Qu’est-ce qu’une notification/courriel certifié Pronotif?

Pronotif est un service (plateforme en ligne) de notification par voie électronique. Son système assure une transmission sécurisée et fiable de documents légaux et d’avis. Pronotif permet à l’expéditeur de notifier des documents et des avis, tout en confirmant par voie technologique que le contenu a été reçu, vu ou téléchargé.

Dans les décisions suivantes, le Tribunal administratif du logement a reconnu la validité de Pronotif.

  1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287
  2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611
  3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608
  4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609
  5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612
  6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614
  7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347
  8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579
  9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853

Tous les envois via Pronotif génèrent instantanément un Rapport de preuve qui contient un audit de vérification de la transmission. Le Rapport prouve la transmission en établissant clairement, par l’intermédiaire de l’horodatage et confirmation de serveur-courriel, la seconde exacte où les destinataires ont reçu, ouvert et téléchargé le courriel.

Il n’est pas nécessaire que le destinataire ouvre le courriel qui lui est transmis, pour que la livraison soit confirmée. Autrement dit, dès que le courriel est reçu avec succès par le serveur-courriel du destinataire (donc qu’il est dans la boite de réception), Pronotif capte la confirmation du serveur-courriel (la réponse SMTP) et l’inscrit dans le Rapport de confirmation.

Le Rapport est conforme au nouveau Code de procédure civile du Québec, ainsi qu’aux règles de procédures des autres provinces canadiennes et de certains États américains.

En résumé, le Rapport indique :

  1. Le nom, la nature, et le nombre de page des documents notifiés.
  2. L’intégrité des documents : Il s’agit d’un code informatique qui confirme au destinataire que le document a été transmis sans qu’il n’y ait d’altération ou d’intrusion lors du transfert.
  3. Le nom et les coordonnés de l’expéditeur ainsi que du destinataire.
  4. La date et l’heure (à la seconde près) de la réception du courriel.
  5. Le résultat de la transmission : Transmis avec succès, Ouvert, Téléchargé, Rebondi, Bloqué, etc.
  6. La réponse SMTP : La réponse du serveur-courriel du destinataire qui confirme l’état de la transmission.
  7. L’adresse IP de l’ordinateur (ou appareil mobile) de l’expéditeur ainsi que du destinataire. Il s’agit d’un identifiant unique qui indique le lieu où l’expéditeur et le destinataire sont situés.

Quand utiliser les courriels certifiés Pronotif?

Vous pouvez utiliser les services des courriels certifiés Pronotif pour envoyer tous les avis et documents officiels à vos locataires :

  • Avis d’augmentation de loyer
  • Modifications au bail
  • Défaut de paiement
  • Relevé 31
  • Plaintes (bruit, etc)
  • Avis de non respect des conditions du bail
  • Mise en demeure
  • Avis de refus de cession de bail
  • Avis de travaux ou réparations majeurs
  • Reprise de possession
  • Changement de propriétaire ou gestionnaire

Qu'est-ce qu’une demande de consentement?

Une demande de consentement est le simple fait de donner son accord à une action. Dans le cadre de Pronotif, la demande de consentement vous permettra de recevoir l’autorisation d’une personne de communiquer avec elle par le biais de notre plateforme Pronotif si cette dernière l’accepte.

Dans le cas, où la personne refuserait la demande de consentement, il faudra communiquer avec elle par un autre moyen.

Envoyer une notification

Voici les étapes à suivre pour l’envoi de courriel certifié:

1-À partir de votre Tableau de bord, cliquez sur le bouton “Notification électronique”

2-Choisir votre/vos destinataire(s) parmi votre liste ou créer un nouveau destinataire.

3-Composer votre message:

a-Ajouter un texte de référence pour bien organiser vos envois.

b-Inscrire votre message ou sélectionner l’un des modèles.

c-Ajoutez ensuite la ou les pièce(s) jointe(s) que vous souhaitez envoyer.

4-Options : Sélectionner les options supplémentaires comme par exemple la programmation de la date d’envoi, les alertes par courriel, les rappels aux destinateurs, etc.

Facultatif : Sous la section Collaborateurs, entrez le/les nom(s) de gens à qui vous souhaitez donner accès au suivi complet de ce courriel certifié.

5-Vérifier votre message et cliquez sur “Confirmer et envoyer”.

Organiser vos courriels avec le champs ``Référence``

Lors de l’envoi d’une notification Pronotif utilisez le champs « Référence » afin d’organiser vos envois en fonction du type de notification.

Ex : Avis d’augmentation de loyer 2021

Vous allez pouvoir ainsi trier vos envois et avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos notifications.

Suivi d'une notification

Grâce au Tableau de bord de Pronotif, restez informé des activités en lien avec vos envois.

Sur la droite, vous trouverez une liste chronologique de toutes les activités récentes reliées à vos envois.

En cliquant sur une activité du fil d’actualité, vous serez redirigé vers une page détaillant toute l’information relative à l’envoi.

Pour obtenir la liste complète de tous vos envois, cliquez sur l’onglet “Notifications électroniques” ou “Demandes de consentement” où vous retrouverez l’ensemble de vos envois suivant la catégorie sélectionnée.

Le rapport de preuve

Ce Rapport est généré instantanément par nos serveurs pour chaque destinataire et se retrouve sous forme de lien dans tous les courriels, ainsi que sur le Tableau de bord .

Le Rapport de confirmation est utilisé comme preuve pour chaque notification et comprend de l’information sur chaque transmission, ouverture et téléchargement de pièce jointe (nom, taille, intégrité SHA256). Le rapport détaille aussi les informations de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que la réponse des serveurs de courriel (SMTP). La réponse SMTP est en fait la réponse que renvoi le serveur courriel du destinataire, avec un code qui indique si le message a été transmis, a été bloqué, a sauté en raison du fait que le destinataire n’existe pas, etc.

Donc, ce rapport, comme celui d’un fax, indique que le courriel a été transmis au serveur du destinataire. Toutefois, il ne dit rien en ce qui concerne la lecture du courriel, tout comme un fax qui imprimerait le document sans qu’il soit ramassé par qui que ce soit. Sachant ceci, nous avons ajouté dans nos services la possibilité de valider si la notification a été ouverte et si les fichiers joints ont été téléchargés par les destinataires.

Comment puis-je confirmer si mon courriel a été lu et si le fichier a été téléchargé?

Lorsque vous faites une notification, la technologie Pronotif vous permet de suivre la progression de la notification et le serveur du destinataire. Vous pouvez donc déterminer si le courriel a été transmis, si le destinataire a ouvert votre courriel et s’il a téléchargé les pièces jointes. Le tout est disponible dans la section Survol.

Où se trouvent mes fichiers et qui peut les télécharger?

Lorsque vous ajoutez des fichiers en pièces jointes à une notification Pronotif, ils ne sont pas réellement envoyés dans un courriel. Vos fichiers joints sont envoyés à travers un tunnel sécurisé (HTTPS) vers nos serveurs. Une fois chez Pronotif, les fichiers sont sauvegardés dans un « contenant sécurisé  », et seuls des liens de téléchargement se retrouvent dans un courriel vers vos destinataires.  Ces liens mèneront ensuite vers une page web qui permettra aux destinataires de télécharger le document et d’en vérifier l’intégrité (clé SHA256) s’il le désire.

Téléchargement d'une pièce jointe

La notification par un moyen technologique issu du nouveau Code de procédure civile du Québec

Le 1er janvier 2016, le nouveau Code de procédure civile du Québec (“CPC”) est entré en vigueur. Bien qu’il englobe une panoplie de changements tels que l’élaboration d’un protocole de l’instance (anciennement l’échéancier ou l’entente sur le déroulement de l’instance), la simplification des expertises et l’emphase sur la médiation, une des nouveautés les plus excitantes est la notification par un moyen technologique (art. 133 et 134 du CPC).

En effet, dorénavant la notification (c.-à-d.: signification sans huissier) d’un document peut se faire par la “transmission du document à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de le recevoir ou à celle qui est connue publiquement …”. Au sein de la communauté juridique, l’adresse courriel d’un confrère ou d’une consœur correspond parfaitement à ce critère.

Toutefois, là où la complexité s’installe est à l’égard de la preuve de la notification. Le CPC indique que cette preuve est faite au moyen d’un bordereau d’envoi (ou à défaut, d’une déclaration sous serment de l’expéditeur). Ce bordereau doit indiquer “la nature du document transmis, le numéro du dossier du tribunal, le nom de l’expéditeur et du destinataire et leurs coordonnées, de même que le lieu, la date, l’heure et les minutes de la transmission (…)” Le CPC précise par ailleurs qu’à moins que la transmission ne soit effectuée par l’entremise d’un huissier, le bordereau doit également contenir “l’information nécessaire pour permettre au destinataire de vérifier l’intégrité de la transmission.”

Évidemment, le simple courriel ne répond pas à ces exigences; d’où l’innovation de Pronotif. Nous avons développé la première solution au monde qui permet aux propriétaires de notifier directement leurs locataires tout en respectant les critères du nouveau CPC (et les règles de procédures de plus d’une vingtaine de juridictions à travers le monde). Plus précisément, dès qu’un utilisateur appui sur “Confirmer & Envoyer” via l’interface web, Pronotif génère automatiquement un rapport de confirmation qui non seulement contient tous les éléments énumérés ci-dessus, mais établit aussi l’intégrité de la transmission et des documents joints par le biais d’un procédé de cryptage. Pronotif vous confirme le succès et les détails de la transmission et vous fournit un rapport d’audit contenant les spécificités du document et l’horodatage.

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Comment démontrer la notification d’une demande au Tribunal administratif du logement?

Le service Pronotif permet de notifier à la partie adverse une demande produite à le Tribunal administratif du logement. En effet, le Règlement sur la procédure devant le Tribunal administratif du logement permet au demandeur (vous en l’occurrence) d’employer un mode de « notification » pour porter une demande à la connaissance de l’autre partie.

Comme il s’agit d’un service récent, les décideurs n’ont pas tous eu l’occasion de traiter des dossiers dans lesquels un demandeur avait choisi Pronotif pour notifier sa demande. Le niveau de familiarité des décideurs avec la technologie est variable et certains peuvent donc se montrer plus sceptiques que d’autres. Nous tenons à rappeler que dans son état actuel, le droit permet d’employer ce mode de notification et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à son utilisation devant le Tribunal administratif du logement.

C’est pourquoi nous vous suggérons fortement d’employer la méthode suivante en préparation d’une audience au Tribunal Vous devez savoir que le régisseur vous demandera dès le début d’exhiber la preuve de votre notification.

Ainsi, vous devriez imprimer et joindre ensemble :

  1. la feuille de consentement du locataire (si manuscrit) ou, si applicable, le rapport de consentement obtenu par Pronotif;
  2. le rapport de preuve Pronotif associé à votre notification (« Notification »);
  3. la feuille de confirmation des étapes de transmission du courriel apparaissant dans votre onglet Survol;
  4. la pièce, l’avis et le(les) document(s) joint(s) au courriel sécurisé. Veuillez noter que cette pièce est nommée au rapport de preuve mentionné plus haut.

Jurisprudence

Pronotif se justifie pleinement à l’aune du cadre juridique québécois. Le Code de procédure civile, adopté en 2014, qualifie de notification « tout mode approprié qui permet à celui qui notifie de constituer une preuve de la remise, de l’envoi, de la transmission ou de la publication du document, (…) notamment par l’huissier de justice, par l’entremise de la poste, par la remise du document, par un moyen technologique ou par avis public ».

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (la « Loi ») est le cadre de référence en la matière. Cette Loi prévoit, entre autres, qu’un document constitue un ensemble d’informations porté par un support, pouvant être rendu au moyen de tout mode d’écriture. En d’autres mots, le support peut être physique ou technologique et la façon dont il contient l’information est sans incidence sur la définition d’un document.

La Loi prévoit de plus que la valeur juridique d’un document n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support spécifique (physique ou technologique) a été choisi et qu’un document a la même valeur sans égard au support utilisé, en autant que son intégrité puisse en être assurée. L’intégrité signifie qu’il est possible de démontrer que l’information contenue n’est pas altérée et est maintenue dans son intégralité, son support procurant la stabilité et la pérennité voulue.

À propos de la transmission, la Loi est claire sur la validité d’une communication faite par un mode technologique.  D’abord, on y mentionne qu’un document peut être « transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support », à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique. Rien dans les règles de droit sur le bail du logement ne prévoit l’emploi d’un mode spécifique.

Mais qu’en est-il de la réception? La Loi indique que le document est présumé reçu ou remis lorsqu’il devient accessible à l’adresse que le destinataire indique être l’emplacement où il accepte de recevoir de lui un document, dans la mesure où l’adresse est active.

Pronotif représente un intérêt certain, puisque le processus qu’il utilise garantit la fiabilité de l’information transmise au destinataire et constitue un mode de transmission juridiquement valide des documents.

  • Dans les décisions suivantes, la Régie a reconnu la validité de Pronotif.
    1. Shah c. Edwards-Daugherty 2017 QCRDL 4287
    2. Propriétés DCV c. Biaye 2017 QCRDL 15611
    3. Propriétés DCV. c. El Hage 2017 QCRDL 15608
    4. DCV Estates c. Kammoonah 2017 QCRDL 15609
    5. Propriétés DCV c. Hamane 2017 QCRDL 15612
    6. DCV Estates c. Corne 2017 QCRDL 15614
    7. Immobilière Montérégienne IMR inc. c. Snoussi 2016 QCRDL 40347
    8. Gestion double RR c. Quenneville 2016 QCRDL 42579
    9. Immobilière montérégienne IMR inc. c. Colbert 2016 QCRDL 40853

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas encore eu de validation.

Comment créer mon compte ?

Afin de créer un nouveau compte utilisateur Pronotif, cliquez sur « Inscription » et remplissez les champs.

Vous êtes membre de la CORPIQ ? Inscrivez les numéros au dos de votre carte de membre pour obtenir vos rabais.

Carte de membre CORPIQ

Vous recevrez un courriel de confirmation afin de finaliser la création de votre compte. Cliquer sur le lien pour compléter la création de votre compte.

Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe utiliser le lien « Mot de passe oublié? » sur la page de connexion

Entrez ensuite le courriel utilisé lors de la création de votre compte. Un message vous permettant de réinitialiser votre mot de passe sera envoyé à cette adresse.

Comment obtenir les rabais membre CORPIQ

Afin d’obtenir le rabais membre CORPIQ, il est essentiel d’inscrire les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte CORPIQ.

Carte de membre CORPIQ

Attention à ne pas entrer votre numéro de membre.

À la création de votre compte

Après la création de votre compte

Sélectionnez dans le menu la section Paramètres” :

Puis allez dans la section Mon compte” et ensuite cliquez sur CORPIQ”:

Insérez sous la rubrique CORPIQ les 22 caractères (M + 21 chiffres) au dos de votre carte. Si votre code est valide, une indication sera présente sous votre numéro.

ATTENTION : Assurer vous de cliquer sur « Sauvegarder »

Ajouter vos propriétés et vos locataires

Utiliser la liste des propriétés pour organiser vos listes de destinataires.

Vous pouvez directement vous servir de notre processus d’import de propriété via Microsoft Excel ou utiliser notre formulaire pour ajouter une nouvelle propriété et les locataires un-par-un.

Dans le cas où vous utilisez notre formulaire :

1-Ajouter une propriété : Inscrire les informations de votre bâtiment et cliquer sur « Sauvegarder »

2-Ajouter les destinataires dans la section locataires en cliquant sur le bouton « Nouveau locataire » et cliquer sur « Sauvegarder »

Comment puis-je enregistrer mon propre modèle de notification électronique?

Afin de pouvoir créer et sauvegarder de nouveaux modèles pour votre compte et/ou celle de votre organisation, vous devez en premier lieu avoir un rôle d’administrateur sur le compte. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, rien de plus simple, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Modèles »

Une fois sur la page « Modèles » il vous reste plus qu’à appuyer sur « Créer un nouveau modèle ».

Sachez que vous avez la possibilité de créer jusqu’à 6 modèles par type d’activité.

Comment entamer les communications par courriel certifié Pronotif avec vos locataires?

Afin d’assurer le succès de la communication Pronotif, le propriétaire devra s’assurer d’obtenir le consentement de son locataire à l’utilisation de l’adresse courriel pour la transmission de communications. De plus, advenant que l’adresse courriel communiquée soit inexistante, inactive ou inaccessible, le propriétaire devra se tourner vers un autre mode de transmission du document.

Comment obtenir le consentement du locataire?

Il est recommandé d’obtenir le courriel sur le bail dans la section A

ET de joindre une clause en annexe au bail qui autorise l’utilisation de ce courriel pour toutes communications.

Les parties conviennent de transmettre/recevoir tout avis relatif au bail (avis de renouvellement, de reprise, relevé fiscal, mise en demeure, etc.) par voie électronique aux courriels indiqués sur le bail ou par tout autre moyen de transmission accepté par la loi. Or, il est de la responsabilité de chaque partie d’informer l’autre de tout changement à ses coordonnées, et ce dans les meilleurs délais.

Il est possible en cours de bail d’obtenir le consentement par courriel via Pronotif ou par la signature d’une lettre  :

Exemple de demande de consentement

Bonjour [Nom du destinataire] ,

Afin de faciliter nos échanges, nous aimerions communiquer avec vous par courriel. Nous utiliserons le service Pronotif comme environnement sécurisé et reconnu. Nous vous remercions d’accepter de recevoir tout avis et/ou information à l’adresse suivante : [Courriel destinataire].

En acceptant, vous confirmez :

  • que l’adresse courriel utilisée ici est la bonne
  • que vous acceptez de recevoir nos communications par courriel à cette adresse
  • que vous allez prendre connaissance de toute communication
  • que vous allez vous assurer que toute communication arrive dans la boite de réception et non dans le dossier pourriel*
  • que vous avez la responsabilité de nous informer de tout changement d’adresse courriel dans les meilleurs délais

*Pronotif prend toutes les précautions afin de s’assurer que les courriels ne se retrouvent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous d’ajouter noreply@lexop.com dans votre liste de courriels accepté.

Merci de votre coopération,

Note : Pronotif est une application développée en tenant compte du cadre juridique québécois. Les utilisateurs peuvent aussi l’utiliser pour des envois hors du Québec, mais la prudence est recommandée tant qu’il n’y a pas eu de validation.

Facturation

Pour accéder à vos factures :

  1. Cliquez sur votre prénom et nom en haut à droite de l’écran (si vous êtes en mobile, cliquez sur le menu puis « Factures »);
  2. Cliquez sur « Facturation ».

Vous retrouverez vos différentes factures en bas de cette page, cliquez sur l’une d’entre elles pour visualiser votre facture au format Acrobat (PDF). Si vous le souhaitez vous pourrez la télécharger et/ou l’imprimer selon vos besoins.

Consulter l'utilisation de vos forfaits

Il est possible de consulter l’utilisation de vos notifications en cliquant sur vos crédits disponibles en haut à droite de votre écran.

Vous pouvez également y accéder en cliquant sur votre prénom et nom (également en haut à droite) puis cliquez sur « Facturation ».

Si vous utilisez Pronotif en mobile, allez dans le menu (en haut à gauche) puis appuyez sur « Factures ».

Ajouter des utilisateurs à mon compte ou à celui de mon organisation

Vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à utiliser votre compte Pronotif en votre nom.  

Pour celacliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs » puis cliquez sur le bouton « Inviter un utilisateur ». 

Ajouter le prénomle nom, la langue de communication et le courriel. Il vous restera à choisir le rôle de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter. 

En effet, plusieurs rôles peuvent être possible d’attribuer à un utilisateur :  

  • Membre : N’a pas accès à la facturation et ne peut pas gérer les utilisateurs  
  • Administrateur facturation : Accès à la facturation  
  • Administrateur rapports : Accès aux rapports et aux statistiques  
  • Administrateur : Accès à la facturation et peut gérer les utilisateurs 

Une fois le rôle de la personne défini, il vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton « Inviter ». Un courriel de confirmation sera envoyé à l’utilisateur. 

ATTENTION : Assurez-vous d’utiliser un courriel dont vous avez le contrôle advenant le départ de l’utilisateur afin d’obtenir l’accès aux notifications effectuées. Afin de préserver l’intégrité des données, il n’y a pas d’accès entre les différents utilisateurs d’un même compte. 

Supprimer un utilisateur relié à mon compte ou à celui de mon organisation

Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre compte Pronotif ou celui de votre organisation si vous êtes administrateur du compte 

Pour cela, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.  

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis rendez-vous dans « Mon compte », naviguez à la sous-section « Utilisateurs ». 

Recherchez la personne que vous souhaitez supprimer. Une fois trouvé, vous avez simplement à cliquer sur l’icône de la poubelle (tout à droite au niveau de l’utilisateur concerné). 

ATTENTION : Ne supprimez pas de compte si vous avez des notifications à conserver. 

Puis-je voir l’activité par utilisateur sur le compte de mon organisation?

Avant tout, vous devez être administrateur du compte de l’organisation. Si ce n’est pas le cas, rapprochez-vous du ou des administrateurs du compte de votre organisation et demandez un changement de rôle.

Si vous êtes administrateur, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Activités ».

Vous verrez un compte rendu d’activités par utilisateur dans votre organisation. Vous pourrez notamment consulter les envois et les renvois effectuées, ainsi que la valeur de ces derniers.

Est-il possible de consulter des statistiques d’envoi ?

Oui tout à fait, cliquez sur votre nom et prénom en haut à droite de l’écran.

Cliquez ensuite sur « Paramètres » puis « Statistiques ».

Vous verrez ainsi les statistiques liées à votre compte concernant les notifications électroniques et les demandes de consentement. Vous pourrez consulter le pourcentage de taux d’ouverture pour les messages transmis, ouverts et les pièces jointes téléchargées par les destinataires de vos envois.

Si vous êtes administrateur ou administrateur rapports du compte de votre organisation, vous pourrez également visualiser les statistiques pour toute l’organisation.