel apparaissant dans votre onglet Survol;
  4. La pièce, l’avis et le(les) document(s) joint(s) au courriel sécurisé. Veuillez noter que cette pièce est nommée au rapport de preuve mentionné plus haut.

Jurisprudence

Pronotif se justifie pleinement à l’aune du cadre juridique québécois. Le Code de procédure civile, adopté en 2014, qualifie de notification « tout mode approprié qui permet à celui qui notifie de constituer une preuve de la remise, de l’envoi, de la transmission ou de la publication du document (…) notamment par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste, par la remise du document, par un moyen technologique ou par avis public ».

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (la « Loi ») est le cadre de référence en la matière. Cette Loi prévoit, entre autres, qu’un document constitue un ensemble d’informations porté par un support, pouvant être rendu au moyen de tout mode d’écriture. En d’autres mots, le support peut être physique ou technologique et la façon dont il contient l’information est sans incidence sur la définition d’un document.

La Loi prévoit de plus que la valeur juridique d’un document n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support spécifique (physique ou technologique) a été choisi et qu’un document a la même valeur sans égard au support utilisé, pourvu que son intégrité puisse en être assurée. L’intégrité signifie qu’il est possible de démontrer que l’information contenue n’est pas altérée et est maintenue dans son intégralité, son support procurant la stabilité et la pérennité voulue.

À propos de la transmission, la Loi est claire sur la validité d’une communication faite par un mode technologique.  D’abord, on y mentionne qu’un document peut être « transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support », à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique. Rien dans les règles de droit sur le bail du logement ne prévoit l’emploi d’un mode spécifique.

Mais qu’en est-il de la réception? La Loi indique que le document est présumé reçu ou remis lorsqu’il devient accessible à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de recevoir de lui un document, dans la mesure où l’adresse est active.

Pronotif représente un intérêt certain, puisque le processus qu’il utilise garantit la fiabilité de l’information transmise au destinataire et constitue un mode de transmission juridiquement valide des documents.

  • Dans les décisions suivantes, la Régie a reconnu la validité de Pronotif.
    1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287 ;
    2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611 ;
    3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608 ;
    4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609 ;
    5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612 ;
    6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614 ;
    7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347 ;
    8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579 ;
    9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Où sont situés vos serveurs ?

Nous utilisons les serveurs canadiens de Microsoft Azure afin de garantir que vos données se trouvent sur le sol canadien, y compris toutes les sauvegardes.

Qu'est-ce qu'une réponse SMTP ?

SMTP est l’abréviation de Simple Mail Transfer Protocol (Protocol Simple de Transfert de Message), couramment utilisé par la majorité des serveurs de courriel. Votre message sera transféré d’un point à l’autre, de votre boîte à celle de vos destinataires. Lors de ces différents « bonds » (pensez à des sauts), les serveurs renverront des réponses pour signaler un succès ou non, ainsi que les raisons s’il y a échec de la transmission. Voici quelques exemples de réponses SMTP, du site de SendGrid (https://sendgrid.com/blog/smtp-server-response-codes-explained) :

250 – Cette réponse du serveur SMTP signifie simplement que tout s’est bien passé et que votre message a été remis au serveur du destinataire (cela ne signifie pas que votre message a été ouvert…).

421 – Votre message a été temporairement différé par le serveur destinataire. Cela est généralement dû à un trop grand nombre de connexions dans un court laps de temps ou à un trop grand nombre de messages.

450 – Votre message n’a pas été remis car la boîte aux lettres de l’autre utilisateur n’était pas disponible. Cela peut se produire si la boîte aux lettres est verrouillée ou si elle n’est pas routable.

451 – Cette réponse est envoyée lorsque le message a tout simplement échoué. Souvent, ce n’est pas votre faute, mais celle d’un serveur distant.

452 – Ce type de réponse est envoyé lorsqu’il n’y a pas assez de stockage système pour envoyer le message. Votre message est reporté jusqu’à ce que le stockage se libère et qu’il puisse être délivré.

550 – Le message a échoué parce que la boîte aux lettres de l’autre utilisateur est indisponible ou parce que le serveur destinataire a rejeté votre message.

551 – La boîte aux lettres à laquelle votre message était destiné n’existe pas sur le serveur du destinataire.

552 – La boîte aux lettres à laquelle votre message a été envoyé ne dispose pas de suffisamment d’espace de stockage pour accepter votre message.

553 – Votre message n’a pas été remis car le nom de la boîte aux lettres à laquelle vous l’avez envoyé n’existe pas.

Puis-je utiliser Pronotif pour envoyer des avis à mes locataires, quel que soit l'État ou la province où ils se trouvent ?

Dans certaines juridictions, la loi ne mentionne pas spécifiquement le format sous lequel un avis à un locataire est censé être livré. Il est évident qu’il doit être « écrit », mais il n’est parfois pas précisé si un format électronique est accepté. N’oubliez pas non plus que le Pronotif n’est pas seulement un courriel, c’est un courriel avec une piste d’audit complète et une preuve de livraison. Par conséquent, pour les marchés où la validité des avis par courriel n’est pas encore confirmée, nous avons créé une fonction appelée « Demander le consentement ». Elle peut être utilisée pour recueillir le consentement des locataires, avant de leur envoyer des avis officiels par Pronotif. Cette confirmation de consentement est ensuite ajoutée dans le rapport de preuve que Pronotif génère instantanément pour chaque avis envoyé.

Quels sont les modèles d’avis existants et comment puis-je les utiliser?

Pronotif a créé pour vous un ensemble de modèles d’avis prédéfinis pour les avis les plus populaires (ex.: Renouvellement de bail, Avis de retard de paiement, etc.).

Votre choix du modèle d’avis doit être fait à la deuxième étape de la création d’un Courriel Certifié ™, en sélectionnant le modèle désiré parmi la liste. Dès lors, les champs « sujet » et « message » de votre courriel seront automatiquement remplis pour vous –en français, en anglais ou les deux.

Puis-je créer mes propres modèles d’avis? Si oui, comment procéder ?

Oui. Vous pouvez créer jusqu’à 6 modèles personnalisés pour chaque type d’activité.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous à la section Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles situé dans le menu de gauche.
  3. Pour créer votre modèle personnalisé, cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

 

N.B. Une fois créé, votre modèle pourra être utilisé à la deuxième étape (Composer) de création d’une nouvelle activité. Chaque modèle personnalisé créé s’affichera uniquement selon son type d’activité. Par exemple, si vous créez un modèle de Courriel Certifié ™, ce dernier s’affichera uniquement lors de la création d’un Courriel Certifié ™. Sachez aussi qu’il vous est possible de créer une version française et anglaise pour chacun de vos modèles.

Que sont les rappels aux destinataires et comment puis-je les définir ?

À la troisième étape de la création de votre activité, vous avez l’option de définir un rappel aux destinataires. Si vous sélectionnez cette option, Pronotif renverra votre courriel aux destinataires qui ne l’auront pas ouvert lors du premier envoi ou qui n’auront pas téléchargé ses pièces jointes après un délai de 5 ou 7 jours.

 

Autrement dit, si vous définissez un rappel pour vos locataires qui n’ont pas ouvert votre courriel cinq jours après son envoi initial, ce dernier sera automatiquement renvoyé à ceux qui répondent à ce critère.

Que signifie l’option « Permettre au destinataire de répondre au courriel » ?

À la troisième étape de création d’une activité, vous avez l’option d’activer les réponses des destinataires. Le cas échéant, vos destinataires pourront répondre directement à votre courriel via le portail de réponse sécurisé de Pronotif. Vous serez notifié par courriel en cas de réponse.

 

Les réponses à vos courriels apparaîtront toujours sous l’onglet Communications de leur page de détails respective, ainsi que dans leur rapport de preuve.

N.B. Vos destinataires n’ont PAS besoin d’avoir un compte Pronotif pour répondre à vos courriels via notre portail sécurisé.

Qu’est-ce que les balises de personnalisation et comment les utiliser ?

Les balises de personnalisation permettent d’envoyer des courriels en masse de façon personnalisées, avec les informations propres à chaque destinataire.

Que vous utilisiez un modèle d’avis ou que vous créiez un nouveau message à partir de zéro, vous pouvez y ajouter des balises qui seront remplies automatiquement lors de l’envoi, selon les informations personnelles du destinataire (ex.: Nom du destinataire , Courriel du destinataire, etc.)


La quatrième étape de création d’une activité vous donne un aperçu de l’apparence générale de votre courriel. Pour le visualiser en fonction d’un destinataire spécifique, cliquez sur le lien au-dessus du courriel qui indique le nombre de destinataires (voir la capture d’écran ci-dessous), puis sélectionnez le destinataire souhaité.

Comment puis-je envoyer un avis à une propriété en entier ?

Une fois que vous avez importé une propriété et ses locataires, ces derniers sont disponibles à la première étape de création d’une activité. Vous pouvez ainsi les sélectionner individuellement ou choisir une propriété en particulier qui regroupe tous les locataires.

Puis-je envoyer un courriel à tous mes locataires en un seul envoi, même s’ils ne parlent pas la même langue ?

Lorsque vous créez un nouveau locataire, Pronotif vous demande toujours de sélectionner la langue de préférence du locataire (français, anglais, ou les deux). Pronotif vous permet ainsi d’envoyer différentes versions d’un même courriel en fonction des préférences linguistiques de chaque destinataire.

Lors de la création d’un courriel, après avoir ajouté vos destinataires, Pronotif examinera leurs langues de préférence respectives et générera automatiquement un « sujet » et un « message » dans chacune des langues représentées par vos destinataires.


N.B. Un destinataire francophone recevra uniquement le courriel en français, alors qu’un destinataire anglophone recevra quant à lui le courriel en anglais.

À quel endroit puis-je voir les fichiers que j’ai envoyés ?

Il vous est possible de visualiser tous vos courriels et fichiers envoyés à partir de votre boîte d’envoi. Cliquez d’abord sur le courriel dont vous souhaitez en consulter le(s) pièce(s) jointe(s), puis cliquez sur le lien Fichier(s) situé en haut de la table (voir la capture d’écran ci-dessous). Enfin, cliquez sur le(s) fichier(s) désiré(s) pour le(s) télécharger.

Comment créer mon compte ?

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, cliquez sur « Inscription » et remplissez les champs.

Vous êtes membre de la CORPIQ ? Inscrivez les numéros au dos de votre carte de membre pour obtenir vos rabais.

Carte de membre CORPIQ

Vous recevrez un courriel de confirmation afin de finaliser la création de votre compte. Cliquer sur le lien pour compléter la création de votre compte.

Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe utiliser le lien « Mot de passe oublié? » sur la page de connexion

Entrez ensuite le courriel utilisé lors de la création de votre compte. Un message vous permettant de réinitialiser votre mot de passe sera envoyé à cette adresse.

Comment fonctionnent les crédits Pronotif ?

1 crédit équivaut à 1 destinataire. Ainsi, un Courriel Certifié ™ envoyé à 3 destinataires coûtera 3 crédits. Ces derniers seront automatiquement déduits de votre banque de crédit.

N.B. Vous pouvez voir votre banque de crédit en tout temps, simplement en regardant dans le coin supérieur droit de votre page, à côté de votre nom.

 

Comment puis-je acheter des crédits Pronotif ?

Vous pouvez acheter des forfaits Pronotif de 5, 50, 200 et 500 crédits directement à partir de la page facturation de votre compte.

Voici comment procéder:

  1. Ouvrez le menu Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur Facturation.
  3. Assurez-vous que vos informations de crédit sont exactes et à jour.
  4. Choisissez le forfait de votre choix.
  5. Cliquez sur le bouton Acheter.

Comment obtenir les rabais membre CORPIQ ?

Afin d’obtenir le rabais membre CORPIQ, il est essentiel d’inscrire les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte CORPIQ.

Carte de membre CORPIQ

Attention à ne pas entrer votre numéro de membre.

À la création de votre compte

Après la création de votre compte

Sélectionnez dans le menu la section Paramètres” :

Puis allez dans la section Mon compte” et ensuite cliquez sur CORPIQ”:

Insérez sous la rubrique CORPIQ les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte. Si votre code est valide, une indication sera présente sous votre numéro.

ATTENTION : Assurer vous de cliquer sur « Sauvegarder »

Facturation

Pour accéder à vos factures :

  1. Cliquez sur votre prénom et nom en haut à droite de l’écran (si vous êtes en mobile, cliquez sur le menu puis « Factures »);
  2. Cliquez sur « Facturation ».

Vous retrouverez vos différentes factures en bas de cette page, cliquez sur l’une d’entre elles pour visualiser votre facture au format Acrobat (PDF). Si vous le souhaitez vous pourrez la télécharger et/ou l’imprimer selon vos besoins.

Consulter l'utilisation de vos forfaits

Il est possible de consulter l’utilisation de vos notifications en cliquant sur vos crédits disponibles en haut à droite de votre écran.

Vous pouvez également y accéder en cliquant sur votre prénom et nom (également en haut à droite) puis cliquez sur « Facturation ».

Si vous utilisez Pronotif en mobile, allez dans le menu (en haut à gauche) puis appuyez sur « Factures ».

Mes destinataires doivent-ils avoir un compte Pronotif ?

Non. Les transmissions Pronotif utilisent un service de courriel standard. Tant que vos destinataires ont une adresse électronique valide, vous pouvez leur envoyer n’importe quoi.

Que dois-je faire pour ajouter des propriétés et des locataires ?

Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de propriété via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter une nouvelle propriété et les locataires un-par-un.

Voici comment procéder:

  1. Cliquez sur l’onglet Propriétés situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter des propriétés.
  3. Une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvrira pour vous présenter les deux options possibles.
  4. Sélectionnez celle qui vous convient le mieux.

N.B. Si vous choisissez d’utiliser le processus d’import de propriété, sachez que vous avez à votre disposition un modèle en guise d’exemple. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Télécharger le modèle ».

Comment puis-je mettre à jour mes propriétés et mes locataires ?

Deux options s’offrent à vous:

  1. Si vous souhaitez mettre à jour certains locataires de vos propriétés existantes, vous pouvez le faire manuellement en accédant à votre page propriétés, puis en sélectionnant la propriété que vous souhaitez mettre à jour. Dès lors, vous pourrez modifier les informations générales de celle-ci et de ses locataires.
  2. Si vous souhaitez mettre à jour plusieurs locataires à la fois, nous vous recommandons de réimporter votre liste de locataires. Cela remplacera les enregistrements existants des propriétés, mais n’effacera PAS les rapports de preuve liés aux anciennes propriétés et/ou aux anciens locataires.

Comment puis-je sélectionner mes destinataires à partir de mes propriétés ?

Voici comment procéder:

  1. À la première étape (Destinataires) de création d’un courriel, cliquez sur l’option Mes Propriétés pour ouvrir la liste de vos propriétés.
  2. Cliquez sur la propriété désirée pour ouvrir la liste de ses locataires.
  3. Sélectionnez les locataires que vous souhaitez ajouter en tant que destinataires à votre courriel. À noter qu’il vous est possible de les sélectionner individuellement, par propriété ou par statut de consentement en utilisant les filtres.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter la sélection.

Comment puis-je enregistrer mon propre modèle de notification électronique ?

Afin de pouvoir créer et sauvegarder de nouveaux modèles pour votre compte et/ou celle de votre organisation, vous devez en premier lieu avoir un rôle d’administrateur sur le compte. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, rien de plus simple, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Modèles »

Une fois sur la page « Modèles » il vous reste plus qu’à appuyer sur « Créer un nouveau modèle ».

Sachez que vous avez la possibilité de créer jusqu’à 6 modèles par type d’activité.

Comment entamer les communications par courriel certifié Pronotif avec vos locataires?

Afin d’assurer le succès de la communication Pronotif, le propriétaire devra s’assurer d’obtenir le consentement de son locataire à l’utilisation de l’adresse courriel pour la transmission de communications. De plus, advenant que l’adresse courriel communiquée soit inexistante, inactive ou inaccessible, le propriétaire devra se tourner vers un autre mode de transmission du document.

Comment obtenir le consentement du locataire?

Il est recommandé d’obtenir le courriel sur le bail dans la section A

ET de joindre une clause en annexe au bail qui autorise l’utilisation de ce courriel pour toutes communications.

Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail (avis de renouvellement, de reprise, relevé fiscal, mise en demeure, etc.) par voie électronique aux courriels indiqués sur le bail ou par tout autre moyen de transmission accepté par la loi. Or, il est de la responsabilité de chaque partie d’informer l’autre de tout changement à ses coordonnées, et ce dans les meilleurs délais.

Il est possible en cours de bail d’obtenir le consentement par courriel via Pronotif ou par la signature d’une lettre  :

Exemple de demande de consentement

Bonjour [Nom du destinataire] ,

Afin de faciliter nos échanges, nous aimerions communiquer avec vous par courriel. Nous utiliserons le service Pronotif comme environnement sécurisé et reconnu. Nous vous remercions d’accepter de recevoir tout avis et/ou information à l’adresse suivante : [Courriel destinataire].

En acceptant, vous confirmez :

  • que l’adresse courriel utilisée ici est la bonne
  • que vous acceptez de recevoir nos communications par courriel à cette adresse
  • que vous allez prendre connaissance de toute communication
  • que vous allez vous assurer que toute communication arrive dans la boite de réception et non dans le dossier pourriel*
  • que vous avez la responsabilité de nous informer de tout changement d’adresse courriel dans les meilleurs délais

*Pronotif prend toutes les précautions afin de s’assurer que les courriels ne se retrouvent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous d’ajouter noreply@lexop.com dans votre liste de courriels accepté.

Merci de votre coopération,

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas eu de validation.

Ajouter des utilisateurs à mon compte ou à celui de mon organisation

Si vous êtes administrateur, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à utiliser votre compte Pronotif en votre nom.  

Pour celacliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs » puis cliquez sur le bouton « Inviter un utilisateur ». 

Ajouter le prénomle nom, la langue de communication et le courriel. Il vous restera à choisir le rôle de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter. 

En effet, plusieurs rôles peuvent être possible d’attribuer à un utilisateur :  

  • Membre : N’a pas accès à la facturation et ne peut pas gérer les utilisateurs  
  • Administrateur facturation : Accès à la facturation  
  • Administrateur rapports : Accès aux rapports et aux statistiques  
  • Administrateur : Accès à la facturation et peut gérer les utilisateurs 

Une fois le rôle de la personne défini, il vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton « Inviter ». Un courriel de confirmation sera envoyé à l’utilisateur. 

ATTENTION : Assurez-vous d’utiliser un courriel dont vous avez le contrôle advenant le départ de l’utilisateur afin d’obtenir l’accès aux notifications effectuées. Afin de préserver l’intégrité des données, il n’y a pas d’accès entre les différents utilisateurs d’un même compte. 

Supprimer un utilisateur relié à mon compte ou à celui de mon organisation

Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre compte Pronotif ou celui de votre organisation si vous êtes administrateur du compte 

Pour cela, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs ». 

Recherchez la personne que vous souhaitez supprimer. Une fois trouvé, vous avez simplement à cliquer sur l’icône de la poubelle (tout à droite au niveau de l’utilisateur concerné). 

ATTENTION : Ne supprimez pas de compte si vous avez des notifications à conserver. 

Puis-je voir l’activité par utilisateur sur le compte de mon organisation ?

Avant tout, vous devez être administrateur du compte de l’organisation. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Activités ».

Vous verrez un compte rendu d’activités par utilisateur dans votre organisation. Vous pourrez notamment consulter les envois et les renvois effectuées, ainsi que la valeur de ces derniers.

Quelle est la taille limite des documents en pièce jointe ?

Habituellement, les serveurs de vos destinataires bloquent les courriels de plus de 25MB. Mais avec Pronotif, vous pouvez envoyer des fichiers jusqu’à 60MB sans vous soucier des restrictions de taille. La raison est simple, votre destinataire recevra des liens vers les documents au lieu des documents eux-mêmes en pièce jointe.

Le partage ou la notification remplissent-ils la boîte de réception de mon destinataire ? Et ma boîte d'envoi ?

Pas du tout. Pronotif vous permet d’envoyer des fichiers à n’importe qui dans le monde sans encombrer leur boîte de réception ou votre boîte d’envoi. Les documents qui sont envoyés aux destinataires via Pronotif (avec l’addin Outlook ou via votre tableau de bord) ne seront pas joints au courriel. Seuls des liens sont ajoutés dans la communication sortante.

Lors de l’utilisation de l’addin Outlook, les fichiers ne sont pas conservés. Lors de l’envoi d’un courriel normal, vous trouverez des copies de tout dans vos dossiers SENT, ce qui peut faire que votre boîte d’envoi se remplisse rapidement. Avec Pronotif cependant, seuls les noms des éléments sont conservés, car tous les fichiers peuvent être trouvés et consultés en ligne à partir de votre tableau de bord.

Par conséquent, personne n’est encombré par la boîte de réception ou la boîte d’envoi.

Est-il possible de consulter des statistiques d’envoi ?

Oui tout à fait, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Statistiques ».

Vous verrez ainsi les statistiques liées à votre compte concernant les notifications électroniques et les demandes de consentement. Vous pourrez consulter le pourcentage de taux d’ouverture pour les messages transmis, ouverts et les pièces jointes téléchargées par les destinataires de vos envois.

Si vous êtes administrateur ou administrateur rapports du compte de votre organisation, vous pourrez également visualiser les statistiques pour toute l’organisation.

Puis-je modifier un bail après l'avoir produit et/ou envoyé à un candidat locataire ?

Comme nous avons pu le notifier dans l’explication des différentes étapes du remplissage du bail, la section Révision vous permet de réviser les différentes sections de votre bail et ainsi de vérifier si toutes les informations sont exactes et apparaissent correctement.

À l’étape de révision, vous pouvez toujours effectuer des corrections au besoin. Si vous voyez qu’une partie de votre texte n’est pas entièrement visible, cela est dû à un manque de place et votre texte a donc été tronqué. Nous vous recommandons d’optimiser ce dernier afin qu’il apparaisse correctement.

Une fois votre bail produit il n’est plus possible de modifier votre bail et aucun remboursement ne sera possible.

Si vous avez finalement remarqué une erreur sur votre bail après l’avoir produit et/ou l’avoir envoyé à un locataire, vous avez toujours la possibilité d’en produire un nouveau.

Rappelons-le, vous êtes le dernier signataire à apposer votre signature sur le bail électronique. C’est vous qui finalisez le processus de signature d’un bail.

Comment puis-je modifier les messages par défaut de mes courriels certifiés, partages et demande de consentement ?

Les messages de vos notifications, partages, demandes de consentement et collectes de documents sont formulés par défaut par Pronotif. Ils définissent les transmissions aux destinataires et servent à titre de messages introductoires. Pour les modifier, vous devez être administrateur de l’organisation ou gestionnaire d’une division. Rendez-vous à la page Paramètres et naviguez vers la section « Communications ». Vous pourrez ensuite modifier le contenu des messages sortants. Les boutons « Nom du destinataire » et « Nom de l’expéditeur » sont des éléments passe-partout que l’on ajoute et qui seront par la suite remplacés par les noms réels lors des envois. N’oubliez pas de « Sauvegarder » une fois satisfait des changements. Pour revenir aux messages par défaut, simplement effacer le contenu de la boîte en la laissant vide et « Sauvegarder » à nouveau.

Que faire si mon courriel n’a pas été transmis dû à une adresse électronique non valide ?

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous sur votre boîte d’envoi; vous y verrez un icône d’avertissement rouge à côté du destinataire qui vous informe que la transmission de votre courriel a échouée auprès de ce dernier.
  2. Cliquez sur l’icône d’avertissement. Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle il vous sera possible de corriger l’adresse électronique erronée.
  3. Cliquez sur Confirmer et Envoyer pour renvoyer votre courriel à la nouvelle adresse. Vous pourrez suivre son statut sur la même page.

N.B. Vous serez averti par courriel chaque fois qu’une transmission à un destinataire échoue. Pour accéder à la page de détails du courriel, cliquez simplement sur le lien Accéder à ma boite d’envoi dans le courriel.

Puis-je programmer l’envoi de mon courriel à une date et heure futures ?

Oui. À la troisième étape (Options) de création d’une activité, vous avez la possibilité de définir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre courriel soit envoyé.

Tous vos courriels programmés seront enregistrés dans votre boîte d’envoi, sous l’onglet Postdaté. Vous pouvez les modifier avant l’envoi en cliquant simplement sur l’un d’entre eux.

N.B. Dans la table de vos courriels programmés, la colonne Prêt à partir vous indique si un courriel contient toutes les informations requises à l’envoi. Un crochet vert indique qu’il est prêt à être envoyé, alors qu’un crochet rouge signifie que des informations sont encore manquantes.

Puis-je envoyer différents fichiers à différents destinataires d’un même courriel ? Si oui, comment procéder ?

Oui. À la seconde étape (Composer) de création d’un Courriel Certifié ™, vous pouvez choisir de joindre le(s) même(s) fichier(s) pour tous vos destinataires, en le(s) glissant dans l’onglet Pour Tous de la section Pièce Jointes (Optionnel).

Pour envoyer différents fichiers à différents destinataires, vous devez le faire via l’onglet Par Destinataire de la section Pièce Jointes (Optionnel), en glissant les fichiers dans la boîte respective de chaque destinataire. Les fichiers envoyés à un destinataire spécifique ne seront visibles que par lui.